Evenementen (Overzicht)

INHOUDSOPGAVE

• Evenementen (Overzicht)
  • Inleiding
  • Vereisten
  • Communicatie en meldingen
  • Uitzonderingen en beperkingen
• Gerelateerde onderwerpen

Inleiding

Met evenementen kunt u deelnemers uitnodigen, aangeven welke soorten boekingen zijn toegestaan, reisdata en -periodes instellen, betaalmethoden bepalen en meldingen en herinneringen naar de deelnemers sturen. 

Alleen bedrijfsbeheerders of reisregelaars kunnen evenementen aanmaken. Deelnemers kunnen de reisopties (vliegtuig, trein, auto, trein) en het verblijf (hotel) boeken die door de beheerder voor het evenement zijn geselecteerd. 

Vereisten

Denk aan het volgende voordat u uw eerste evenement aanmaakt.

• Wilt u gasten van buiten het bedrijf (niet-werknemers) uitnodigen voor evenementen?

  • Zorg er dan voor dat u minimaal één beleid heeft ingesteld in het Niet-werknemer onderdeel van de Beleid pagina. Dit is nodig zodat, afhankelijk van uw instellingen, goedkeuringen kunnen worden aangevraagd voor boekingen van gasten die buiten het beleid vallen. U kunt uw beleid voor niet-werknemers (gasten) bekijken door Beleid te selecteren in het Programma menu en vervolgens het onderdeel Niet-werknemer aan de linkerkant onder Beleiduit te klappen. Wilt u een nieuw beleid voor niet-werknemers toevoegen? Klik dan op Nieuw toevoegen.

  • Uw organisatie moet minimaal één betaalmethode hebben ingesteld die beschikbaar is voor het Reizigerstype "Bedrijfsgast" of "Alle reizigers".Als dat niet het geval is, kunnen bedrijfsgasten geen creditcard gebruiken om boekingen te betalen die bij het evenement horen waarvoor u hen heeft uitgenodigd. U heeft dan twee mogelijkheden: Wilt u controleren of er al een geschikte betaalmethode is? Kies dan 

    • Bedrijf in het Programma menu en kies vervolgens Betaalmethoden in het Betaalmenu (aan de linkerkant). Controleer of er bij de betaaltypes (onder het onderdeel Gecombineerde betaalmethoden minstens één betaalmethode is waarvan het Reizigerstype veld is ingesteld op Alle reizigers of Bedrijfsgast .Controleer ook of de betaalmethode geen instellingen of beperkingen heeft waardoor gasten deze niet kunnen gebruiken (bijvoorbeeld als de juridische entiteit niet overeenkomt met die van de gast, of als de toegestane boekingsvormen niet overeenkomen met het evenement). Is er nog geen geschikte betaalmethode ingesteld? Dan kunt u er tijdens het aanmaken van het evenement een toevoegen door te klikken op

    • Nieuwe kaart toevoegen in het menu van de Betaalmethode sectie. Communicatie en meldingen 

Als de beheerder e-mailuitnodigingen heeft ingeschakeld, ontvangen

deelnemers per e-mail een melding dat ze zijn uitgenodigd voor een evenement. Zijn e-mailuitnodigingen niet ingeschakeld, dan zien deelnemers alleen een nieuwe evenementkaart op hunEvenementenpagina. Voor elke boeking die ze maken om deel te nemen aan het evenement, ontvangen deelnemers de gebruikelijke reismeldingen per e-mail. Deelnemers kunnen daarnaast een herinnering ontvangen van de beheerder als het evenement bijna plaatsvindt en zij nog niet alle benodigde boekingen hebben afgerond. Uitzonderingen en beperkingen 

Alleen bedrijfsbeheerders mogen boekingen maken die buiten de kaders van het evenement vallen (bijvoorbeeld buiten de opgegeven data, of bij een hotel dat niet is geselecteerd). Wilt u als beheerder een boeking maken voor een deelnemer? Volg dan deze stappen: 

Ga naar de

• Boek

1. pagina (niet de Evenementen pagina). Kies de reiziger voor wie u een evenementgerelateerde reis wilt boeken. Boek de reis en selecteer bij het
2. Reisnaam
3. veld (op de tweede Afrekenpagina ]) de naam van het betreffende evenement. Medewerkers van het reisbureau, reizigers en regelaars kunnen alleen boekingen maken die voldoen aan de voorwaarden die door de beheerder zijn ingesteld voor het evenement. Reisbureaumedewerkers kunnen de 

• Evenementen
• pagina niet bekijken en geen nieuwe evenementen aanmaken. Als zij een boeking willen maken voor een deelnemer, moeten zij dit doen via de Reizen pagina van de reiziger. Gerelateerde onderwerpen Een evenement aanmaken en publiceren (alleen beheerders) 
  

Reis boeken voor een evenement (werknemer/regelaar)

• Reis boeken voor een evenement (niet-werknemer/gast)
• Book travel for an event (employee/arranger)
• Book travel for an event (non-employee/guest)