Reis boeken voor een gast

Op deze pagina leest u welke mogelijkheden er zijn om een reis te boeken voor een gast. Houd er rekening mee dat deze functie mogelijk niet is ingeschakeld voor uw organisatie (neem bij twijfel contact op met uw beheerder). In sommige gevallen kunnen alleen bepaalde medewerkers reizen boeken voor gasten. Daarnaast is het afhankelijk van of de gast een profiel heeft in het systeem, of u daadwerkelijk een boeking kunt maken. 

Meer informatie vindt u bij Gastenboekingen - Overzicht, Voorwaarden voor gastenboekingenen Gastenboekingen inschakelen voor gasten zonder profiel (alleen voor beheerders).

INHOUDSOPGAVE

• Reis boeken voor een gast
  • Reis boeken voor een gast zonder profiel
  • Reis boeken voor een gast met profiel
    • Profiel aanmaken (voor een gastreiziger)
  • Gerelateerde onderwerpen

Reis boeken voor een gast zonder profiel

Deze mogelijkheid moet eerst worden ingeschakeld door de beheerder van uw organisatie. Zodra dit is gebeurd, kan iedere medewerker binnen het bedrijf reizen boeken voor gasten.

1. Log in op de Online Boekingstool.
2. Klik op Boek in het hoofdmenu.
3. Kies het type boeking dat u wilt maken (Vlucht, Hotel, Auto).
4. Klik op Boeken voor een gast. De reiziger wordt nu ingesteld op Gastreiziger.
5. Voer de zoekcriteria in voor de reis die u voor de gast wilt boeken:
   • Vlucht: vertrek-/bestemmingslocatie, data, tijd, enzovoort.
   • Hotel: locatie, aankomstdatum, vertrekdatum, kamertype, enzovoort.
   • Auto: ophaal-/inleverlocatie en tijd, enzovoort.
6. Zodra u de gewenste optie heeft gevonden, selecteert u deze en gaat u verder naar afrekenen.
7.  Kies de naam van de gast uit het menu (indien beschikbaar) of vul de benodigde gegevens van de gast in bij het onderdeel Reiziger op de Afrekenpagina .
   • Vink het vakje Reizigersgegevens opslaan voor toekomstig gebruik aan als u verwacht deze gegevens later nogmaals te willen gebruiken. Wanneer u dit doet, zijn de gegevens van de gastreiziger voortaan beschikbaar via het Gastreiziger menu bij het boeken en kunt u eenvoudig andere reizen aan hun trip toevoegen.
8. Klik op Bevestigen wanneer u klaar bent.
9. Voer eventueel relevante gegevens in over loyaliteitsprogramma’s.
10. Kies de gewenste betaalmethode. U kunt ook een nieuwe betaalmethode toevoegen voor de gastreiziger.
11. Als uw organisatie vereist dat u een reden voor de reis opgeeft in het veld Reden van reis , vul dan een geldige optie in (bijvoorbeeld Gast).
12. Maak een nieuwe reis aan waaraan u de gastboeking toevoegt en geef de reis een naam.
13. Klik op Boek. De reis en de gastboeking verschijnen vervolgens onder het tabblad Aankomende reizen op de Reizen pagina van degene die de boeking heeft gemaakt. De gast ontvangt een bevestiging van de boeking per e-mail.

Reis boeken voor een gast met profiel

Alleen een beheerder van de organisatie of een Spotnana-medewerker kan reizen boeken voor gasten met een profiel in de Online Boekingstool. Het profiel moet vooraf zijn aangemaakt door een beheerder of Spotnana-medewerker voordat u de reis zoekt.

1. Log in op de Online Boekingstool.
2. Selecteer de gast in het veld voor reizigerselectie.
3. Daarna kunt u de vlucht-, hotel- of autoboeking afronden zoals u gewend bent. Na het boeken ontvangt de gast een bevestiging per e-mail.

Profiel aanmaken (voor een gastreiziger)

U hoeft alleen een profiel aan te maken voor gasten die u daadwerkelijk een profiel wilt geven in de Online Boekingstool. Alleen een beheerder of Spotnana-medewerker kan een profiel aanmaken.

1. Log in op de Online Boekingstool.
2. Kies Gebruikers in het Programma menu.
3.  Klik op Nieuwe gebruiker toevoegen.
4.  Vul alle verplichte velden in (waaronder het selecteren van een rechtspersoon) en klik op Toevoegen. Het profiel wordt nu aangemaakt voor uw gastreiziger en het reisbeleid van de betreffende rechtspersoon, vestiging, afdeling en kostenplaats wordt toegepast. U kunt nu een reis boeken voor deze gast.

Gerelateerde onderwerpen

• Hotel boeken
• Vlucht boeken
• Huurauto boeken
• Gastenboekingen - Overzicht
• Voorwaarden voor gastenboekingen
• Gastenboekingen inschakelen voor gasten zonder profiel