Goedkeuringsdashboard

Afhankelijk van het reisbeleid van uw organisatie kunnen sommige boekingen eerst goedgekeurd moeten worden. Het beleid kan zo zijn ingesteld dat een boeking pas bevestigd wordt na goedkeuring, of dat een boeking alleen wordt geannuleerd als de goedkeurder deze afwijst. 

Goedkeurders kunnen via het Goedkeuringsdashboard openstaande goedkeuringen voor toekomstige reizen afhandelen of eerdere boekingen en hun goedkeuringsstatus bekijken.

U opent het Goedkeuringsdashboard door te klikken op het Reizen menu. De pagina Reizen wordt vervolgens getoond. Kies daarna het Goedkeuringen tabblad.

Beheerders van het bedrijf kunnen via het Goedkeuringen tabblad alle goedkeuringen van hun organisatie bekijken door de filter Organisatie te selecteren (standaard worden alleen de goedkeuringen van directe medewerkers van de beheerder getoond). Gebruikers zonder beheerdersrechten kunnen alleen hun eigen goedkeuringen inzien en afhandelen.  

Een boeking goed- of afkeuren

1. Klik op het tabblad In afwachting . Hier ziet u alle boekingen waarvoor u als goedkeurder bent aangewezen. Per boeking worden de volgende gegevens getoond: 
   • Datum van boeken
   • Naam van de reiziger
   • Type en locatie van de boeking
   • Prijs van de boeking
   • Lijst van goedkeurders
   • Waarschuwing buiten beleid (indien van toepassing)
2. U kunt de filters gebruiken om alleen die openstaande goedkeuringen te tonen die:
   • Buiten het beleid vallen
   • Voor een specifiek type boeking zijn
   • Bij een bepaalde organisatie horen (niet iedere gebruiker heeft hier toegang toe) 
   • Bij een specifieke reiziger horen
3. Zoek de openstaande goedkeuring die u wilt goed- of afkeuren.
   • Wilt u de boeking afwijzen? Klik dan op Afwijzen. De boeking wordt geannuleerd en de reiziger ontvangt hiervan bericht.
   • Wilt u de boeking goedkeuren? Klik dan op Goedkeuren. De boeking wordt dan verder verwerkt.

Eerdere boekingen bekijken

1. Kies Historie in het menu (op het tabblad Goedkeuringen ). Hier ziet u alle goed- of afgekeurde boekingen uit het verleden. Per goedkeuring of afwijzing worden de volgende gegevens getoond: 
   • Datum van boeken
   • Naam van de reiziger
   • Type en locatie van de boeking
   • Prijs van de boeking
   • Waarschuwing buiten beleid (indien van toepassing)
   • Status van de goedkeuring. Mogelijke statussen zijn: 

     • Goedgekeurd (en door wie)

     • Afgewezen (en door wie) - Deze boekingen zijn geannuleerd.

     • Automatisch goedgekeurd - Dit geldt voor boekingen die geen expliciete goedkeuring vereisen. In dit geval heeft de goedkeurder geen actie ondernomen, maar de boeking mag gewoon doorgaan.

     • Verlopen - Dit geldt voor boekingen die wél een expliciete goedkeuring vereisen, maar waarbij de goedkeurder niet op tijd heeft gereageerd. Deze boekingen zijn geannuleerd. 

2. U kunt de filters gebruiken om alleen die openstaande goedkeuringen te tonen die buiten het beleid vallen of voor een specifiek type boeking zijn.