Goedkeurers toewijzen (via beleid)

Met de beleidsinstellingen kunt u in de Spotnana Online Booking Tool bepalen wanneer goedkeuring vereist is en welke gebruikers binnen uw organisatie boekingen mogen goedkeuren of afkeuren voor reizigers. 

Beleidsregels

Beleidsregels kunnen als volgt worden ingesteld:

• zodat goedkeuring verplicht is voordat een boeking wordt bevestigd (ook wel harde goedkeuring genoemd), of
• als optioneel, waarbij de boeking alleen wordt geannuleerd als de goedkeurder deze afwijst (ook wel zachte goedkeuring genoemd). 
• of zodat er helemaal geen goedkeuring vereist is.

Meer informatie over de beleidsinstellingen vindt u bij Goedkeuringsvereisten instellen.

Goedkeuringsdashboard

Bovendien kunnen goedkeurers het Goedkeuringsdashboard gebruiken om openstaande verzoeken voor toekomstige boekingen te behandelen of om eerdere boekingen en hun goedkeuringen in te zien. Meer informatie vindt u bij Goedkeuringsdashboard.

Stel het type goedkeurder en de goedkeurder in

Het type goedkeurder wordt per beleid ingesteld. Als u meerdere beleidsregels heeft, dient u deze instelling voor elk beleid apart te configureren. 
Alle gebruikers die als goedkeurder zijn ingesteld, ontvangen e-mailmeldingen over de boekingen waarvoor zij verantwoordelijk zijn. 

1. Kies Beleidsregels in het Programma menu. De Instellingen pagina wordt weergegeven met de Beleidsregel tak opengeklapt aan de linkerkant. 
2. Selecteer het gewenste beleid (de Standaard beleidsregel wordt standaard weergegeven). Het geselecteerde beleid wordt getoond. 
3. Klap het onderdeel Algemeen uit. 
4. Scroll naar beneden tot het einde van het onderdeel Groepsacties beleid . 
5. Stel het veld Type goedkeurder in op een van de volgende opties:
   • Leidinggevende van medewerker - Alle boekingen waarvoor goedkeuring vereist is, worden toegewezen aan de leidinggevende van de betreffende medewerker. Als u deze optie kiest, bent u verplicht ook een standaardgoedkeurder in te stellen in het veld Standaardgoedkeurder hieronder. De standaardgoedkeurder wordt gebruikt voor medewerkers zonder leidinggevende in het systeem en voor gastboekingen die goedkeuring vereisen. 
     • Om een standaardgoedkeurder te kiezen, klikt u op Goedkeurder toevoegen en voert u het e-mailadres of de naam van de gewenste gebruiker in het zoekveld in. 
     • Klik op de naam van de gebruiker zodra u deze via de zoekfunctie heeft gevonden. Deze gebruiker wordt dan als standaardgoedkeurder voor dit beleid ingesteld. De standaardgoedkeurder fungeert ook als vervanger wanneer de leidinggevende van de medewerker afwezig is. U kunt meerdere standaardgoedkeurers selecteren.
   • Aangewezen goedkeurder - Alle boekingen waarvoor volgens dit beleid goedkeuring vereist is, worden toegewezen aan de door u aangewezen goedkeurder(s). Als u deze optie kiest, bent u verplicht ook een aangewezen goedkeurder in te stellen in het veld Goedkeurder hieronder. 
     • Om een aangewezen goedkeurder te kiezen, klikt u op Goedkeurder toevoegen en voert u het e-mailadres of de naam van de gewenste gebruiker in het zoekveld in. 
     • Klik op de naam van de gebruiker zodra u deze via de zoekfunctie heeft gevonden. Deze gebruiker wordt dan als aangewezen goedkeurder voor dit beleid ingesteld. U kunt meerdere aangewezen goedkeurers selecteren.
6. Vink het selectievakje Leidinggevende van medewerker in cc opnemen aan indien gewenst. Als u deze optie selecteert, ontvangt de leidinggevende van de medewerker altijd een kopie van alle goedkeuringsmails. 
7. Klik op Wijzigingen opslaan wanneer u klaar bent.