Een boeking goedkeuren of afwijzen

Als u binnen uw organisatie bent aangewezen als goedkeurder, ontvangt u e-mails zodra reizigers een boeking maken. 

Afhankelijk van hoe het goedkeuringsproces binnen uw organisatie is ingericht, kan het zijn dat bepaalde of alle soorten boekingen eerst goedgekeurd moeten worden. Of een boeking binnen of buiten het beleid valt, kan ook bepalen of goedkeuring verplicht is of alleen optioneel. Daarnaast is het per beleid geregeld wie verantwoordelijk is voor het goedkeuren van boekingen. Meer informatie vindt u bij Goedkeuringsbeleid instellen en Goedkeurders toewijzen (via beleid).

Goedkeurders ontvangen een e-mail zodra een reiziger binnen de organisatie een boeking maakt (ook als goedkeuring alleen optioneel is). De inhoud van deze e-mail verschilt iets, afhankelijk van of het beleid harde (verplichte) of zachte (optionele) goedkeuring vereist (zie Goedkeuringsacties instellen voor meer informatie). 

Voor boekingen die goedkeuring vereisen (harde goedkeuring)

• U ontvangt een e-mail met het verzoek de boeking goed te keuren of af te wijzen. In deze e-mail staat een link waarmee u direct naar het Spotnana Online Booking Tool gaat. Op deze pagina ziet u twee knoppen (Goedkeuren, Afwijzen) en krijgt u de details van de boeking te zien, zodat u een weloverwogen keuze kunt maken. Klik op de knop van uw keuze. 

• Kort voordat de boeking automatisch wordt geannuleerd, ontvangt u nog een herinneringsmail als u nog geen actie heeft ondernomen. 

• Als u geen actie onderneemt, wordt de boeking afgewezen en geannuleerd. 

Voor boekingen waar goedkeuring optioneel is (zachte goedkeuring)

• U ontvangt een e-mail met het verzoek de boeking eventueel af te wijzen (als u niets doet, wordt de boeking automatisch goedgekeurd). Wanneer u op de link klikt, opent uw internetbrowser een pagina in de Spotnana Online Booking Tool. Hier ziet u één Afwijzen knop en de details van de boeking, zodat u een beslissing kunt nemen. 

• Als u geen actie onderneemt, wordt de boeking goedgekeurd en gaat deze door. 

Boekingen zonder annuleringskosten:
- Voor de meeste luchtvaartmaatschappijen geldt dat vliegtickets voor vluchten van of naar de Verenigde Staten binnen 24 uur na boeken kosteloos geannuleerd kunnen worden, mits de vlucht minimaal 7 dagen later plaatsvindt.
- Voor vluchten die volledig buiten de VS plaatsvinden, kunnen de meeste tickets op de dag van boeken zonder kosten worden geannuleerd.