Pannello di approvazione

A seconda delle regole di viaggio stabilite dalla tua azienda, alcune prenotazioni potrebbero richiedere un’approvazione. In certi casi, l’approvazione è necessaria prima di poter confermare la prenotazione; in altri, può essere facoltativa e la prenotazione viene annullata solo se l’approvatore la rifiuta. 

Gli approvatori possono utilizzare il Pannello di approvazione per gestire le richieste in attesa relative a viaggi futuri oppure per consultare lo storico delle prenotazioni e delle rispettive approvazioni.

Per accedere al Pannello di approvazione, fai clic sul menu Viaggi . Verrà visualizzata la pagina Viaggi . Da qui, seleziona la scheda Approvazioni .

Gli amministratori aziendali possono utilizzare la scheda Approvazioni per visualizzare tutte le richieste di approvazione collegate alla loro azienda, selezionando il filtro Organizzazione (inizialmente verranno mostrate solo le richieste relative ai collaboratori che riportano direttamente all’amministratore). Gli utenti senza ruolo amministrativo potranno visualizzare e gestire solo le approvazioni assegnate a loro.  

Come approvare o rifiutare una prenotazione

1. Seleziona la scheda In attesa . Qui troverai tutte le richieste di approvazione in cui sei coinvolto. Per ogni prenotazione in attesa, saranno riportati i seguenti dettagli: 
   • Data della prenotazione
   • Nome del viaggiatore
   • Tipo di prenotazione e destinazione
   • Importo della prenotazione
   • Elenco degli approvatori
   • Segnalazione fuori policy (se presente)
2. Puoi utilizzare i filtri per visualizzare solo le richieste in attesa che soddisfano determinati criteri, ad esempio:
   • Fuori policy
   • Per un determinato tipo di prenotazione
   • Relative a viaggiatori di una specifica organizzazione (non tutti gli utenti potrebbero avere questa opzione) 
   • Relative a un determinato viaggiatore
3. Individua la richiesta che desideri approvare o rifiutare.
   • Per rifiutare la prenotazione, fai clic su Rifiuta. La prenotazione verrà annullata e il viaggiatore riceverà una notifica.
   • Per approvare la prenotazione, fai clic su Approva. La prenotazione proseguirà normalmente.

Come consultare le prenotazioni passate

1. Seleziona Storico dal menu (nella scheda Approvazioni ). Verranno mostrate tutte le approvazioni o i rifiuti già gestiti. Per ciascuna richiesta, saranno indicati: 
   • Data della prenotazione
   • Nome del viaggiatore
   • Tipo di prenotazione e destinazione
   • Importo della prenotazione
   • Segnalazione fuori policy (se presente)
   • Stato dell’approvazione. Gli stati possibili sono: 

     • Approvata (e da chi)

     • Rifiutata (e da chi) – Queste prenotazioni sono state annullate.

     • Approvata automaticamente – Questo avviene per le approvazioni “soft”, quando l’approvatore non interviene. Le prenotazioni di questo tipo non richiedono un’approvazione esplicita per essere confermate.

     • Scaduta – Questo avviene per le approvazioni “rigide”, quando l’approvatore non agisce entro la scadenza prevista. Queste prenotazioni richiedono un’approvazione per procedere e, in caso contrario, vengono annullate. 

2. Puoi utilizzare i filtri per visualizzare solo le richieste in attesa che sono fuori policy o relative a uno specifico tipo di prenotazione.