Dashboard approvazioni

A seconda delle regole di viaggio stabilite dalla tua azienda, alcune prenotazioni potrebbero richiedere un’approvazione. Le politiche possono prevedere che l’approvazione sia necessaria prima di confermare una prenotazione, oppure che sia facoltativa e la prenotazione venga annullata solo se l’approvatore la rifiuta. 

Gli approvatori possono utilizzare il Dashboard approvazioni per gestire le richieste in sospeso relative a prenotazioni future o per consultare lo storico delle prenotazioni e delle relative approvazioni.

Inoltre, alcuni utenti con ruoli che consentono la gestione di più aziende possono accedere al menu situato nella parte superiore della pagina Viaggi. Questo menu permette di selezionare una specifica azienda dall’elenco disponibile. Dopo aver scelto l’azienda, verranno mostrati solo i viaggi, gli eventi e le approvazioni collegati a quella società. 

Come accedere al dashboard approvazioni

1. Per accedere al Dashboard approvazioni, apri il menu Viaggi. Si aprirà la pagina Viaggi. 

2. Successivamente, seleziona la scheda Approvazioni.

Gli amministratori aziendali possono utilizzare la scheda Approvazioni per visualizzare tutte le approvazioni relative alla propria azienda. Gli altri approvatori potranno vedere e gestire solo le richieste di approvazione a loro assegnate. I viaggiatori che non sono approvatori per altri utenti non visualizzeranno la scheda Approvazioni.

Come approvare o rifiutare una prenotazione

1. Seleziona In attesa dalla schermata principale (potrebbe essere già selezionata). Qui troverai tutte le richieste di approvazione in sospeso di cui sei responsabile (gli amministratori dell’azienda vedranno tutte le richieste in sospeso dell’intera azienda). Per ogni prenotazione in attesa di approvazione vengono mostrati i seguenti dati (puoi aggiungere ulteriori campi tramite la funzione Colonne ): 

   • Tempo rimanente (quanto manca alla scadenza per l’approvazione)

   • Data in cui è stata effettuata la prenotazione

   • Data di inizio 

   • Tipo di prenotazione 

   • Nome del viaggio (associato alla prenotazione)

   • Viaggiatore (nome)

   • Dettagli della prenotazione (ad esempio, città di partenza e arrivo del volo, località della struttura prenotata)

   • Stato rispetto alla policy (In linea con la policy, Fuori policy)

   • Costo

2. Puoi utilizzare i filtri e le opzioni in alto per visualizzare solo le richieste in sospeso che corrispondono a:

   • In linea con la policy oppure Fuori policy (alla voce Stato policy)

   • Assegnate a te come approvatore 

   • Per una specifica tipologia di prenotazione (ad esempio volo, hotel)

   • Collegata a un determinato viaggiatore (utilizza il campo di ricerca per trovare e selezionare la persona desiderata). 

3. Trova la richiesta di approvazione in sospeso che vuoi gestire e clicca sul Visualizza pulsante che si trova alla fine della riga. Il pannello Dettagli richiesta di approvazione si aprirà sulla destra e mostrerà tutte le informazioni utili per decidere se approvare o rifiutare la prenotazione. 

   • Per rifiutare la prenotazione, clicca su Rifiuta. La prenotazione verrà annullata e il viaggiatore riceverà una notifica.

   • Per approvare la prenotazione, clicca su Approva. In questo modo la prenotazione potrà proseguire. 

     • Nota: Per le approvazioni di tipo pre-approvazione, una volta ottenuta l’approvazione, il sistema completerà automaticamente la prenotazione (purché il prezzo non superi del 10% quello approvato). In alcuni casi particolari, il viaggiatore potrebbe dover confermare manualmente la prenotazione dopo l’approvazione.

Per consultare le prenotazioni passate

1. Seleziona Storico dalla voce di menu (nella scheda Approvazioni ). Verranno visualizzate tutte le approvazioni o i rifiuti passati. Per ogni approvazione o rifiuto saranno mostrati i seguenti dati (è possibile aggiungere altri campi tramite l’impostazione Colonne ): 

   • Stato. Gli stati possibili sono: 

     • Approvato (questo include anche le approvazioni automatiche, cioè quando l’approvatore non ha effettuato alcuna azione. In questi casi, la prenotazione viene considerata approvata senza necessità di intervento).

     • Rifiutato - Queste prenotazioni sono state annullate. Qui rientrano sia le approvazioni esplicite sia quelle preventive, quando l’approvatore non ha agito entro la scadenza prevista. Le prenotazioni che richiedono approvazione esplicita o preventiva necessitano di un’approvazione per poter essere confermate.

   • Data di inizio 

   • Tipo di prenotazione

   • Nome del viaggio

   • Viaggiatore (nome)

   • Dettagli della prenotazione

   • Stato rispetto alla policy (ad esempio, Conforme alla policy, Fuori policy)

   • Costo

2. Puoi utilizzare i filtri e le opzioni per visualizzare solo le approvazioni che corrispondono a:

   • Conforme o Fuori policy (nella sezione Stato della policy)

   • Assegnato a te come approvatore 

   • Per una specifica tipologia di prenotazione (ad esempio volo, hotel)

   • Collegato a un determinato viaggiatore (usa il campo di ricerca per trovare e selezionare il viaggiatore desiderato). 

Per vedere chi ha approvato o rifiutato una prenotazione (e altri dettagli), fai clic sul Revisionepulsante nella riga corrispondente per aprire il pannello laterale.