Dasbor Persetujuan

Beberapa pemesanan mungkin memerlukan persetujuan sesuai dengan kebijakan perjalanan perusahaan Anda. Kebijakan ini dapat mengatur agar persetujuan harus diberikan sebelum pemesanan dikonfirmasi, atau bersifat opsional sehingga pemesanan hanya akan dibatalkan jika tidak disetujui oleh pihak yang berwenang. 

Penyetuju dapat menggunakan Dasbor Persetujuan untuk menindaklanjuti permintaan persetujuan yang masih menunggu keputusan untuk perjalanan mendatang, atau melihat riwayat pemesanan beserta status persetujuannya.

Selain itu, pengguna tertentu dengan peran yang memungkinkan mereka mengelola lebih dari satu perusahaan dapat mengakses menu di bagian atas halaman Trips. Menu ini memungkinkan pengguna memilih perusahaan tertentu dari daftar yang tersedia. Setelah memilih, hanya perjalanan, acara, dan persetujuan yang terkait dengan perusahaan tersebut yang akan ditampilkan. 

Cara mengakses dasbor persetujuan

1. Untuk membuka Dasbor Persetujuan, klik menu Trips. Halaman Trips akan ditampilkan. 

2. Kemudian, pilih tab Approvals.

Administrator perusahaan dapat menggunakan tab Approvals untuk melihat seluruh persetujuan yang terkait dengan perusahaan mereka. Sementara itu, non-administrator (penyetuju) hanya dapat melihat dan menindaklanjuti persetujuan yang ditugaskan kepada mereka. Pelaku perjalanan yang tidak menjadi penyetuju bagi orang lain tidak akan melihat tab Approvals.

Menyetujui atau menolak pemesanan

1. Pilih Pending dari menu utama (bisa jadi sudah otomatis terpilih). Semua permintaan persetujuan yang masih menunggu dan Anda sebagai salah satu pemberi persetujuan akan ditampilkan (Administrator perusahaan dapat melihat seluruh permintaan persetujuan yang masih menunggu di perusahaan). Untuk setiap pemesanan yang menunggu persetujuan, Anda akan melihat informasi berikut (beberapa kolom tambahan bisa ditampilkan melalui pengaturan Kolom ): 

   • Sisa waktu (berapa lama lagi sebelum batas waktu persetujuan berakhir)

   • Tanggal pemesanan dibuat

   • Tanggal mulai 

   • Jenis pemesanan 

   • Nama perjalanan (yang terkait dengan pemesanan)

   • Nama pelaku perjalanan

   • Rincian pemesanan (misalnya, kota keberangkatan dan kedatangan penerbangan, lokasi hotel yang dipesan)

   • Status kebijakan (Sesuai kebijakan, Di luar kebijakan)

   • Biaya

2. Anda dapat menggunakan filter dan pengaturan di bagian atas untuk menampilkan hanya permintaan persetujuan yang:

   • Sesuai atau di luar kebijakan (pada Status kebijakan)

   • Ditugaskan kepada Anda sebagai pemberi persetujuan 

   • Untuk jenis pemesanan tertentu (misalnya, penerbangan atau hotel)

   • Terkait dengan pelancong tertentu (gunakan kolom pencarian untuk menemukan dan memilih pelancong yang diinginkan). 

3. Cari permintaan persetujuan yang ingin Anda tolak atau setujui, lalu klik Tinjautombol di akhir barisnya.Rincian permintaan persetujuanPanel akan terbuka di sebelah kanan dan menampilkan detail untuk membantu Anda memutuskan apakah akan menolak atau menyetujui pemesanan.

   • Jika ingin menolak pemesanan, klik Tolak. Pemesanan akan dibatalkan dan pelancong akan mendapatkan pemberitahuan.

   • Jika ingin menyetujui pemesanan, klik Setujui. Pemesanan akan diproses lebih lanjut. 

     • Catatan: Untuk persetujuan jenis prapersetujuan, setelah persetujuan diberikan, sistem akan otomatis menyelesaikan pemesanan (selama harga tidak lebih dari 10% di atas harga yang telah disetujui). Dalam beberapa kasus tertentu, pelancong mungkin perlu menyelesaikan pemesanan secara manual setelah persetujuan didapatkan.

Untuk melihat riwayat pemesanan

1. Pilih Riwayat dari menu (pada tab Persetujuan ). Semua riwayat persetujuan atau penolakan akan ditampilkan di sini. Untuk setiap persetujuan atau penolakan, informasi berikut akan tercantum (beberapa kolom tambahan dapat ditampilkan melalui pengaturan Kolom ): 

   • Status. Status persetujuan yang mungkin adalah: 

     • Disetujui (termasuk juga persetujuan otomatis jika tidak ada tindakan dari pihak yang berwenang. Pemesanan dengan persetujuan otomatis tidak memerlukan persetujuan untuk diproses).

     • Ditolak - Pemesanan ini telah dibatalkan. Termasuk juga persetujuan penuh dan pra-persetujuan yang tidak ditindaklanjuti oleh pihak yang berwenang hingga batas waktu yang ditentukan. Pemesanan dengan persetujuan penuh atau pra-persetujuan membutuhkan persetujuan agar dapat diproses.

   • Tanggal mulai 

   • Jenis pemesanan

   • Nama perjalanan

   • Nama pelaku perjalanan

   • Rincian pemesanan

   • Status kebijakan (misal: Sesuai kebijakan, Di luar kebijakan)

   • Biaya

2. Anda dapat menggunakan filter dan pengaturan tampilan untuk menampilkan hanya persetujuan yang:

   • Sesuai kebijakan atau di luar kebijakan (pada menu Status kebijakan)

   • Ditugaskan kepada Anda sebagai pemberi persetujuan 

   • Untuk jenis pemesanan tertentu (misalnya, tiket pesawat, hotel)

   • Terkait dengan pelancong tertentu (gunakan kolom pencarian untuk menemukan dan memilih pelancong yang diinginkan). 

Untuk melihat siapa yang menyetujui atau menolak pemesanan (beserta detail lainnya), klik tombol Tinjautombol pada baris terkait untuk membuka panel samping.