Genehmigungsübersicht

Je nachdem, wie die Reiserichtlinien Ihres Unternehmens festgelegt sind, kann es sein, dass bestimmte Buchungen erst nach einer Genehmigung bestätigt werden. In manchen Fällen ist eine Genehmigung verpflichtend, in anderen kann die Buchung auch ohne Genehmigung erfolgen – wird sie jedoch abgelehnt, wird die Buchung storniert.

Genehmigende Personen können über die Genehmigungsübersicht offene Anfragen für zukünftige Buchungen bearbeiten oder vergangene Buchungen sowie deren Genehmigungen einsehen.

Bestimmte Nutzer mit entsprechenden Rollen, die mehrere Unternehmen verwalten dürfen, haben zusätzlich Zugriff auf das Menü am oberen Rand der Trips -Seite. Über dieses Menü lässt sich das gewünschte Unternehmen aus einer Liste auswählen. Danach werden ausschließlich die Reisen, Veranstaltungen und Genehmigungen dieses Unternehmens angezeigt.

So gelangen Sie zur Genehmigungsübersicht

1. Um die Genehmigungsübersicht zu öffnen, klicken Sie auf das Trips -Menü. Anschließend erscheint die Trips -Seite.

2. Wählen Sie danach den Reiter Approvals aus.

Firmenadministratoren können über den Approvals -Reiter alle Genehmigungen ihres Unternehmens einsehen und verwalten. Nutzer ohne Administratorrechte (Genehmigende) sehen und bearbeiten nur die Genehmigungen, die ihnen zugewiesen wurden. Reisende, die keine Genehmigungen für andere erteilen, sehen den Approvals -Reiter nicht.

So genehmigen oder lehnen Sie eine Buchung ab

1. Wählen Sie Ausstehend im Hauptmenü aus (dieser Bereich ist möglicherweise bereits geöffnet). Hier sehen Sie alle Buchungen, für die Sie als Genehmiger:in eingetragen sind (Unternehmensadministrator:innen sehen alle ausstehenden Genehmigungen des gesamten Unternehmens). Zu jeder Buchung, die noch auf eine Entscheidung wartet, werden folgende Informationen angezeigt (weitere Spalten können Sie in den Spalten Einstellungen hinzufügen): 

   • Verbleibende Zeit (wie lange die Genehmigung noch möglich ist, bevor die Frist abläuft)

   • Buchungsdatum

   • Startdatum 

   • Buchungsart 

   • Reisename (zugehörig zur Buchung)

   • Reisende:r (Name)

   • Buchungsdetails (z. B. Abflug- und Ankunftsort bei Flügen, Standort des Hotels)

   • Richtlinienstatus (innerhalb oder außerhalb der Richtlinie)

   • Kosten

2. Mit den Filtern und Schaltern oben können Sie die angezeigten ausstehenden Genehmigungen gezielt einschränken, zum Beispiel auf:

   • Richtlinienkonform oder nicht richtlinienkonform (unter Richtlinienstatus)

   • Direkt Ihnen als Genehmiger:in zugewiesen 

   • Für einen bestimmten Buchungstyp (z. B. Flug oder Hotel)

   • Bezogen auf eine bestimmte reisende Person (nutzen Sie das Suchfeld, um die gewünschte Person zu finden und auszuwählen). 

3. Suchen Sie die ausstehende Genehmigung, die Sie ablehnen oder freigeben möchten, und klicken Sie auf Prüfen am Ende der jeweiligen Zeile. Das Genehmigungsdetails -Fenster öffnet sich rechts und zeigt Ihnen alle relevanten Informationen, damit Sie entscheiden können, ob Sie die Buchung ablehnen oder freigeben möchten. 

   • Um die Buchung abzulehnen, klicken Sie auf Ablehnen. Die Buchung wird storniert und die reisende Person wird benachrichtigt.

   • Um die Buchung freizugeben, klicken Sie auf Genehmigen. Die Buchung wird dann weiter bearbeitet. 

     • Hinweis: Bei Genehmigungen vom Typ Vorgenehmigung wird die Buchung nach erfolgter Freigabe automatisch abgeschlossen (sofern der Preis nicht mehr als 10 % über dem genehmigten Betrag liegt). In seltenen Fällen muss die reisende Person die Buchung nach der Genehmigung noch manuell abschließen.

Um frühere Buchungen einzusehen

1. Wählen Sie Verlauf über das Menü (im Reiter Genehmigungen ). Hier sehen Sie alle bisherigen Genehmigungen oder Ablehnungen. Für jede Genehmigung oder Ablehnung werden folgende Informationen angezeigt (weitere Felder können Sie in den Spalten Einstellungen hinzufügen): 

   • Status. Folgende Genehmigungsstatus sind möglich: 

     • Genehmigt (dazu zählen auch sogenannte Soft-Genehmigungen, bei denen keine Aktion durch die genehmigende Person erforderlich war. Buchungen mit Soft-Genehmigung werden automatisch weitergeführt, ohne dass eine Genehmigung notwendig ist).

     • Abgelehnt – Diese Buchungen wurden storniert. Hierzu zählen sowohl Hard-Genehmigungen als auch Vorab-Genehmigungen, wenn die genehmigende Person bis zum Ablauf der Frist nicht reagiert hat. Für Buchungen mit Hard- oder Vorab-Genehmigung ist eine aktive Genehmigung erforderlich, damit die Buchung durchgeführt werden kann.

   • Startdatum 

   • Buchungstyp

   • Reisename

   • Reisende(r) (Name)

   • Buchungsdetails

   • Richtlinienstatus (z. B. innerhalb der Richtlinie, außerhalb der Richtlinie)

   • Kosten

2. Sie können die Filter und Schalter nutzen, um die angezeigten Genehmigungen auf bestimmte Kriterien einzuschränken:

   • Richtlinienkonform oder nicht richtlinienkonform (im Bereich Richtlinienstatus)

   • Ihnen als Genehmiger zugewiesen 

   • Für einen bestimmten Buchungstyp (z. B. Flug, Hotel)

   • Mit einem bestimmten Reisenden verknüpft (verwenden Sie das Suchfeld, um die gewünschte Person zu finden und auszuwählen). 

Um zu sehen, wer eine Buchung genehmigt oder abgelehnt hat (sowie weitere Details), klicken Sie in der entsprechenden Zeile auf die ÜberprüfenSchaltfläche in der entsprechenden Zeile, um das Seitenpanel zu öffnen.