Genehmigungs-Dashboard

Verschiedene Buchungen können eine Genehmigung erfordern, abhängig davon, wie die Reiserichtlinien Ihres Unternehmens festgelegt sind. Die Richtlinien können so konfiguriert sein, dass eine Genehmigung vor der Bestätigung einer Buchung erforderlich ist, oder optional, sodass die Buchung nur storniert wird, wenn der Genehmiger sie ablehnt.

Genehmiger können das Genehmigungs-Dashboard nutzen, um ausstehende Genehmigungen für zukünftige Buchungen zu bearbeiten oder vergangene Buchungen und deren Genehmigungen einzusehen.

Zusätzlich haben bestimmte Nutzer mit Rollen, die es ihnen erlauben, mehr als ein Unternehmen zu verwalten, Zugriff auf das Menü oben auf der Reisen-Seite. Über dieses Menü können diese Nutzer ein bestimmtes Unternehmen aus einer Liste auswählen. Nach der Auswahl werden nur die Reisen, Ereignisse und Genehmigungen angezeigt, die diesem Unternehmen zugeordnet sind.

So greifen Sie auf das Genehmigungs-Dashboard zu

1. Um auf das Genehmigungs-Dashboard zuzugreifen, klicken Sie auf das Reisen-Menü. Die Reisen-Seite wird angezeigt. 

2. Wählen Sie anschließend den Tab Genehmigungen aus.

Firmenadministratoren können über den Tab Genehmigungen auf alle mit ihrem Unternehmen verbundenen Genehmigungen zugreifen. Nicht-Administratoren (Genehmiger) können nur die ihnen zugewiesenen Genehmigungen einsehen und bearbeiten. Reisende, die keine Genehmiger für andere Reisende sind, sehen den Tab Genehmigungen nicht.

So genehmigen oder lehnen Sie eine Buchung ab

1. Wählen Sie Ausstehend im Hauptmenü aus (dies kann bereits ausgewählt sein). Alle ausstehenden Genehmigungen, bei denen Sie als Genehmiger hinterlegt sind, werden angezeigt (Firmenadministratoren sehen alle ausstehenden Genehmigungen für das gesamte Unternehmen). Für jede Buchung, die auf eine Genehmigung wartet, werden folgende Informationen angezeigt (einige zusätzliche Felder können innerhalb der Spalten -Einstellung hinzugefügt werden): 

   • Verbleibende Zeit (wie viel Zeit bis zum Ablauf der Genehmigungsfrist verbleibt)

   • Buchungsdatum

   • Startdatum

   • Buchungstyp

   • Reisename (zugehörig zur Buchung)

   • Reisende (Name)

   • Buchungsdetails (z. B. Abflug- und Ankunftsstadt des Flugs, Ort der Hotelbuchung)

   • Richtlinienstatus (innerhalb der Richtlinie, außerhalb der Richtlinie)

   • Kosten

2. Sie können die Filter und Schalter oben verwenden, um die angezeigten ausstehenden Genehmigungen auf folgende Optionen einzuschränken:

   • Innerhalb oder außerhalb der Richtlinie (unter Richtlinienstatus)

   • Ihnen als Genehmiger zugewiesen

   • Für einen bestimmten Buchungstyp (z. B. Flug, Hotel)

   • Mit einem bestimmten Reisenden verknüpft (verwenden Sie das Suchfeld, um den gewünschten Reisenden zu finden und auszuwählen).

3. Suchen Sie die ausstehende Genehmigung, die Sie ablehnen oder genehmigen möchten, und klicken Sie am Ende der Zeile auf die Schaltfläche Überprüfen. Das Panel Genehmigungsanfrage-Details öffnet sich rechts und zeigt Details an, die Ihnen bei der Entscheidung helfen, ob Sie die Buchung ablehnen oder genehmigen.

   • Um die Buchung abzulehnen, klicken Sie auf Ablehnen. Die Buchung wird storniert und der Reisende wird benachrichtigt.

   • Um die Buchung zu genehmigen, klicken Sie auf Genehmigen. Die Buchung wird fortgesetzt.

     • Hinweis: Bei Vorab-Genehmigungen wird die Buchung nach erfolgter Genehmigung automatisch vom System abgeschlossen (sofern der Preis nicht mehr als 10 % über dem genehmigten Preis liegt). In einigen wenigen Fällen muss der Reisende die Buchung nach der Genehmigung manuell abschließen.

Vergangene Buchungen anzeigen

1. Wählen Sie Verlauf im Menü (auf dem Tab Genehmigungen ). Alle vergangenen Genehmigungen oder Ablehnungen werden angezeigt. Für jede Genehmigung oder Ablehnung werden die folgenden Informationen aufgelistet (zusätzliche Felder können in den Spalten-einstellungen hinzugefügt werden):

   • Status. Die möglichen Genehmigungsstatus sind:

     • Genehmigt (dies schließt auch Soft-Genehmigungen ein, wenn keine Aktion durch den Genehmiger erfolgte. Für Soft-Genehmigungsbuchungen ist keine Genehmigung erforderlich, um fortzufahren).

     • Abgelehnt – Diese Buchungen wurden storniert. Dies umfasst Hard-Genehmigungen und Vorab-Genehmigungen, wenn der Genehmiger bis zum Ablauf der Frist keine Aktion vorgenommen hat. Für Hard-Genehmigungen und Vorab-Genehmigungsbuchungen ist eine Genehmigung erforderlich, um die Buchung fortzusetzen.

   • Startdatum 

   • Buchungstyp

   • Reisename

   • Reisende(r) (Name)

   • Buchungsdetails

   • Richtlinienstatus (z. B. innerhalb der Reiserichtlinie, außerhalb der Reiserichtlinie)

   • Kosten

2. Sie können die Filter und Umschalter verwenden, um die angezeigten Genehmigungen auf folgende Fälle einzuschränken:

   • Innerhalb oder außerhalb der Reiserichtlinie (unter Richtlinienstatus)

   • Ihnen als Genehmiger zugewiesen 

   • Für einen bestimmten Buchungstyp (z. B. Flug, Hotel)

   • Mit einem bestimmten Reisenden verknüpft (verwenden Sie das Suchfeld, um den gewünschten Reisenden zu finden und auszuwählen).

Um zu sehen, wer eine Buchung genehmigt oder abgelehnt hat (sowie weitere Details), klicken Sie in der entsprechenden Zeile auf die Schaltfläche Überprüfen, um das Seitenfenster zu öffnen.