Tableau de bord des approbations

Diverses réservations peuvent nécessiter des approbations selon la façon dont les politiques de voyage de votre entreprise sont définies. Les politiques peuvent exiger une approbation avant qu’une réservation soit confirmée, ou rendre l’approbation optionnelle et annuler la réservation seulement si l’approbateur la refuse. 

Les approbateurs peuvent utiliser le tableau de bord des approbations pour traiter les approbations en attente pour des réservations à venir ou consulter les réservations passées et leurs approbations.

De plus, certains utilisateurs ayant des rôles leur permettant de gérer plus d’une entreprise peuvent accéder au menu en haut de la page Voyages. Ce menu permet à ces utilisateurs de sélectionner une entreprise dans une liste. Une fois l’entreprise sélectionnée, seuls les voyages, événements et approbations associés à cette entreprise seront affichés. 

Pour accéder au tableau de bord des approbations

1. Pour accéder au tableau de bord des approbations, cliquez sur le menu Voyages. La page Voyages s’affichera. 

2. Ensuite, sélectionnez l’onglet Approbations.

Les administrateurs de l’entreprise peuvent utiliser l’onglet Approbations pour accéder à toutes les approbations associées à leur entreprise. Les non-administrateurs (approbateurs) pourront seulement voir et traiter les approbations qui leur sont assignées. Les voyageurs qui ne sont pas approbateurs pour d’autres voyageurs ne verront pas l’onglet Approbations.

Pour approuver ou refuser une réservation

1. Sélectionnez En attente dans le menu principal (il se peut qu’il soit déjà sélectionné). Toutes les approbations en attente où vous êtes approbateur seront affichées (les administrateurs de l’entreprise verront toutes les approbations en attente pour l’ensemble de l’entreprise). Pour chaque réservation en attente d’approbation, les éléments suivants seront indiqués (certains champs supplémentaires peuvent être ajoutés dans les Colonnes paramètres) :

   • Temps restant (combien de temps il reste avant l’échéance de l’approbation)

   • Date à laquelle la réservation a été effectuée

   • Date de début

   • Type de réservation

   • Nom du voyage (associé à la réservation)

   • Voyageur (nom)

   • Détails de la réservation (ex. : villes de départ et d’arrivée du vol, emplacement de la réservation d’hôtel)

   • Statut de la politique (Conforme à la politique, Hors politique)

   • Coût

2. Vous pouvez utiliser les filtres et les boutons en haut pour limiter les approbations en attente affichées uniquement à celles qui sont :

   • Conforme à la politique ou Hors politique (sous Statut de la politique)

   • Attribuées à vous en tant qu’approbateur

   • Pour un type de réservation particulier (ex. : vol, hôtel)

   • Associée à un voyageur en particulier (utilisez le champ de recherche pour trouver et sélectionner le voyageur souhaité).

3. Repérez l’approbation en attente que vous souhaitez refuser ou approuver, puis cliquez sur le bouton Réviser à la fin de la ligne. Le panneau Détails de la demande d’approbation s’ouvrira à droite et affichera les détails pour vous aider à décider de refuser ou d’approuver la réservation.

   • Pour refuser la réservation, cliquez sur Refuser. La réservation sera annulée et le voyageur en sera avisé.

   • Pour approuver la réservation, cliquez sur Approuver. La réservation sera poursuivie.

     • Remarque : Pour les approbations de type pré-approbation, une fois l’approbation obtenue, le système finalisera automatiquement la réservation (tant que le prix n’excède pas de plus de 10 % le prix approuvé). Dans certains cas limités, le voyageur pourrait devoir finaliser manuellement la réservation après l’obtention de l’approbation.

Pour consulter les réservations passées

1. Sélectionnez Historique dans le menu (sous l’onglet Approbations ). Toutes les approbations ou refus passés seront affichés. Pour chaque approbation ou refus, les éléments suivants seront indiqués (certains champs additionnels peuvent être ajoutés dans le paramètre Colonnes) :

   • Statut. Les statuts d’approbation possibles sont :

     • Approuvé (cela inclut aussi les approbations automatiques lorsqu’aucune action n’a été prise par l’approbateur. Les réservations avec approbation automatique ne nécessitent pas d’approbation pour être poursuivies).

     • Refusé - Ces réservations ont été annulées. Cela inclut les approbations strictes et les pré-approbations lorsqu’aucune action n’a été prise par l’approbateur avant la date limite d’approbation. Les réservations nécessitant une approbation stricte ou une pré-approbation exigent une approbation pour poursuivre la réservation.

   • Date de début 

   • Type de réservation

   • Nom du voyage

   • Voyageur (nom)

   • Détails de la réservation

   • Statut de la politique (ex. : Conforme à la politique, Hors politique)

   • Coût

2. Vous pouvez utiliser les filtres et les boutons pour limiter les approbations affichées uniquement à celles qui ont été :

   • Conforme à la politique ou Hors politique (sous Statut de la politique)

   • Attribuées à vous en tant qu’approbateur 

   • Pour un type de réservation particulier (ex. : vol, hôtel)

   • Associées à un voyageur particulier (utilisez le champ de recherche pour trouver et sélectionner le voyageur désiré).

Pour vérifier qui a approuvé ou refusé une réservation (et d’autres détails), cliquez sur le bouton Réviser dans la ligne concernée pour ouvrir le panneau latéral.