Goedkeuringen instellen

Met uw beleidsinstellingen kunt u in de Spotnana Online Booking Tool bepalen wanneer een reisboeking goedgekeurd moet worden en wie binnen uw organisatie bevoegd is om boekingen voor reizigers goed te keuren of af te wijzen. 

Beleidsregels

U kunt het beleid als volgt instellen:

• zodat een boeking eerst goedgekeurd moet worden voordat deze definitief is (ook wel harde goedkeuring genoemd), of
• zodat goedkeuring optioneel is en een boeking alleen wordt geannuleerd als de goedkeurder deze afwijst (ook wel zachte goedkeuring genoemd). 

Goedkeurders

Per beleid kunt u het type goedkeuring en de goedkeurders instellen. Meer informatie vindt u bij Goedkeurders toewijzen

Goedkeuringsdashboard

Bovendien kunnen goedkeurders het Goedkeuringsdashboard gebruiken om openstaande goedkeuringen voor toekomstige boekingen te behandelen of om eerdere boekingen en goedkeuringen in te zien. Meer informatie vindt u bij Goedkeuringsdashboard.

Stel de goedkeuringsactie in

De goedkeuringsacties en -types stelt u per beleid in. Heeft u meerdere beleidsregels, dan dient u deze instelling voor elk beleid apart te configureren.

1. Kies Beleidsregels in het Programma menu. De Instellingen pagina wordt geopend met de Beleidsregel tak aan de linkerkant uitgeklapt. 
2. Kies het gewenste beleid (standaard wordt de Standaard beleidsregel getoond). De geselecteerde beleidsregel wordt weergegeven. 
3. Klap het onderdeel Algemeen uit. 
4. Zoek het onderdeel Groepsacties voor beleid op. 
5. Bepaal per type boeking (vliegtuig, hotel, auto) welke goedkeuringsactie u wilt instellen. Voor elk type boeking kunt u apart instellen wat er gebeurt bij boekingen binnen en buiten het beleid. Wilt u voor binnenlandse en internationale vliegtuig boekingen verschillende acties instellen, klik dan op Aangepast (er verschijnen dan aparte instelvelden voor beide typen).
   Let op: U kunt hier ook instellen welke goedkeuringsactie geldt bij handmatige tussenkomst door een reisagent (indien u dit toestaat).
   Of een boeking binnen of buiten het beleid valt, wordt bepaald door de overige instellingen (bij de onderdelen Vlucht, Hotel, Autoen Trein onder het onderdeel Algemeen ).
   De opties voor goedkeuringsacties zijn: 
   • Geen actie: Voor dit type boeking is geen goedkeuring nodig.
   • Zachte goedkeuring: Voor dit type boeking is geen goedkeuring vereist. De goedkeurder kan de boeking wel goed- of afkeuren (tot de deadline). Wordt de boeking niet afgekeurd, dan gaat deze gewoon door. Wordt de boeking afgekeurd, dan wordt deze geannuleerd. Door beperkingen van treinvervoerders met betrekking tot restitutie en annuleringsmogelijkheden is zachte goedkeuring niet beschikbaar voor treinboekingen.
   • Harde goedkeuring: Voor dit type boeking is goedkeuring vereist. De goedkeurder kan de boeking goed- of afkeuren (tot de deadline). Wordt de boeking niet goedgekeurd, dan wordt deze geannuleerd. Wordt de boeking goedgekeurd, dan gaat deze door. Door beperkingen van treinvervoerders met betrekking tot restitutie en annuleringsmogelijkheden is harde goedkeuring niet beschikbaar voor treinboekingen.
   • Passieve goedkeuring: Voor dit type boeking is geen goedkeuring nodig. Wel ontvangt de leidinggevende of aangewezen goedkeurder een e-mailmelding van de boeking. 
   • Boeking blokkeren: Deze boeking wordt niet toegestaan. Omdat de boeking wordt tegengehouden, is goedkeuring niet nodig. Let op: Deze optie is alleen beschikbaar voor boekingen buiten het beleid. 
6. Als u alle gewenste goedkeuringsinstellingen heeft gekozen, klik dan op Wijzigingen opslaan. 

Als u het veld Type goedkeurder instelt op Aangewezen goedkeurder, zorg er dan voor dat u een goedkeurder aanwijst. Meer informatie vindt u bij Goedkeurders toewijzen.
Als u het veld Type goedkeurder instelt op Leidinggevende van medewerker, zorg er dan voor dat u een standaard goedkeurder instelt. Meer informatie vindt u bij Goedkeurders toewijzen.