Panel de aprobaciones

Diversas reservas pueden requerir aprobaciones según cómo estén definidas las políticas de viajes de su empresa. Las políticas pueden configurarse para requerir aprobaciones antes de que una reserva sea confirmada, o para que sean opcionales y solo cancelar la reserva si el aprobador la rechaza.

Los aprobadores pueden utilizar el Panel de Aprobaciones para gestionar las aprobaciones pendientes de futuras reservas o consultar reservas anteriores y sus aprobaciones.

Además, ciertos usuarios con roles que les permiten administrar más de una empresa pueden tener acceso al menú en la parte superior de la página Viajes. Este menú permite a esos usuarios seleccionar una empresa en particular de una lista de empresas. Una vez seleccionada, solo se mostrarán los viajes, eventos y aprobaciones asociados con esa empresa.

Para acceder al Panel de Aprobaciones

1. Para acceder al Panel de Aprobaciones, haga clic en el menú Viajes. Se mostrará la página Viajes.

2. Luego, seleccione la pestaña Aprobaciones.

Los administradores de la empresa pueden utilizar la pestaña Aprobaciones para acceder a todas las aprobaciones asociadas con su empresa. Los usuarios que no sean administradores (aprobadores) solo podrán ver y gestionar las aprobaciones que les hayan sido asignadas. Los viajeros que no sean aprobadores de otros viajeros no verán la pestaña Aprobaciones.

Para aprobar o rechazar una reserva

1. Seleccione Pendiente en el menú principal (puede que ya esté seleccionado). Se mostrarán todas las aprobaciones pendientes en las que usted es uno de los aprobadores (los administradores de la empresa verán todas las aprobaciones pendientes de toda la empresa). Para cada reserva en espera de aprobación, se mostrará lo siguiente (algunos campos adicionales pueden agregarse desde la Configuración de columnas):

   • Tiempo restante (cuánto tiempo queda antes de que venza el plazo de aprobación)

   • Fecha en la que se realizó la reserva

   • Fecha de inicio

   • Tipo de reserva

   • Nombre del viaje (asociado a la reserva)

   • Viajero (nombre)

   • Detalles de la reserva (por ejemplo, ciudades de salida y llegada del vuelo, ubicación de la reserva de hotel)

   • Estado de la política (Dentro de política, Fuera de política)

   • Costo

2. Puede utilizar los filtros y controles en la parte superior para limitar las aprobaciones pendientes que se muestran solo a aquellas que son:

   • Dentro de política o Fuera de política (en Estado de la política)

   • Asignadas a usted como aprobador

   • Para un tipo de reserva en particular (por ejemplo, vuelo, hotel)

   • Asociado a un viajero específico (utilice el campo de búsqueda para encontrar y seleccionar al viajero deseado).

3. Ubique la aprobación pendiente que desea rechazar o aprobar y haga clic en el botón Revisar al final de su fila. El panel Detalles de la solicitud de aprobación se abrirá a la derecha y mostrará información para ayudarle a decidir si rechazar o aprobar la reserva.

   • Para rechazar la reserva, haga clic en Denegar. La reserva será cancelada y el viajero recibirá una notificación.

   • Para aprobar la reserva, haga clic en Aprobar. La reserva continuará su proceso.

     • Nota: Para aprobaciones de tipo pre aprobación, una vez obtenida la aprobación, el sistema finalizará automáticamente la reserva (siempre que el precio no supere en más de un 10% el precio aprobado). En algunos casos excepcionales, el viajero podría necesitar finalizar manualmente la reserva una vez obtenida la aprobación.

Para ver reservas anteriores

1. Seleccione Historial en el menú (en la pestaña Aprobaciones ). Se mostrarán todas las aprobaciones o rechazos anteriores. Para cada aprobación o rechazo, se listará lo siguiente (algunos campos adicionales pueden agregarse desde la configuración de columnas ):

   • Estado. Los posibles estados de aprobación son:

     • Aprobado (esto también incluirá aprobaciones automáticas cuando el aprobador no haya realizado ninguna acción. Las reservas con aprobación automática no requieren una aprobación para continuar).

     • Denegado - Estas reservas han sido canceladas. Esto incluye aprobaciones estrictas y pre aprobaciones cuando el aprobador no haya realizado ninguna acción antes de la fecha límite de aprobación. Las reservas con aprobación estricta y pre aprobación requieren una aprobación para proceder con la reserva.

   • Fecha de inicio 

   • Tipo de reserva

   • Nombre del viaje

   • Viajero (nombre)

   • Detalles de la reserva

   • Estado de la política (por ejemplo, Dentro de política, Fuera de política)

   • Costo

2. Puede utilizar los filtros y alternadores para limitar las aprobaciones mostradas únicamente a aquellas que fueron:

   • Dentro de política o Fuera de política (en Estado de la política)

   • Asignadas a usted como aprobador

   • Para un tipo de reserva en particular (por ejemplo, vuelo, hotel)

   • Asociadas con un viajero en particular (utilice el campo de búsqueda para encontrar y seleccionar al viajero deseado).

Para revisar quién aprobó o rechazó una reserva (y otros detalles), haga clic en el botón Revisar en la fila correspondiente para abrir el panel lateral.