Přehled schvalování

Různé rezervace mohou vyžadovat schválení podle toho, jak má vaše společnost nastavené cestovní politiky. Tyto politiky mohou určovat, že schválení je nutné před potvrzením rezervace, nebo může být schvalování pouze volitelné – v takovém případě se rezervace zruší jen tehdy, pokud ji schvalovatel zamítne. 

Schvalovatelé mohou v přehledu schvalování vyřizovat čekající žádosti o schválení budoucích rezervací, nebo si prohlížet minulé rezervace a jejich schválení.

Někteří uživatelé, kteří mají oprávnění spravovat více společností, mohou mít navíc přístup k nabídce v horní části stránky Cesty. Díky této nabídce si mohou vybrat konkrétní společnost ze seznamu. Po výběru se zobrazí pouze cesty, události a schválení, která se týkají dané společnosti. 

Jak otevřít přehled schvalování

1. Pro otevření přehledu schvalování klikněte na nabídku Cesty. Zobrazí se stránka Cesty. 

2. Poté zvolte kartu Schvalování.

Správci společnosti mohou na kartě Schvalování zobrazit a spravovat všechna schválení týkající se jejich společnosti. Ostatní uživatelé (schvalovatelé) uvidí a mohou vyřizovat pouze schválení, která jim byla přiřazena. Cestující, kteří nejsou schvalovateli pro jiné osoby, kartu Schvalování neuvidí.

Jak schválit nebo zamítnout rezervaci

1. Vyberte Čeká na schválení z hlavního menu (tato možnost může být už předem vybraná). Zobrazí se vám všechny rezervace čekající na schválení, kde jste uvedeni jako schvalovatel (správci společnosti uvidí všechny čekající žádosti napříč firmou). U každé rezervace čekající na rozhodnutí najdete tyto údaje (další sloupce si můžete přidat v nastavení Sloupce ): 

   • Zbývající čas (kolik času ještě zbývá do vypršení lhůty pro schválení)

   • Datum vytvoření rezervace

   • Datum zahájení 

   • Typ rezervace 

   • Název cesty (které se rezervace týká)

   • Cestující (jméno)

   • Podrobnosti rezervace (například odletové a příletové město, místo hotelu apod.)

   • Stav vůči firemní politice (v souladu, mimo politiku)

   • Náklady

2. Nahoře na stránce můžete využít filtry a přepínače, abyste si zobrazili jen ty žádosti o schválení, které:

   • Jsou v souladu nebo mimo firemní politiku (v sekci Stav vůči politice)

   • Jsou přiřazeny vám jako schvalovateli 

   • Pro konkrétní typ rezervace (například letenka, hotel)

   • K rezervaci konkrétního cestujícího (vyhledejte a vyberte požadovaného cestujícího pomocí pole pro vyhledávání). 

3. Najděte žádost o schválení, kterou chcete schválit nebo zamítnout, a klikněte na Zkontrolovattlačítko na konci jeho řádku.Podrobnosti o žádosti o schváleníNa pravé straně se otevře panel a zobrazí podrobnosti, které vám pomohou rozhodnout, zda rezervaci zamítnout nebo schválit.

   • Pokud chcete rezervaci zamítnout, klikněte na Zamítnout. Rezervace bude zrušena a cestující o tom bude informován.

   • Pokud chcete rezervaci schválit, klikněte na Schválit. Rezervace bude pokračovat. 

     • Poznámka: U schválení typu předběžné schválení systém po získání schválení automaticky dokončí rezervaci (pokud cena nepřekročí schválenou částku o více než 10 %). Ve výjimečných případech může být potřeba, aby cestující rezervaci po schválení dokončil ručně.

Pro zobrazení minulých rezervací

1. Zvolte Historie z nabídky (na kartě Schválení ). Zobrazí se vám přehled všech minulých schválení i zamítnutí. U každého záznamu najdete tyto údaje (další sloupce si můžete přidat v nastavení Sloupce ): 

   • Stav schválení. Možné stavy jsou: 

     • Schváleno (zahrnuje i tzv. „měkká“ schválení, kdy schvalovatel neprovedl žádnou akci. U těchto rezervací není třeba schválení, aby bylo možné pokračovat).

     • Zamítnuto – Tyto rezervace byly zrušeny. Patří sem i „tvrdá“ schválení a předběžná schválení, kdy schvalovatel nestihl reagovat do stanoveného termínu. U těchto typů je schválení nutné, aby bylo možné rezervaci dokončit.

   • Datum zahájení 

   • Typ rezervace

   • Název cesty

   • Cestující (jméno)

   • Podrobnosti rezervace

   • Stav vůči firemní politice (např. v souladu s politikou, mimo politiku)

   • Náklady

2. Pomocí filtrů a přepínačů si můžete zobrazit pouze ta schválení, která splňují určité podmínky:

   • V souladu s politikou nebo mimo politiku (v sekci Stav zásady)

   • Přiřazeno vám jako schvalovateli 

   • Pro konkrétní typ rezervace (například letenka, hotel)

   • Vázáno na konkrétního cestujícího (vyhledejte a vyberte požadovaného cestujícího pomocí pole pro hledání). 

Pokud si chcete zobrazit, kdo rezervaci schválil nebo zamítl (a další podrobnosti), klikněte na Zobrazittlačítko v příslušném řádku pro otevření postranního panelu.