Buat template (untuk acara dan perjalanan)
Template perjalanan memungkinkan Administrator Perusahaan membuat template yang dapat digunakan oleh pengguna lain (seperti pengatur perjalanan perusahaan, dan sebagainya) saat membuat acara atau perjalanan. Dengan template ini, administrator dapat mengatur dan menentukan nilai-nilai tertentu terlebih dahulu. Nilai-nilai tersebut akan otomatis diterapkan pada acara atau perjalanan yang menggunakan template tersebut, sehingga membantu memastikan kepatuhan, konsistensi, serta menghemat waktu, namun tetap memberikan fleksibilitas bagi pembuat acara dan perjalanan sesuai kebutuhan mereka.
DAFTAR ISI
Buat template
Pilih Perusahaan dari Program menu. Halaman pengaturan perusahaan akan ditampilkan. Halaman pengaturan perusahaan akan ditampilkan.
Pilih Template perjalanan (dari menu Konfigurasi ) di navigasi sebelah kiri. Halaman Template perjalanan akan ditampilkan.
Klik Buat baru. Halaman Template baru akan ditampilkan.
Pilih Undangan atau Tanpa Undangan. Pilihan ini menentukan apakah acara dan perjalanan yang dibuat dari template ini memungkinkan koordinator dan pengatur perjalanan perusahaan mengirim undangan kepada pelaku perjalanan. Pengaturan ini juga biasanya menentukan apakah pemesanan perjalanan akan dilakukan sendiri oleh pelaku perjalanan atau oleh pengatur perjalanan. Setelah opsi ini ditentukan pada template, tidak dapat diubah lagi.
Undangan acara/perjalanan memungkinkan undangan melalui email dikirim kepada pelaku perjalanan (karyawan maupun tamu). Email ini berisi tautan yang dapat digunakan karyawan atau tamu untuk memesan perjalanan mereka sendiri.
Tanpa undangan acara/perjalanan tidak memungkinkan pengiriman undangan melalui email. Karyawan tetap dapat memesan perjalanan sendiri (melalui halaman Perjalanan ]) atau pengatur perjalanan dapat melakukannya untuk mereka. Untuk tamu, pemesanan hanya dapat dilakukan oleh koordinator.
Masukkan nama template pada kolom Nama template . Gunakan nama yang jelas agar koordinator dapat mengetahui jenis acara atau perjalanan yang dimaksud (misalnya: Perjalanan orientasi karyawan baru, Perjalanan wawancara kandidat, Perjalanan pembicara tamu, atau Perjalanan relokasi karyawan).
Gunakan kolom Lokasi untuk menentukan lokasi yang akan digunakan pada semua acara/perjalanan yang menggunakan template ini.
Jika template dibuat khusus untuk lokasi tertentu, Anda dapat mengatur bandara, hotel, dan sebagainya yang diizinkan.
Gunakan kolom Tipe utama pelaku perjalanan untuk menentukan tipe pelaku perjalanan (misal: Karyawan, Tamu) yang dapat ditambahkan ke acara/perjalanan dengan template ini.
Gunakan kolom Kebijakan untuk memilih kebijakan perjalanan yang akan diterapkan kepada pelaku perjalanan saat melakukan pemesanan untuk acara/perjalanan yang dibuat dengan template ini. Anda dapat memilih Kebijakan bawaan pelaku perjalanan atau kebijakan tertentu.
Jika Anda memilih Kebijakan bawaan pelaku perjalanan, sistem akan otomatis menerapkan kebijakan masing-masing pelaku perjalanan.
Jika Anda memilih kebijakan tertentu, Anda dapat mengatur kolom Terapkan kebijakan pelaku perjalanan jika lebih longgar (misal: Diizinkan, Tidak diizinkan) agar sistem mengetahui kebijakan mana yang akan digunakan.
Gunakan kolom pada bagian Tipe pemesanan yang diizinkan untuk menentukan tipe pemesanan apa saja yang diperbolehkan secara default untuk acara/perjalanan yang menggunakan template ini. Anda juga dapat mengatur metode pembayaran yang dapat digunakan untuk tiap tipe pemesanan.
Untuk Penerbangan - Anda dapat mengizinkan pemesanan tiket pesawat secara default dengan mengaktifkan tombol pengaturan. Anda juga dapat menentukan tipe penerbangan (misal: Sekali jalan, Pulang-pergi), bandara tujuan (misal: JFK, LAX, LHR), serta apakah pelaku perjalanan pendamping (misal: anggota keluarga) diperbolehkan. Gunakan kotak centang untuk memilih Tipe penerbangan yang diizinkan dan Bandara yang diizinkan. Gunakan tombol + dan - untuk mengatur jumlah Pendamping yang diizinkan. Untuk mengatur metode pembayaran penerbangan, klik ikon pensil di bawah Metode pembayaran (pengaturan default adalah Pembayaran default pelaku perjalanan), pilih salah satu, lalu klik Konfirmasi. Pilihan yang tersedia:
Metode pembayaran default - Semua metode pembayaran yang ada di profil pelaku perjalanan.
Kartu di profil pelaku perjalanan - Semua metode pembayaran di profil pelaku perjalanan kecuali kartu pusat.
Kartu pusat - Kartu pusat tertentu yang Anda tetapkan untuk tipe pemesanan ini pada template ini. Jika memilih opsi ini, Anda harus klik Berikutnya lalu pilih satu atau beberapa kartu pusat, kemudian klik Konfirmasi.
Kartu template - Kartu apa pun yang telah Anda tambahkan ke template ini. Jika memilih opsi ini, Anda harus klik Berikutnya lalu pilih satu atau beberapa kartu template, kemudian klik Konfirmasi.
Catatan: Opsi ini mungkin tidak muncul jika Anda belum menambahkan kartu apa pun ke template ini. Untuk menambahkan kartu ke template, klik Tambah kartu baru.
Tambah kartu baru - Opsi ini memungkinkan Anda menambahkan kartu baru melalui dialog Tambah kartu kredit . Setelah kartu baru berhasil ditambahkan, Anda dapat memilih Kartu template sebagai opsi.
Untuk Hotel - Anda dapat mengizinkan pemesanan hotel secara default dengan mengaktifkan tombol pengaturan. Anda juga dapat menentukan hotel yang diizinkan. Untuk menambah hotel, klik + Tambah. Kemudian gunakan fitur pencarian untuk menemukan hotel yang diinginkan dan gunakan kotak centang untuk memilih. Untuk mengatur metode pembayaran hotel, klik ikon pensil di bawah Metode pembayaran (pengaturan default adalah Pembayaran default pelaku perjalanan), pilih salah satu, lalu klik Konfirmasi. Pilihan yang tersedia:
Metode pembayaran default - Semua metode pembayaran yang ada di profil pelaku perjalanan.
Kartu di profil pelaku perjalanan - Semua metode pembayaran di profil pelaku perjalanan kecuali kartu pusat.
Kartu virtual - Kartu virtual tertentu yang Anda tetapkan untuk tipe pemesanan ini pada template ini. Jika memilih opsi ini, Anda harus klik Berikutnya lalu pilih satu atau beberapa kartu virtual, kemudian klik Konfirmasi.
Kartu pusat - Kartu pusat tertentu yang Anda tetapkan untuk tipe pemesanan ini pada template ini. Jika memilih opsi ini, Anda harus klik Berikutnya lalu pilih satu atau beberapa kartu pusat, kemudian klik Konfirmasi.
Kartu template - Kartu apa pun yang telah Anda tambahkan ke template ini. Jika memilih opsi ini, Anda harus klik Berikutnya lalu pilih satu atau beberapa kartu template, kemudian klik Konfirmasi.
Catatan: Opsi ini mungkin tidak muncul jika Anda belum menambahkan kartu apa pun ke template ini. Untuk menambahkan kartu ke template, klik Tambah kartu baru.
Tambah kartu baru - Opsi ini memungkinkan Anda menambahkan kartu baru melalui dialog Tambah kartu kredit . Setelah kartu baru berhasil ditambahkan, Anda dapat memilih Kartu template sebagai opsi.
Untuk Kereta - Anda dapat mengizinkan pemesanan kereta secara default dengan mengaktifkan tombol pengaturan. Untuk mengatur metode pembayaran kereta, klik ikon pensil di bawah Metode pembayaran (pengaturan default adalah Pembayaran default pelaku perjalanan), pilih salah satu, lalu klik Konfirmasi. Pilihan yang tersedia:
Metode pembayaran default - Semua metode pembayaran yang ada di profil pelaku perjalanan.
Kartu di profil pelaku perjalanan - Semua metode pembayaran di profil pelaku perjalanan kecuali kartu pusat.
Kartu pusat - Kartu pusat tertentu yang Anda tetapkan untuk tipe pemesanan ini pada template ini. Jika memilih opsi ini, Anda harus klik Berikutnya lalu pilih satu atau beberapa kartu pusat, kemudian klik Konfirmasi.
Kartu template - Kartu apa pun yang telah Anda tambahkan ke template ini. Jika memilih opsi ini, Anda harus klik Berikutnya lalu pilih satu atau beberapa kartu template, kemudian klik Konfirmasi.
Catatan: Opsi ini mungkin tidak muncul jika Anda belum menambahkan kartu apa pun ke template ini. Untuk menambahkan kartu ke template, klik Tambah kartu baru.
Tambah kartu baru - Opsi ini memungkinkan Anda menambahkan kartu baru melalui dialog Tambah kartu kredit . Setelah kartu baru berhasil ditambahkan, Anda dapat memilih Kartu template sebagai opsi.
Untuk Mobil - Anda dapat mengizinkan pemesanan mobil sewa secara default dengan mengaktifkan tombol pengaturan. Untuk mengatur metode pembayaran mobil sewa, klik ikon pensil di bawah Metode pembayaran (pengaturan default adalah Pembayaran default pelaku perjalanan), pilih salah satu, lalu klik Konfirmasi. Pilihan yang tersedia:
Metode pembayaran default - Semua metode pembayaran yang ada di profil pelaku perjalanan.
Kartu di profil pelaku perjalanan - Semua metode pembayaran di profil pelaku perjalanan kecuali kartu pusat.
Kartu virtual - Kartu virtual tertentu yang Anda tetapkan untuk tipe pemesanan ini pada template ini. Jika memilih opsi ini, Anda harus klik Berikutnya lalu pilih satu atau beberapa kartu virtual, kemudian klik Konfirmasi.
Penagihan langsung - Akun penagihan langsung tertentu yang Anda tetapkan untuk tipe pemesanan ini pada template ini. Jika memilih opsi ini, Anda harus klik Berikutnya lalu pilih satu atau beberapa akun penagihan langsung, kemudian klik Konfirmasi.
Kartu pusat - Kartu pusat tertentu yang Anda tetapkan untuk tipe pemesanan ini pada template ini. Jika memilih opsi ini, Anda harus klik Berikutnya lalu pilih satu atau beberapa kartu pusat, kemudian klik Konfirmasi.
Kartu template - Kartu apa pun yang telah Anda tambahkan ke template ini. Jika memilih opsi ini, Anda harus klik Berikutnya lalu pilih satu atau beberapa kartu template, kemudian klik Konfirmasi.
Catatan: Opsi ini mungkin tidak muncul jika Anda belum menambahkan kartu apa pun ke template ini. Untuk menambahkan kartu ke template, klik Tambah kartu baru.
Tambah kartu baru - Opsi ini memungkinkan Anda menambahkan kartu baru melalui dialog Tambah kartu kredit . Setelah kartu baru berhasil ditambahkan, Anda dapat memilih Kartu template sebagai opsi.
Jika Anda ingin menambahkan kolom khusus pada template, klik Tambah pada bagian Respons untuk kolom khusus . Anda dapat memilih kolom khusus dan menentukan apakah respons diisi oleh Anda atau koordinator (yang menggunakan template untuk membuat acara/perjalanan). Respons yang diberikan akan diterapkan pada semua acara/perjalanan yang menggunakan template tersebut. Setelah Anda klik Tambah, pilih kolom khusus (misal: Alasan perjalanan) yang ingin ditambahkan dari menu Kolom khusus . Kemudian gunakan kolom Metode respons untuk menentukan apakah respons diisi sekarang atau nanti oleh koordinator. Jika Anda memilih Isi respons sekarang, Anda akan diminta untuk mengisi responsnya.
Gunakan kolom pada bagian Ganti kolom profil pelaku perjalanan untuk menentukan kolom dari profil pelaku perjalanan yang ingin Anda isi dengan nilai berbeda untuk template ini, atau memberikan akses kepada koordinator untuk mengubahnya (secara default, sistem akan menggunakan nilai dari profil pelaku perjalanan). Kolom profil yang dapat diganti adalah Badan hukum, Pusat biaya, dan Departemen. Untuk setiap kolom tersebut, Anda dapat memilih salah satu pengaturan berikut:
Jangan izinkan penggantian (pengaturan default) – Sistem akan menggunakan nilai pada profil pelaku perjalanan. Kolom ini tidak akan ditampilkan pada acara atau perjalanan yang dibuat dengan template ini.
Koordinator dapat mengganti - Koordinator yang menggunakan template ini dapat mengisi kolom profil dengan nilai berbeda. Nilai ini tidak akan mengubah profil pelaku perjalanan secara permanen dan hanya berlaku untuk acara/perjalanan yang dibuat dengan template ini. Jika koordinator tidak mengubah kolom tersebut, sistem akan menggunakan nilai dari profil pelaku perjalanan.
Isi nilai pengganti sekarang - Anda dapat menentukan nilai tertentu untuk kolom profil pelaku perjalanan. Pilih nilai yang sesuai dari menu yang tersedia. Koordinator juga dapat mengubah nilai ini jika diperlukan saat membuat acara/perjalanan dari template. Nilai ini tidak akan mengubah profil pelaku perjalanan secara permanen dan hanya berlaku untuk acara/perjalanan yang dibuat dengan template ini.
Gunakan kolom pada bagian Pengaturan tambahan untuk menentukan jenis konfirmasi dan pengingat/pembaruan email yang akan diaktifkan secara default beserta siapa saja yang akan menerimanya untuk acara/perjalanan yang menggunakan template ini. Anda juga dapat mengisi deskripsi dan catatan default untuk koordinator pada semua acara/perjalanan yang dibuat dengan template ini.
Untuk menambahkan kontak tambahan, aktifkan tombol pengaturan Kontak tambahan . Secara default, pelaku perjalanan akan selalu menerima semua notifikasi yang relevan untuk perjalanan tersebut.
Gunakan kotak centang di bawah Menerima email untuk untuk mengatur konfirmasi dan pengingat yang akan dikirimkan.
Untuk menambahkan pengguna ke daftar CC, klik + Tambah. Kemudian masukkan email pengguna tersebut. Untuk menambah email lain, klik + Tambah.
Untuk menambahkan pengguna ke daftar BCC, klik + Tambah. Kemudian masukkan email pengguna tersebut. Untuk menambah email lain, klik + Tambah.
Untuk mengisi deskripsi default untuk semua acara/perjalanan yang menggunakan template ini, aktifkan tombol pengaturan untuk kolom Deskripsi default dan masukkan pesan yang diinginkan. Tersedia alat pemformatan teks. Deskripsi ini dapat diubah oleh koordinator saat membuat acara/perjalanan menggunakan template.
Untuk mengisi catatan kepada koordinator untuk semua acara/perjalanan yang menggunakan template ini, aktifkan tombol pengaturan untuk kolom Catatan untuk koordinator dan masukkan catatan yang diinginkan. Tersedia alat pemformatan teks. Informasi ini hanya dapat dilihat oleh koordinator saat membuat acara/perjalanan menggunakan template.
Setelah selesai, klik Simpan. Halaman Template perjalanan akan ditampilkan dan template beserta pengaturannya kini dapat digunakan oleh koordinator Anda saat membuat acara dan perjalanan.
Ubah template
Gunakan langkah berikut untuk mengubah template yang sudah ada.
Pilih Perusahaan dari Program menu. Halaman pengaturan perusahaan akan ditampilkan. Halaman pengaturan perusahaan akan ditampilkan.
Pilih Template perjalanan (dari menu Konfigurasi ) di navigasi sebelah kiri. Halaman Template perjalanan akan ditampilkan.
Temukan template yang ingin diubah dan pilih namanya pada baris yang sesuai. Anda juga dapat mencari template berdasarkan nama.
Lihat langkah-langkah pada prosedur Buat template di halaman ini untuk petunjuk pengaturan nilai tertentu. Anda tidak dapat mengubah template Undangan menjadi Tanpa Undangan (atau sebaliknya).
Klik Simpan saat selesai. Halaman Template perjalanan akan ditampilkan. Acara/perjalanan baru yang dibuat menggunakan template ini akan mengikuti pengaturan terbaru yang Anda buat. Acara/perjalanan yang sudah ada dan menggunakan versi sebelumnya dari template ini tidak akan terpengaruh oleh perubahan ini.
Topik terkait
Apakah artikel ini membantu?
Bagus!
Terima kasih atas umpan balik Anda
Maaf! Kami tidak dapat membantu
Terima kasih atas umpan balik Anda
Umpan balik terkirim
Kami menghargai upaya Anda dan akan mencoba memperbaiki artikel tersebut