Buat, terbitkan, dan kelola acara Anda (versi terbaru)

Dibuat oleh Ashish Chaudhary, Diubah pada Sun, 5 Okt pada 2:39 AM oleh Ashish Chaudhary

Membuat, menerbitkan, dan mengelola acara (versi terbaru)

Hanya pengguna dengan peran tertentu yang dapat membuat, menerbitkan, dan mengelola acara. Administrator perusahaan dan koordinator acara dapat melakukan tugas-tugas yang dijelaskan pada prosedur di bawah ini.

DAFTAR ISI

Membuat, menerbitkan, dan mengelola acara

Membuat acara

Masuk ke Online Booking Tool.
Klik Trips. Halaman Trips akan ditampilkan.
Klik Create (kanan atas) lalu pilih Event from template dari menu. Dialog Create event from template akan muncul.
Kolom Organization akan otomatis terisi dengan nama perusahaan Anda. Jika Anda adalah administrator TMC, pilih organisasi yang sesuai.
Pilih template yang ingin digunakan untuk acara Anda pada kolom Trip template . Dengan memilih template, Anda dapat menggunakan nilai-nilai yang sudah diatur sebelumnya. Jika Anda ragu memilih yang mana, silakan tanyakan pada pengelola perjalanan Anda. Misalnya, untuk acara Orientasi Karyawan Baru, Anda bisa menggunakan template berbasis undangan.
Masukkan lokasi acara pada kolom Location .
Masukkan nama acara pada kolom Name . Nama ini akan tampil kepada peserta yang Anda undang.
Tentukan Event start date dan Event end date sesuai kebutuhan acara.
Tentukan Travel window start date dan Travel window end date untuk acara tersebut.
- Tanggal mulai sebaiknya sebelum acara dimulai. Mohon pertimbangkan juga hal-hal seperti jet lag, jarak perjalanan, dan waktu transit.
- Tanggal akhir sebaiknya setelah acara selesai.
Klik Advanced settings untuk menampilkan pengaturan lebih lanjut terkait jenis pemesanan. Beberapa pengaturan di bagian ini mungkin sudah diatur otomatis sesuai template yang Anda pilih. Bagian ini terdiri dari 2 tab, yaitu Allowed booking types dan Trip data.
Tab Trip data berisi kolom profil pelaku perjalanan (misal, Cost Center) yang nilainya bisa diubah oleh administrator template atau oleh Anda sendiri. Perlu diketahui, perubahan nilai di sini tidak akan mengubah data profil pelaku perjalanan secara permanen dan hanya berlaku untuk acara yang dibuat dengan template ini. Untuk setiap kolom yang tampil, nilainya bisa berasal dari administrator atau dari data profil pelaku perjalanan (namun tidak ditampilkan di sini). Anda dapat mengganti nilai kolom ini jika diperlukan, atau membiarkannya sesuai default.
Tentukan jenis pemesanan yang diperbolehkan untuk acara ini pada tab Allowed booking types (Anda juga dapat mengaturnya nanti atau per pelaku perjalanan). Hanya jenis pemesanan yang diaktifkan di sini yang akan terlihat oleh peserta. Jika diperlukan jenis pemesanan tambahan setelah acara diterbitkan, administrator dan koordinator dapat menambahkannya atau memesankan langsung untuk pelaku perjalanan.
Untuk Flight:
- Untuk menentukan jenis penerbangan yang diperbolehkan, pilih satu atau beberapa dari menu Allowed flight types berikut:
  - Sekali jalan
  - Pulang-pergi
  - Lokasi kepulangan dapat berbeda dari lokasi keberangkatan - Cocok jika pelaku perjalanan harus menghadiri lebih dari satu acara.
- Gunakan tombol + dan - untuk menentukan jumlah pendamping (misal, anggota keluarga) yang boleh dibukukan tiket pesawatnya pada kolom Allowed companions . Jika diaktifkan (dengan mengisi nilai selain 0), pelaku perjalanan dapat mengklik Add travelers saat memesan penerbangan. Jumlah pendamping maksimal sesuai yang Anda atur di sini.
- Klik pada kolom Allowed destination airports dan cari bandara tujuan yang diinginkan. Kolom ini digunakan untuk menentukan bandara mana saja yang dapat dipilih peserta untuk menghadiri acara (peserta bisa berangkat dari bandara mana saja). Anda juga bisa membiarkan kolom ini kosong atau mengaturnya nanti. Jika dibiarkan kosong, pelaku perjalanan dapat memesan penerbangan ke bandara mana pun.
  - Ketik nama atau kode bandara yang ingin Anda tambahkan. Nama bandara akan muncul sesuai yang Anda masukkan.
  - Centang bandara yang diinginkan.
  - Untuk menambah bandara lain, cari dan ulangi langkah ini.
- Gunakan kalender dan kolom waktu pada bagian Suggested arrival before dan Suggested departure after untuk mengatur kapan pelaku perjalanan disarankan memesan penerbangan. Secara default, tanggal ini mengikuti pengaturan pada kolom Event dates . Pelaku perjalanan akan diarahkan untuk memesan tiket dalam rentang tanggal dan waktu ini.
Untuk Hotel:
- Untuk mengizinkan pemesanan hotel pada acara ini, aktifkan pengaturannya.
- Klik Add untuk menentukan hotel yang dituju. Kolom Hotel akan muncul. Kolom ini digunakan untuk menentukan hotel mana saja yang bisa dipilih peserta selama acara. Anda juga dapat membiarkannya kosong.
- Ketik nama hotel yang ingin Anda tambahkan. Nama hotel akan muncul sesuai yang Anda masukkan.
- Pilih hotel yang diinginkan.
- Untuk menambah hotel lain, klik Add kembali dan ulangi langkahnya.
Untuk Train
- Untuk mengizinkan pemesanan kereta, aktifkan pengaturannya.
- Tidak ada pengaturan tambahan yang diperlukan.
Untuk Car
- Untuk mengizinkan pemesanan mobil sewa, aktifkan pengaturannya.
- Tidak ada pengaturan tambahan yang diperlukan.
Periksa isi tab Custom fields .
- Template yang digunakan untuk perjalanan Anda mungkin sudah memiliki kolom khusus. Nilai kolom khusus ini bisa saja sudah diisi dari template. Anda dapat menerima atau mengubah nilainya. Jika kolom khusus belum diisi, Anda mungkin wajib mengisinya.
- Anda juga dapat menambahkan kolom khusus lainnya. Jika ingin menambah kolom khusus, klik Add. Anda dapat memilih kolom khusus dan mengisi jawabannya.
Klik Create. Halaman acara akan ditampilkan.
Untuk menambahkan deskripsi acara, klik Event description. Halaman deskripsi acara akan muncul.
- Edit deskripsi sesuai kebutuhan. Anda dapat memformat teks dengan tebal, miring, bullet, memilih jenis huruf, warna, dan indentasi, serta menambahkan tautan. Jika sudah selesai, klik Save.
Untuk mengubah metode pembayaran yang diperbolehkan untuk jenis pemesanan tertentu, klik Payment details. Kemudian klik ikon pensil di bawah Payment method pada jenis pemesanan yang dimaksud dan ubah sesuai kebutuhan. Untuk penjelasan lebih lanjut, lihat langkah 9 dari Buat template (untuk acara dan perjalanan).. Klik Save jika sudah selesai.
Untuk mulai menambahkan pelaku perjalanan ke acara ini, klik + Traveler. Catatan: Pengguna yang menambahkan pelaku perjalanan akan tercatat sebagai kontak utama untuk perjalanan tersebut. Orang ini akan menjadi penghubung jika pelaku perjalanan memiliki pertanyaan. Perlu diketahui juga, jika Anda menggunakan template tanpa undangan, perjalanan akan otomatis dibuat untuk setiap pelaku perjalanan yang ditambahkan. Untuk template berbasis undangan, Anda dapat memilih untuk menerbitkan perjalanan dengan atau tanpa undangan email.
- Untuk menambah pelaku perjalanan karyawan: Klik + Traveler lalu masukkan nama atau email pengguna yang ingin diundang. Daftar pengguna yang sesuai akan muncul. Pilih pengguna yang ingin diundang. Ulangi langkah ini untuk setiap karyawan perusahaan yang akan hadir.
- Untuk menambah tamu yang bukan karyawan perusahaan Anda: Klik + Traveler lalu masukkan nama atau email tamu pada kolom pencarian. Daftar pengguna yang sesuai akan muncul. Pilih tamu yang ingin diundang. Ulangi langkah ini untuk setiap tamu. Jika tamu yang ingin diundang belum memiliki profil di sistem, klik Create company guest dan buatkan profil untuk tamu tersebut (profil tamu wajib memiliki email, nama depan, nama belakang, dan entitas hukum). Tidak semua pengguna dapat membuat profil perusahaan untuk tamu.
Untuk mengubah parameter:
- Untuk mengubah pengaturan acara sebelum diterbitkan, pilih opsi yang sesuai (misal, Event parametersdari menu Modify lalu edit parameter yang diinginkan dan klik Apply. Perubahan ini akan berlaku untuk semua perjalanan pelaku perjalanan dalam acara (kecuali yang sudah diubah secara individual dan terlepas dari acara, atau yang sudah dipesan).
- Untuk mengubah parameter pada satu atau beberapa perjalanan individu, centang nama pelaku perjalanan tersebut. Pilih opsi yang sesuai (misal, Trip parametersdari menu Modify di bagian bawah halaman, lalu ubah parameter sesuai kebutuhan. Perlu diketahui, setelah Anda mengubah parameter perjalanan seorang pelaku perjalanan, perubahan di tingkat acara tidak akan lagi berlaku untuk mereka.
Selanjutnya:
- Untuk perjalanan acara yang menggunakan template tanpa undangan, perjalanan akan otomatis dibuat saat Anda menambahkan pelaku perjalanan. Anda tidak perlu menerbitkan acara atau perjalanannya.
- Untuk perjalanan acara yang menggunakan template berbasis undangan, Anda dapat menerbitkan perjalanan acara dengan mengklik Publish trips atau lihat Menerbitkan perjalanan untuk sebuah acara untuk penjelasan lebih lanjut. Anda akan diminta untuk menentukan apakah ingin mengirim undangan email kepada peserta.

Melihat dan mengelola acara yang sudah ada

Masuk ke Online Booking Tool.
Klik Trips. Halaman Trips akan ditampilkan.
Pilih tab Events .
Anda dapat memfilter berdasarkan nama acara, tanggal acara, atau status acara (khusus acara yang akan datang).
1. Pilih Upcoming dari menu untuk melihat acara yang akan datang atau sedang berlangsung.
2. Pilih Completed dari menu untuk melihat acara yang sudah selesai.
3. Pilih Canceled dari menu untuk melihat acara yang dibatalkan.
Setiap acara yang telah dibuat akan tampil dalam satu baris. Untuk setiap acara, akan ditampilkan lokasi, tanggal, dan jenis pemesanan. Untuk acara yang masih memiliki perjalanan yang belum diterbitkan, Anda dapat menerbitkan perjalanan tersebut (dengan atau tanpa notifikasi email).
Cari acara yang ingin Anda lihat dan klik. Halaman detail acara akan ditampilkan. Untuk setiap pelaku perjalanan, akan ditampilkan: Nama pelaku perjalanan, nama perjalanan, tanggal perjalanan, jendela perjalanan, jenis pemesanan (yang diizinkan), status perjalanan, status undangan (khusus acara dengan template berbasis undangan). Ikon hijau pada jenis pemesanan menandakan pelaku perjalanan sudah menyelesaikan pemesanan untuk jenis tersebut. Anda dapat mengurutkan berdasarkan Trip Status (misal, Pending). Untuk acara yang menggunakan template berbasis undangan, Anda juga dapat mengurutkan berdasarkan Invite status (Diundang, Belum diundang).
Anda dapat meninjau dan mengedit parameter acara, daftar pelaku perjalanan, atau parameter pada perjalanan pelaku perjalanan tertentu.
1. Mengubah parameter acara
  1. Untuk mengubah Event description, klik bagian tersebut. Edit sesuai kebutuhan lalu klik Save.
  2. Untuk mengedit atau menambah Internal note, klik bagian tersebut. Edit sesuai kebutuhan lalu klik Save.
  3. Untuk mengubah parameter acara, pilih Event parameters dari menu Modify lalu edit parameter yang diinginkan dan klik Apply. Perubahan ini akan berlaku untuk semua perjalanan pelaku perjalanan dalam acara (kecuali yang sudah diubah secara individual dan terlepas dari acara, atau yang sudah dipesan).
  4. Untuk mengubah kontak acara, pilih Event contacts dari menu Modify lalu edit sesuai kebutuhan dan klik Save.
2. Mengubah pelaku perjalanan dan parameter perjalanan mereka
  1. Untuk mengubah parameter pada satu atau beberapa perjalanan individu, centang nama pelaku perjalanan tersebut. Pilih parameter yang sesuai dari menu Modify di bagian bawah halaman, lalu ubah parameter sesuai kebutuhan. Perlu diketahui, setelah Anda mengubah parameter perjalanan seorang pelaku perjalanan, perjalanan tersebut akan ditandai sebagai telah diubah dan perubahan di tingkat acara tidak akan lagi berlaku untuk mereka.
  2. Untuk menambah pelaku perjalanan, klik + Traveler, cari pelaku perjalanan yang diinginkan lalu pilih namanya. Untuk acara dengan template berbasis undangan, Anda perlu mengklik Publish trips (kanan atas) untuk membuat perjalanan acara bagi mereka. Untuk acara dengan template tanpa undangan, perjalanan acara akan otomatis dibuat.
  3. Untuk menghapus pelaku perjalanan, pilih perjalanan mereka (dengan mengklik nama perjalanan). Halaman detail perjalanan akan ditampilkan. Pilih Cancel trip dari menu Actions . Semua tautan dalam undangan email yang sudah dikirim tidak akan berlaku lagi. Catatan: Jika sudah ada pemesanan untuk acara, Anda akan diminta untuk membatalkannya.
  4. Untuk mengunggah daftar peserta, klik Upload lalu ikuti petunjuk pada bagian Membuat acara di halaman ini.
  5. Untuk mengunduh daftar peserta saat ini, klik Download pada toolbar.

Menerbitkan perjalanan untuk sebuah acara (khusus acara yang menggunakan undangan)

Setelah Anda membuat acara berbasis undangan (misal, menggunakan template dengan undangan), Anda dapat melihat pratinjau undangan dan menerbitkan perjalanan yang akan digunakan untuk pemesanan acara. Saat menerbitkan acara, Anda dapat memilih apakah ingin peserta menerima undangan melalui email.

Untuk acara yang dibuat dengan template tanpa undangan, pelaku perjalanan yang ditambahkan ke acara tidak akan menerima undangan email, namun perjalanan akan otomatis dibuat untuk setiap pelaku perjalanan begitu mereka ditambahkan. Anda (atau agen) dapat langsung melakukan pemesanan perjalanan untuk masing-masing pelaku perjalanan dengan mengklik perjalanan mereka di acara. Atau, pelaku perjalanan dapat memesan sendiri.

Masuk ke Online Booking Tool.
Klik Trips. Halaman Trips akan ditampilkan.
Pilih tab Events .
Pilih Upcoming untuk melihat acara yang akan datang (jika belum dipilih). Setiap acara yang telah dibuat akan tampil dalam satu baris. Untuk setiap acara, akan ditampilkan lokasi, tanggal, dan jenis pemesanan.
Cari acara yang ingin Anda lihat lalu klik barisnya. Halaman perjalanan acara akan ditampilkan.
- Untuk mengubah parameter acara yang sudah memiliki perjalanan yang diterbitkan, pilih Event parameters dari menu Modify lalu edit sesuai kebutuhan dan klik Apply.
Klik Publish trips.
- Untuk menerbitkan perjalanan dalam acara tanpa mengirim undangan email kepada peserta, klik Publish only.
- Untuk menerbitkan perjalanan dalam acara sekaligus mengirim undangan email kepada peserta, klik Publish and send invites.
- Untuk mencoba tampilan undangan, klik tautan yang tersedia (setelah Anda mengklik Publish trips). Undangan akan dikirim ke alamat email Anda.
Setelah diterbitkan, Anda masih bisa melakukan perubahan pada beberapa parameter acara dan/atau perjalanan pelaku perjalanan. Namun, perubahan hanya berlaku untuk pemesanan berikutnya, bukan untuk pemesanan yang sudah dilakukan (untuk detail lebih lanjut, lihat bagian Melihat dan mengelola acara yang sudah ada di topik ini). Beberapa hal yang dapat diubah, antara lain:
- Nama acara/perjalanan
- Deskripsi acara/perjalanan
- Tanggal perjalanan (misal, ubah tanggal mulai atau akhir)
- Detail pembayaran
- Jenis pemesanan yang diizinkan
- Jumlah pendamping yang diizinkan untuk penerbangan (maksimal 5 pendamping tambahan dalam satu PNR)
- Jawaban untuk kolom khusus (atas nama pelaku perjalanan)
- Nilai kolom profil untuk perjalanan (misal cost center, entitas hukum)
- Menambah pelaku perjalanan tambahan
- Menghapus pelaku perjalanan (yang belum melakukan pemesanan).

Melihat laporan acara

Anda dapat melihat metrik detail pada sebuah acara.

Masuk ke Online Booking Tool.
Klik Trips. Halaman Trips akan ditampilkan.
Pilih tab Events .
Pilih Upcoming untuk melihat acara yang akan datang (jika belum dipilih). Anda juga dapat melihat laporan untuk acara yang sudah selesai.
Cari acara yang ingin Anda lihat laporannya lalu klik barisnya. Halaman acara akan ditampilkan.

Klik Reporting. Metrik laporan untuk halaman ini akan ditampilkan.