Réserver un voyage pour un invité

Cette page explique les différents processus de réservation de voyage pour les invités. Cependant, la réservation pour les invités peut ne pas être activée pour votre entreprise (contactez votre administrateur d'entreprise en cas de doute). Dans certains cas spécifiques, seuls certains utilisateurs peuvent réserver des voyages pour des invités. Enfin, votre capacité à réserver un voyage pour un invité peut dépendre du fait que l'invité ait un profil configuré dans le système. 

Pour plus de détails, consultez Réservation pour les invités - Vue d'ensemble, Réservation pour les invités - prérequis, et Activer la réservation pour les invités sans profil (administrateurs uniquement).

TABLE DES MATIÈRES

• Réserver un voyage pour un invité
  • Réserver un voyage pour un invité sans profil
  • Réserver un voyage pour un invité avec un profil
    • Créer un profil (pour un voyageur invité)
  • Sujets connexes

Réserver un voyage pour un invité sans profil

Cette fonctionnalité doit d'abord être activée par l'administrateur de l'entreprise. Une fois activée, tout employé de l'entreprise peut effectuer des réservations de voyage pour des invités.

1. Connectez-vous à l'outil de réservation en ligne.
2. Cliquez sur Réserver dans le menu principal.
3. Sélectionnez le type de réservation que vous souhaitez effectuer (Vol, Hôtel, Voiture).
4. Cliquez sur Réserver pour un invité. Le voyageur sera remplacé par Voyageur invité.
5. Saisissez les critères de recherche pour la réservation de votre invité :
   • Vol : lieu/dates/heure d'origine/destination, etc.
   • Hôtel : lieu, date d'arrivée, date de départ, type de chambre, etc.
   • Voiture : lieu et heure de prise en charge/retour, etc.
6. Une fois que vous avez trouvé l'offre souhaitée, sélectionnez-la et passez à la validation.
7.  Sélectionnez le nom de l'invité dans le menu (s'il y figure) ou saisissez les informations requises pour l'invité dans la section des détails Voyageur de la page Validation .
   • Cochez la case Enregistrer les informations du voyageur pour une utilisation future si vous pensez avoir besoin de réutiliser ces informations pour de futures réservations. Si vous cochez cette case, les informations du voyageur invité vous seront accessibles via un menu Voyageur invité lors de la réservation et vous pourrez ajouter d'autres réservations de voyage à leurs trajets.
8. Cliquez sur Confirmer une fois terminé.
9. Saisissez toutes les informations de fidélité pertinentes.
10. Sélectionnez le mode de paiement pertinent. Vous pouvez également ajouter un nouveau mode de paiement pour le voyageur invité.
11. Si votre entreprise exige une valeur pour le champ Motif du voyage, saisissez une option valide (par exemple, Invité).
12. Créez un nouveau voyage auquel ajouter la réservation de l'invité et saisissez un nom pour le voyage.
13. Cliquez sur Réserver. Le voyage et la réservation de l'invité apparaîtront sous l'onglet À venir de la page Voyages de la personne ayant effectué la réservation. L'invité recevra une confirmation de la réservation par e-mail.

Réserver un voyage pour un invité avec un profil

Seul un administrateur d'entreprise ou un agent Spotnana peut réserver des voyages pour des invités ayant des profils dans l'outil de réservation en ligne. Le profil doit être créé par un administrateur d'entreprise ou un agent Spotnana avant de commencer la recherche de voyage.

1. Connectez-vous à l'outil de réservation en ligne.
2. Sélectionnez l'invité dans le champ de sélection du voyageur.
3. Ensuite, procédez à la réservation de vol, d'hôtel ou de voiture comme vous le feriez normalement. Une fois la réservation effectuée, l'invité recevra une confirmation de la réservation par e-mail.

Créer un profil (pour un voyageur invité)

Vous n'avez besoin de créer un profil que pour les invités pour lesquels vous souhaitez un profil dans l'outil de réservation en ligne. Seul un administrateur d'entreprise ou un agent Spotnana peut créer un profil.

1. Connectez-vous à l'outil de réservation en ligne.
2. Sélectionnez Utilisateurs dans le menu Programme.
3.  Cliquez sur Ajouter un nouvel utilisateur.
4.  Renseignez tous les champs obligatoires (y compris la sélection d'une entité juridique) et cliquez sur Ajouter. Le profil sera créé pour votre voyageur invité et la politique de voyage de l'entité juridique, du bureau, du département et du centre de coûts pertinents sera appliquée. Vous pouvez maintenant réserver des voyages pour cet invité.

Sujets connexes

• Réserver un hôtel
• Réserver un vol
• Réserver une voiture de location
• Réservation pour les invités - Vue d'ensemble
• Réservation pour les invités - prérequis
• Activer la réservation pour les invités sans profil