Book rejse for en gæst

Denne side gennemgår forskellige måder at booke rejser for gæster på. Vær opmærksom på, at det ikke er sikkert, at denne funktion er aktiveret i din virksomhed (kontakt din virksomhedsadministrator, hvis du er i tvivl). I visse tilfælde kan det kun være udvalgte brugere, der har adgang til at booke for gæster. Derudover afhænger muligheden for at booke for en gæst af, om gæsten har en profil i systemet. 

Du kan læse mere under Gæstebooking – Oversigt, Booking for gæster – forudsætningerog Aktivér booking for gæster uden profiler (kun for administratorer).

INDHOLDSFORTEGNELSE

• Book rejse for en gæst
  • Book rejse for en gæst uden profil
  • Book rejse for en gæst med profil
    • Opret en profil (for gæsterejsende)
  • Relaterede emner

Book rejse for en gæst uden profil

Denne funktion skal først aktiveres af virksomhedens administrator. Når den er aktiveret, kan alle medarbejdere i virksomheden booke rejser for gæster.

1. Log ind i Online Booking Tool.
2. Klik på Book i hovedmenuen.
3. Vælg den type booking, du ønsker (Fly, Hotel, Bil).
4. Klik på Book for en gæst. Rejsende ændres nu til Gæsterejsende.
5. Indtast søgekriterier for din gæstebooking:
   • Fly: afgang/destination, datoer, tidspunkter osv.
   • Hotel: sted, ankomstdato, afrejsedato, værelsestype osv.
   • Bil: afhentnings- og afleveringssted samt tidspunkt osv.
6. Når du har fundet det ønskede tilbud, vælg det og fortsæt til betaling.
7.  Vælg gæstens navn i menuen (hvis det fremgår der), eller indtast de nødvendige oplysninger om gæsten i afsnittet Rejsende på Betalingssiden .
   • Sæt flueben i Gem rejsendes oplysninger til fremtidig brug hvis du ønsker at kunne genbruge oplysningerne til senere bookinger. Hvis du vælger dette, vil gæstens oplysninger fremover være tilgængelige via Gæsterejsende menuen, når du booker, og du kan tilføje flere rejser til samme gæst.
8. Klik på Bekræft når du er færdig.
9. Indtast eventuelle relevante oplysninger om loyalitetsprogrammer.
10. Vælg den ønskede betalingsmetode. Du kan også tilføje en ny betalingsmetode for gæsten.
11. Hvis din virksomhed kræver, at du angiver en værdi i feltet Rejseårsag , skal du vælge en gyldig mulighed (fx Gæst).
12. Opret en ny rejse, som gæstebookingen skal tilføjes til, og giv rejsen et navn.
13. Klik på Book. Rejsen og gæstebookingen vil nu fremgå under fanen Kommende på siden Rejser hos den person, der har foretaget bookingen. Gæsten modtager en bekræftelse på e-mail.

Book rejse for en gæst med profil

Kun en virksomhedsadministrator eller Spotnana-agent kan booke rejser for gæster med profil i Online Booking Tool. Profilen skal være oprettet af en administrator eller Spotnana-agent, før rejsesøgningen påbegyndes.

1. Log ind i Online Booking Tool.
2. Vælg gæsten i feltet til valg af rejsende.
3. Fortsæt herefter med at booke fly, hotel eller bil som du plejer. Når bookingen er gennemført, modtager gæsten en bekræftelse på e-mail.

Opret en profil (for gæsterejsende)

Du skal kun oprette en profil for de gæster, der skal have en profil i Online Booking Tool. Kun en administrator eller Spotnana-agent kan oprette en profil.

1. Log ind i Online Booking Tool.
2. Vælg Brugere i Program menuen.
3.  Klik på Tilføj ny bruger.
4.  Udfyld alle nødvendige felter (herunder valg af juridisk enhed), og klik på Tilføj. Profilen oprettes for gæsterejsende, og den relevante rejsepolitik for den juridiske enhed, afdeling og omkostningssted bliver automatisk tilknyttet. Nu kan du booke rejser for denne gæst.

Relaterede emner

• Book et hotel
• Book en flyrejse
• Book en lejebil
• Gæstebooking – Oversigt
• Booking for gæster – forudsætninger
• Aktivér booking for gæster uden profiler