Varaus vieraalle matkustajalle

Tällä sivulla kerrotaan eri tavoista varata matkoja vieraille. Kaikilla yrityksillä ei kuitenkaan ole tätä mahdollisuutta käytössä (jos olet epävarma, tarkista asia yrityksesi pääkäyttäjältä). Joissain tapauksissa vain tietyt käyttäjät voivat tehdä varauksia vieraille. Lisäksi mahdollisuus varata matka vieraalle voi riippua siitä, onko vieraalle luotu profiili järjestelmään. 

Lue lisää kohdista Vieraiden varaukset – yleiskatsaus, Vieraiden varausten edellytyksetsekä Varaus vieraille ilman profiilia (vain pääkäyttäjille).

SISÄLLYSLUETTELO

• Varaus vieraalle matkustajalle
  • Varaus vieraalle, jolla ei ole profiilia
  • Varaus vieraalle, jolla on profiili
    • Luo profiili (vieraalle matkustajalle)
  • Aiheeseen liittyvät ohjeet

Varaus vieraalle, jolla ei ole profiilia

Tämä toiminto täytyy ottaa käyttöön yrityksen pääkäyttäjän toimesta. Kun toiminto on aktivoitu, kuka tahansa yrityksen työntekijä voi varata matkoja vieraille.

1. Kirjaudu sisään Online Booking Tool -järjestelmään.
2. Napsauta Varaa päävalikosta.
3. Valitse haluamasi varauksen tyyppi (Lento, Hotelli, Auto).
4. Napsauta Varaa vieraalle. Matkustajaksi vaihtuu Vierasmatkustaja.
5. Täytä vieraasi varaukseen tarvittavat hakutiedot:
   • Lento: lähtö-/määränpää, päivämäärät, kellonajat jne.
   • Hotelli: kohde, saapumispäivä, lähtöpäivä, huonetyyppi jne.
   • Auto: nouto-/palautuspaikka ja -aika jne.
6. Kun olet löytänyt sopivan vaihtoehdon, valitse se ja siirry maksamaan varaus.
7.  Valitse vieraan nimi valikosta (jos se on listalla) tai syötä tarvittavat tiedot vieraasta Matkustaja tietojen kohdassa Kassalle sivulla.
   • Rastita Tallenna matkustajan tiedot myöhempää käyttöä varten -ruutu, jos uskot tarvitsevasi samoja tietoja jatkossa. Jos valitset tämän, vieraan tiedot löytyvät jatkossa Vierasmatkustaja valikosta varauksia tehdessäsi ja voit lisätä muita varauksia samalle matkalle.
8. Napsauta Vahvista kun olet valmis.
9. Syötä mahdolliset kanta-asiakastiedot.
10. Valitse maksutapa. Voit myös lisätä uuden maksutavan vieraalle.
11. Jos yrityksesi vaatii syyn matkalle Matkan syy -kenttään, anna sopiva vaihtoehto (esim. Vieras).
12. Luo uusi matka, johon lisäät vieraan varauksen, ja anna matkalle nimi.
13. Napsauta Varaa. Matka ja vieraan varaus näkyvät Tulevat matkat välilehdellä Matkat sivulla sen henkilön kohdalla, joka teki varauksen. Vieras saa varausvahvistuksen sähköpostitse.

Varaus vieraalle, jolla on profiili

Vain yrityksen pääkäyttäjä tai Spotnanan asiantuntija voi tehdä varauksia vieraille, joilla on profiili Online Booking Toolissa. Profiili täytyy luoda etukäteen pääkäyttäjän tai Spotnanan asiantuntijan toimesta ennen varauksen aloittamista.

1. Kirjaudu sisään Online Booking Tool -järjestelmään.
2. Valitse vieras matkustajavalikosta.
3. Jatka tämän jälkeen lentojen, hotellin tai auton varaukseen normaalisti. Kun varaus on tehty, vieras saa vahvistuksen sähköpostitse.

Luo profiili (vieraalle matkustajalle)

Profiili täytyy luoda vain niille vieraille, joiden halutaan näkyvän Online Booking Toolissa. Profiilin voi luoda ainoastaan yrityksen pääkäyttäjä tai Spotnanan asiantuntija.

1. Kirjaudu sisään Online Booking Tool -järjestelmään.
2. Valitse Käyttäjät [kohdasta Ohjelma valikosta.
3.  Napsauta Lisää uusi käyttäjä.
4.  Täytä kaikki vaaditut tiedot (mukaan lukien oikeushenkilön valinta) ja napsauta Lisää. Profiili luodaan vieraalle matkustajalle ja kyseisen oikeushenkilön, toimiston, osaston sekä kustannuspaikan matkustussäännöt tulevat voimaan. Tämän jälkeen voit tehdä varauksia tälle vieraalle.

Aiheeseen liittyvät ohjeet

• Varaa hotelli
• Varaa lento
• Varaa vuokra-auto
• Vieraiden varaukset – yleiskatsaus
• Vieraiden varausten edellytykset
• Varaus vieraille ilman profiilia