Boka resa åt en gäst

På denna sida går vi igenom olika sätt att boka resor åt gäster. Observera att möjligheten att boka åt gäster kanske inte är aktiverad för ditt företag (kontakta din företagsadministratör om du är osäker). I vissa fall kan det även vara så att endast utvalda användare har behörighet att boka åt gäster. Slutligen kan det påverka möjligheten att boka om gästen har en profil i systemet eller inte. 

Läs mer i Gästbokning – översikt, Boka åt gäster – förutsättningaroch Aktivera bokning åt gäster utan profil (endast administratörer).

INNEHÅLLSFÖRTECKNING

• Boka resa åt en gäst
  • Boka resa åt en gäst utan profil
  • Boka resa åt en gäst med profil
    • Skapa profil (för gästresenär)
  • Relaterade ämnen

Boka resa åt en gäst utan profil

Funktionen måste först aktiveras av företagets administratör. När det är gjort kan alla anställda boka resor åt gäster.

1. Logga in i Online Booking Tool.
2. Klicka på Boka i huvudmenyn.
3. Välj vilken typ av bokning du vill göra (flyg, hotell eller hyrbil).
4. Klicka på Boka åt gäst. Då ändras resenären till Gästresenär.
5. Fyll i sökkriterier för din gästbokning:
   • Flyg: från/till, datum, tid med mera.
   • Hotell: ort, ankomstdatum, avresedatum, rumstyp med mera.
   • Hyrbil: upphämtnings- och återlämningsplats samt tid, med mera.
6. När du hittat det alternativ du vill boka, välj det och gå vidare till kassan.
7.  Välj gästens namn i menyn (om det finns där) eller fyll i gästuppgifterna under Resenär under avsnittet Kassa .
   • Kryssa i rutan Spara resenärens uppgifter för framtida användning om du tror att du kommer behöva använda informationen igen. Om du sparar uppgifterna kommer gästens information att finnas tillgänglig i en Gästresenär meny vid framtida bokningar, och du kan då även lägga till fler resor för samma gäst.
8. Klicka på Bekräfta när du är klar.
9. Fyll i eventuella lojalitetsuppgifter.
10. Välj önskat betalsätt. Du kan även lägga till ett nytt betalsätt för gästen.
11. Om ditt företag kräver ett värde i fältet Resans syfte , ange då ett giltigt alternativ (till exempel Gäst).
12. Skapa en ny resa att lägga gästbokningen i och ge resan ett namn.
13. Klicka på Boka. Resan och gästbokningen visas nu under fliken Kommande på sidan Resor för den som gjorde bokningen. Gästen får en bekräftelse via e-post.

Boka resa åt en gäst med profil

Endast en företagsadministratör eller Spotnana-agent kan boka resor åt gäster med profil i Online Booking Tool. Profilen måste först skapas av en administratör eller Spotnana-agent innan du kan söka resa.

1. Logga in i Online Booking Tool.
2. Välj gästen i fältet för resenärsval.
3. Fortsätt sedan att boka flyg, hotell eller hyrbil som vanligt. När bokningen är klar får gästen en bekräftelse via e-post.

Skapa profil (för gästresenär)

Du behöver bara skapa profil för de gäster som ska ha en profil i Online Booking Tool. Endast en administratör eller Spotnana-agent kan skapa en profil.

1. Logga in i Online Booking Tool.
2. Välj Användare i menyn Program .
3.  Klicka på Lägg till ny användare.
4.  Fyll i alla obligatoriska fält (inklusive val av juridisk enhet) och klicka på Lägg till. Profilen skapas då för gästen och företagets resepolicy för vald juridisk enhet, kontor, avdelning och kostnadsställe tillämpas. Nu kan du boka resor åt denna gäst.

Relaterade ämnen

• Boka hotell
• Boka flyg
• Boka hyrbil
• Gästbokning – översikt
• Boka åt gäster – förutsättningar
• Aktivera bokning åt gäster utan profil