Cree, publique y gestione un evento (versión más reciente)

Creado por Ashish Chaudhary, Modificado el Sab, 4 Oct a 8:22 A. M. por Ashish Chaudhary

Crear, publicar y gestionar un evento (versión más reciente)

Sólo los usuarios con ciertos roles pueden crear, publicar y administrar eventos. Los administradores de la empresa y los coordinadores de eventos podrán realizar las tareas que se describen a continuación.

ÍNDICE

Crear, publicar y gestionar un evento

Crear un evento

Inicie sesión en la Herramienta de Reservas Online.
Haga clic en Viajes. La página de Viajes se mostrará en pantalla.
Haga clic en Crear (arriba a la derecha) y seleccione Evento desde plantilla en el menú. Se abrirá la ventana Crear evento desde plantilla .
El campo Organización se completará automáticamente con el nombre de su empresa. Si es administrador de una TMC, seleccione la organización correspondiente.
Seleccione la plantilla que desea utilizar para su evento en el campo Plantilla de viaje . Así podrá heredar los valores predefinidos de la plantilla elegida. Si no está seguro de cuál seleccionar, consulte con su responsable de viajes. Por ejemplo, para una orientación de nuevos empleados, puede que le convenga usar una plantilla basada en invitaciones.
Indique la ubicación del evento en el campo Ubicación .
Ingrese el nombre del evento en el campo Nombre . Este será el nombre que verán los asistentes invitados.
Configure la Fecha de inicio del evento y la Fecha de fin del evento según corresponda.
Configure la Fecha de inicio de ventana de viaje y la Fecha de fin de ventana de viaje para el evento.
- La fecha de inicio debe ser anterior al comienzo del evento. Recuerde considerar factores como el desfase horario, la distancia y posibles conexiones.
- La fecha de fin debe ser posterior a la finalización del evento.
Haga clic en Configuración avanzada para ver los detalles sobre los tipos de reserva. Tenga en cuenta que algunos de estos ajustes pueden estar predefinidos según la plantilla seleccionada. Esta sección cuenta con dos pestañas: Tipos de reserva permitidos y Datos del viaje.
La pestaña Datos del viaje muestra los campos del perfil del viajero (por ejemplo, Centro de costos) para los que el administrador de la plantilla ha indicado un valor diferente o ha permitido que usted lo modifique. Tenga en cuenta que cambiar el valor aquí no modifica permanentemente el perfil del viajero, sólo aplicará para eventos creados con esta plantilla. Para cada campo, se mostrará el valor que haya definido el administrador o, si no, se usará el valor predeterminado del perfil del viajero (aunque este último no se mostrará aquí). Puede modificar estos valores si lo necesita o dejarlos tal cual.
Configure los tipos de reserva permitidos para este evento en la pestaña Tipos de reserva permitidos (puede configurarlos también más adelante o por viajero). Sólo aparecerán a los asistentes los tipos de reserva habilitados para este evento. Si después de publicar el evento necesita habilitar un tipo de reserva adicional, los administradores y coordinadores podrán añadir esa opción o reservarla directamente para el viajero.
Para Vuelo:
- Para definir los tipos de vuelo permitidos, seleccione uno o varios de los siguientes en el menú Tipos de vuelo permitidos :
  - Sólo ida
  - Ida y vuelta
  - La ciudad de regreso puede ser distinta a la de salida – útil si los viajeros deben asistir a más de un evento.
- Use los botones + y - para indicar cuántos acompañantes (por ejemplo, familiares) puede reservar el viajero en el campo Acompañantes permitidos . Si activa esta función (poniendo un valor distinto de 0), los viajeros podrán hacer clic en Añadir viajeros al reservar vuelos. El número de acompañantes estará limitado al máximo que usted defina aquí.
- Haga clic en el campo Aeropuertos de destino permitidos y busque los aeropuertos deseados. Utilice este campo para indicar a qué aeropuertos pueden volar los asistentes para llegar al evento (pueden salir desde cualquier aeropuerto de origen). También puede dejar este campo sin configurar (o hacerlo más tarde). Si lo deja en blanco, los viajeros podrán reservar a cualquier aeropuerto.
  - Comience a escribir el nombre o código del aeropuerto que desea agregar. Aparecerán sugerencias según lo que vaya escribiendo.
  - Marque la casilla del aeropuerto deseado.
  - Para agregar más aeropuertos, repita la búsqueda y selección.
- Utilice el calendario y los campos de hora en Llegada sugerida antes de y Salida sugerida después de para definir cuándo se sugerirá a los viajeros reservar sus vuelos. Por defecto, estas fechas se basan en las que haya definido para los Fechas del evento . Se recomendará a los viajeros reservar sus vuelos dentro de estas fechas y horarios.
Para Hotel:
- Para permitir reservas de hotel para este evento, active la opción correspondiente.
- Haga clic en Añadir para seleccionar los hoteles designados. Aparecerá el campo Hotel . Utilice este campo para indicar los hoteles en los que los asistentes pueden hospedarse durante el evento. También puede dejar este campo sin configurar.
- Comience a escribir el nombre del hotel que desea agregar. Aparecerán sugerencias según lo que escriba.
- Seleccione el hotel deseado.
- Para agregar más hoteles, haga clic en Añadir nuevamente y repita el proceso.
Para Tren
- Para permitir reservas de tren para este evento, active la opción correspondiente.
- No se requieren configuraciones adicionales.
Para Auto
- Para permitir reservas de autos de alquiler para este evento, active la opción correspondiente.
- No se requieren configuraciones adicionales.
Revise el contenido de la pestaña Campos personalizados .
- La plantilla en la que se basa su viaje puede incluir campos personalizados. El valor de estos campos puede estar ya definido desde la plantilla. Si es así, puede aceptarlo o modificarlo. Si el campo personalizado no tiene valor, es posible que deba completarlo.
- También puede añadir campos personalizados adicionales. Si desea agregar uno a su viaje, haga clic en Añadir. Así podrá seleccionar un campo personalizado y dar la respuesta correspondiente.
Haga clic en Crear. Se mostrará la página del evento.
Para ingresar una descripción del evento, haga clic en Descripción del evento. Aparecerá la página de descripción del evento.
- Edite la descripción como desee. Puede dar formato al texto con negritas, cursivas, viñetas, elegir fuente, color, sangría y agregar enlaces. Cuando termine, haga clic en Guardar.
Para modificar los métodos de pago permitidos para un tipo de reserva, haga clic en Detalles de pagoy luego en el ícono de lápiz bajo Método de pago del tipo de reserva correspondiente y edite según sea necesario. Para más información sobre las opciones, consulte el paso 9 de Crear una plantilla (para eventos y viajes).. Haga clic en Guardar al finalizar.
Para comenzar a agregar viajeros a este evento, haga clic en + Viajero. Nota: La persona que agregue al viajero aparecerá como contacto principal para el viaje de ese viajero. Será la persona a la que el viajero podrá acudir en caso de dudas. Además, si utiliza una plantilla sin invitaciones, se creará automáticamente un viaje para cada viajero que agregue. En las plantillas basadas en invitaciones, podrá elegir si publicar los viajes con o sin enviar invitación por correo electrónico.
- Para agregar empleados como viajeros: Haga clic en + Viajero e ingrese el nombre o correo electrónico del usuario que desea invitar. Aparecerá una lista de usuarios que coincidan con ese nombre. Seleccione al usuario que desea invitar. Repita este paso para cada empleado de su empresa que vaya a asistir.
- Para agregar un invitado que no sea empleado de su empresa: Haga clic en + Viajero y comience a escribir su nombre o correo electrónico en el campo de búsqueda. Aparecerá una lista de usuarios que coincidan. Seleccione al invitado que desea agregar. Repita este paso para cada invitado. Si el viajero invitado aún no tiene perfil en el sistema, haga clic en Crear invitado de empresa y cree un perfil para esa persona (todo invitado debe tener correo electrónico, nombre, apellido y entidad legal). Es posible que no siempre tenga permiso para crear perfiles de invitados.
Para modificar parámetros:
- Si necesita cambiar algún ajuste del evento antes de publicarlo, seleccione la opción correspondiente (por ejemplo, Parámetros del evento) en el menú Modificar y edite los parámetros necesarios, luego haga clic en Aplicar. Estos cambios se aplicarán a todos los viajes del evento (excepto los que hayan sido modificados individualmente y estén desvinculados, o los que ya hayan sido reservados).
- Para cambiar parámetros de uno o varios viajes y viajeros específicos, marque la casilla de ese viajero. Seleccione la opción correspondiente (por ejemplo, Parámetros del viaje) en el menú Modificar al final de la página y edite los parámetros que desee. Tenga en cuenta que, al editar los parámetros de viaje de un viajero, los cambios que haga a nivel de evento ya no se aplicarán a ese viaje.
Luego:
- Para eventos que usan una plantilla sin invitaciones, los viajes se crearán automáticamente para cada viajero que agregue. No es necesario publicar el evento ni los viajes.
- Para eventos que usan una plantilla basada en invitaciones, puede publicar los viajes haciendo clic en Publicar viajes o consulte Publicar viajes para un evento para más detalles. Se le preguntará si desea enviar invitaciones a los asistentes.

Ver y gestionar eventos existentes

Inicie sesión en la Herramienta de Reservas Online.
Haga clic en Viajes. La página de Viajes se mostrará en pantalla.
Seleccione la pestaña Eventos .
Puede filtrar por nombre del evento, fecha o estado (sólo para eventos próximos).
1. Seleccione Próximos en el menú para ver los eventos próximos o en curso.
2. Seleccione Finalizados en el menú para ver eventos pasados.
3. Seleccione Cancelados en el menú para ver eventos cancelados.
Cada evento creado se mostrará como una fila. Para cada evento verá la ubicación, fechas y tipos de reserva permitidos. Si hay viajes aún sin publicar, podrá publicarlos (con o sin notificación por correo electrónico).
Busque el evento que desea consultar y haga clic sobre él. Se abrirá la página de detalles del evento. Para cada viajero se mostrará: nombre, nombre del viaje, fecha del viaje, ventana de viaje, tipos de reserva permitidos, estado del viaje, estado de la invitación (para eventos con plantilla basada en invitaciones). Un icono verde junto a un tipo de reserva indica que el viajero ya realizó esa reserva. Puede ordenar por Estado del viaje (por ejemplo, Pendiente). Para eventos con plantilla basada en invitaciones, también puede ordenar por Estado de la invitación (Invitado, No invitado).
Puede revisar y editar los parámetros del evento, la lista de viajeros o los parámetros asociados a un viaje en particular.
1. Cambiar parámetros del evento
  1. Para modificar la Descripción del evento, haga clic en ella. Edite lo que desee y luego pulse Guardar.
  2. Para editar o agregar una Nota interna, haga clic en ella. Edite como desee y pulse Guardar.
  3. Para cambiar cualquier parámetro del evento, seleccione Parámetros del evento en el menú Modificar y edite lo necesario, luego pulse Aplicar. Estos cambios se aplicarán a todos los viajes del evento (excepto los que hayan sido modificados individualmente y estén desvinculados, o los que ya hayan sido reservados).
  4. Para modificar los contactos del evento, seleccione Contactos del evento en el menú Modificar y edite según corresponda, luego pulse Guardar.
2. Cambios en los viajeros y parámetros de sus viajes
  1. Para modificar los parámetros de uno o varios viajes y viajeros específicos, marque la casilla de ese viajero. Seleccione los parámetros que desee en el menú Modificar al final de la página y edite lo necesario. Tenga en cuenta que, al modificar los parámetros del viaje de un viajero, ese viaje se marcará como modificado y los cambios a nivel de evento ya no se aplicarán a ese viaje.
  2. Para agregar viajeros, haga clic en + Viajero, busque el viajero deseado y selecciónelo. Para eventos con plantilla basada en invitaciones, deberá hacer clic en Publicar viajes (arriba a la derecha) para crear el viaje del evento para ese viajero. En eventos con plantilla sin invitaciones, el viaje se creará automáticamente.
  3. Para eliminar un viajero, seleccione su viaje (haciendo clic en el nombre del viaje). Se abrirá la página de detalles del viaje. Seleccione Cancelar viaje en el menú Acciones . Los enlaces en las invitaciones por correo ya enviadas dejarán de ser válidos. Nota: Si ya se realizaron reservas para el evento, se le pedirá que las cancele.
  4. Para cargar una lista de asistentes, haga clic en Cargar y consulte las instrucciones en la sección Crear un evento de esta misma página.
  5. Para descargar la lista actual de asistentes, haga clic en Descargar en la barra de herramientas.

Publicar viajes para un evento (para eventos que permiten invitaciones)

Una vez que haya creado su evento con invitaciones (por ejemplo, usando una plantilla que las requiera), podrá previsualizar las invitaciones y publicar los viajes que se utilizarán para las reservas del evento. Al publicar el evento, puede decidir si los asistentes recibirán o no la invitación por correo electrónico.

En los eventos creados con una plantilla que no utiliza invitaciones, los viajeros añadidos no recibirán invitaciones por correo, pero se creará un viaje para cada uno en cuanto se agregue. Usted (o un agente) podrá realizar las reservas de viaje de cada viajero haciendo clic en su viaje dentro del evento. Alternativamente, los propios viajeros pueden hacer sus reservas.

Inicie sesión en la Herramienta de Reservas Online.
Haga clic en Viajes. La página de Viajes se mostrará en pantalla.
Seleccione la pestaña Eventos .
Seleccione Próximos para ver los eventos próximos (si aún no está seleccionado). Cada evento creado se mostrará como una fila. Para cada evento verá la ubicación, fechas y tipos de reserva permitidos.
Busque el evento que desea consultar y haga clic sobre su fila. Se mostrará la página de viajes del evento.
- Para modificar los parámetros de un evento que ya tiene viajes publicados, seleccione Parámetros del evento en el menú Modificar edite lo necesario y pulse Aplicar.
Haga clic en Publicar viajes.
- Para publicar los viajes de un evento sin enviar invitaciones por correo, haga clic en Sólo publicar.
- Para publicar los viajes y enviar invitaciones por correo a los asistentes, haga clic en Publicar y enviar invitaciones.
- Si desea probar cómo se verá la invitación, haga clic en el enlace que aparece después de pulsar Publicar viajes. Recibirá la invitación en su correo electrónico.
Una vez publicado el evento, aún puede modificar algunos parámetros del evento o de los viajes de los viajeros. Sin embargo, estos cambios sólo aplicarán a futuras reservas, no a las ya realizadas (para más detalles, consulte la sección Ver y gestionar eventos existentes de este tema). Ejemplos de lo que puede modificar:
- Nombre del evento/viaje
- Descripción del evento/viaje
- Fechas de viaje (por ejemplo, cambiar la fecha de inicio o fin)
- Detalles de pago
- Tipos de reserva permitidos
- Número de acompañantes permitidos para vuelos (hasta 5 acompañantes adicionales en el mismo PNR)
- Respuestas a campos personalizados (en nombre del viajero)
- Valores de campos de perfil para el viaje (por ejemplo, centro de costos, entidad legal)
- Agregar viajeros adicionales
- Eliminar viajeros (que aún no hayan realizado reservas).

Consultar reportes de un evento

Puede consultar métricas detalladas de un evento.

Inicie sesión en la Herramienta de Reservas Online.
Haga clic en Viajes. La página de Viajes se mostrará en pantalla.
Seleccione la pestaña Eventos .
Seleccione Próximos para ver los eventos próximos (si aún no está seleccionado). También puede ver reportes de eventos finalizados.
Busque el evento del que desea ver el reporte y haga clic en su fila. Se mostrará la página del evento.

Haga clic en Reportes. Se mostrarán las métricas del evento.