Crear una plantilla (para eventos y viajes)
Las plantillas de viaje permiten a los administradores de la empresa crear modelos que luego pueden ser utilizados por otros usuarios (organizadores, asistentes, etc.) al crear eventos y viajes. Estas plantillas facilitan que los administradores definan y configuren ciertos valores de antemano. Los eventos o viajes que se creen a partir de ellas heredarán estos valores, lo que ayuda a mantener la coherencia y el cumplimiento de las políticas, además de ahorrar tiempo, sin perder la flexibilidad que necesitan quienes organizan los eventos o viajes.
TABLA DE CONTENIDOS
Crear una plantilla
Seleccionar Empresa en el menú Programa. Se mostrará la página de configuración de la empresa. Seleccionar
Plantillas de viaje (desde el menú Configuración) en la barra de navegación izquierda. Se mostrará la página de Plantillas de viaje. Haga clic en Crear nueva
. Se abrirá la página Nueva plantilla.Seleccione Invitar o
Sin invitación. Esta opción determina si los eventos y viajes creados a partir de esta plantilla permitirán que los coordinadores y asistentes envíen invitaciones a los viajeros. Además, suele indicar si las reservas las harán los propios viajeros o los asistentes. Una vez que se elige esta opción para la plantilla, no se puede modificar. Invitar permite enviar invitaciones por correo electrónico a los viajeros (empleados e invitados). Dicho correo incluye un enlace para que empleados e invitados gestionen su propia reserva.Sin invitación
no permite enviar invitaciones por correo electrónico. Los empleados pueden reservar por su cuenta (desde la página Viajes
) o bien un asistente puede hacerlo por ellos. En el caso de invitados, solo un coordinador podrá gestionar la reserva. Ingrese un nombre para la plantilla en el campo Nombre de la plantilla. El nombre debe ser descriptivo para que los coordinadores identifiquen fácilmente el tipo de evento o viaje para el que está pensada (por ejemplo: Viaje de inducción para nuevos empleados, Viaje para entrevistas a candidatos, Viaje de ponentes invitados, Traslado de empleados, etc.).
Utilice el campo Ubicación para definir de antemano la ubicación de todos los eventos o viajes que utilicen esta plantilla.
Al definir una ubicación específica en la plantilla, podrá establecer de antemano los aeropuertos, hoteles, etc. permitidos. Utilice el campo Tipo principal de viajero
para indicar qué tipo de viajeros (por ejemplo, Empleado, Invitado) se pueden agregar a los eventos o viajes que usen esta plantilla.
Utilice el campo Política para elegir qué política de viajes se aplicará a los viajeros al hacer reservas para cualquier viaje o evento creado con esta plantilla. Puede seleccionar la opción
Predeterminada del viajero o bien una política específica. Si elige Predeterminada del viajero , el sistema aplicará automáticamente la política predeterminada de cada viajero.
Si selecciona una política específica, podrá establecer el campo Aplicar la política del viajero si es menos restrictiva(por ejemplo, Permitido, No permitido) para que el sistema sepa cuál aplicar.
En la sección Tipos de reserva permitidos puede definir qué tipos de reservas estarán permitidos por defecto para los eventos o viajes que usen esta plantilla. También puede indicar los métodos de pago disponibles para cada tipo de reserva.
Para Vuelo : Puede permitir reservas aéreas por defecto activando el interruptor correspondiente. También puede especificar los tipos de vuelos (por ejemplo, solo ida, ida y vuelta), aeropuertos de destino (por ejemplo, JFK, LAX, LHR) y si se permiten acompañantes (como familiares). Use las casillas de verificación para seleccionar los
Tipos de vuelo permitidos y los Aeropuertos permitidos. Utilice los botones + y- para establecer la cantidad de Acompañantes permitidos. Para definir los métodos de pago para vuelos, haga clic en el ícono de lápiz en Método de pago (la opción predeterminada esPago predeterminado del viajero ), seleccione uno y haga clic en Confirmar . Las opciones disponibles son:Método de pago predeterminado : Todos los métodos de pago registrados en el perfil del viajero.Tarjeta en el perfil del viajero
: Todos los métodos de pago del perfil del viajero, excepto las tarjetas centrales. Tarjeta central
: Una tarjeta central específica que se asigne a este tipo de reserva en esta plantilla. Si selecciona esta opción, debe hacer clic en Siguiente
y luego seleccionar una o más tarjetas centrales y después hacer clic en Confirmar . Tarjeta de la plantilla : Cualquier tarjeta que haya añadido a esta plantilla. Si selecciona esta opción, debe hacer clic enSiguiente
y luego seleccionar una o más tarjetas de la plantilla y después hacer clic en Confirmar . Nota: Esta opción solo aparecerá si ya ha agregado tarjetas a la plantilla. Para añadir una tarjeta, haga clic enAgregar nueva tarjeta
. Agregar nueva tarjeta : Esta opción le permite añadir una nueva tarjeta desde el cuadro de diálogoAgregar tarjeta de crédito.
Una vez agregada la nueva tarjeta, podrá seleccionar Tarjeta de la plantilla como opción. Para Hotel : Puede permitir reservas de hotel por defecto activando el interruptor correspondiente. También puede especificar los hoteles permitidos. Para añadir un hotel, haga clic en
+ Agregar . Luego, utilice el buscador para encontrar el hotel deseado y marque las casillas para seleccionarlo. Para definir los métodos de pago para hoteles, haga clic en el ícono de lápiz en Método de pago (la opción predeterminada esPago predeterminado del viajero ), seleccione uno y haga clic en Confirmar . Las opciones disponibles son:Método de pago predeterminado : Todos los métodos de pago registrados en el perfil del viajero.Tarjeta en el perfil del viajero
: Todos los métodos de pago del perfil del viajero, excepto las tarjetas centrales. Tarjeta virtual
: Una tarjeta virtual específica que se asigne a este tipo de reserva en esta plantilla. Si selecciona esta opción, debe hacer clic en Siguiente
y luego seleccionar una o más tarjetas virtuales y después hacer clic en Confirmar . Tarjeta central : Una tarjeta central específica que se asigne a este tipo de reserva en esta plantilla. Si selecciona esta opción, debe hacer clic enSiguiente
y luego seleccionar una o más tarjetas centrales y después hacer clic en Confirmar . Tarjeta de la plantilla : Cualquier tarjeta que haya añadido a esta plantilla. Si selecciona esta opción, debe hacer clic enSiguiente
y luego seleccionar una o más tarjetas de la plantilla y después hacer clic en Confirmar . Nota: Esta opción solo aparecerá si ya ha agregado tarjetas a la plantilla. Para añadir una tarjeta, haga clic enAgregar nueva tarjeta
. Agregar nueva tarjeta : Esta opción le permite añadir una nueva tarjeta desde el cuadro de diálogoAgregar tarjeta de crédito.
Una vez agregada la nueva tarjeta, podrá seleccionar Tarjeta de la plantilla como opción. Para Tren : Puede permitir reservas de tren por defecto activando el interruptor correspondiente. Para definir los métodos de pago para trenes, haga clic en el ícono de lápiz en
Método de pago (la opción predeterminada es Pago predeterminado del viajero ), seleccione uno y haga clic en Confirmar . Las opciones disponibles son:Método de pago predeterminado : Todos los métodos de pago registrados en el perfil del viajero.Tarjeta en el perfil del viajero
: Todos los métodos de pago del perfil del viajero, excepto las tarjetas centrales. Tarjeta central
: Una tarjeta central específica que se asigne a este tipo de reserva en esta plantilla. Si selecciona esta opción, debe hacer clic en Siguiente
y luego seleccionar una o más tarjetas centrales y después hacer clic en Confirmar . Tarjeta de la plantilla : Cualquier tarjeta que haya añadido a esta plantilla. Si selecciona esta opción, debe hacer clic enSiguiente
y luego seleccionar una o más tarjetas de la plantilla y después hacer clic en Confirmar . Nota: Esta opción solo aparecerá si ya ha agregado tarjetas a la plantilla. Para añadir una tarjeta, haga clic enAgregar nueva tarjeta
. Agregar nueva tarjeta : Esta opción le permite añadir una nueva tarjeta desde el cuadro de diálogoAgregar tarjeta de crédito.
Una vez agregada la nueva tarjeta, podrá seleccionar Tarjeta de la plantilla como opción. Para Auto : Puede permitir reservas de autos de alquiler por defecto activando el interruptor correspondiente. Para definir los métodos de pago para autos, haga clic en el ícono de lápiz en
Método de pago (la opción predeterminada es Pago predeterminado del viajero ), seleccione uno y haga clic en Confirmar . Las opciones disponibles son:Método de pago predeterminado : Todos los métodos de pago registrados en el perfil del viajero.Tarjeta en el perfil del viajero
: Todos los métodos de pago del perfil del viajero, excepto las tarjetas centrales. Tarjeta virtual
: Una tarjeta virtual específica que se asigne a este tipo de reserva en esta plantilla. Si selecciona esta opción, debe hacer clic en Siguiente
y luego seleccionar una o más tarjetas virtuales y después hacer clic en Confirmar . Facturación directa : Una cuenta de facturación directa específica que se asigne a este tipo de reserva en esta plantilla. Si selecciona esta opción, debe hacer clic enSiguiente
y luego seleccionar una o más cuentas de facturación directa y después hacer clic en Confirmar . Tarjeta central : Una tarjeta central específica que se asigne a este tipo de reserva en esta plantilla. Si selecciona esta opción, debe hacer clic enSiguiente
y luego seleccionar una o más tarjetas centrales y después hacer clic en Confirmar . Tarjeta de la plantilla : Cualquier tarjeta que haya añadido a esta plantilla. Si selecciona esta opción, debe hacer clic enSiguiente
y luego seleccionar una o más tarjetas de la plantilla y después hacer clic en Confirmar . Nota: Esta opción solo aparecerá si ya ha agregado tarjetas a la plantilla. Para añadir una tarjeta, haga clic enAgregar nueva tarjeta
. Agregar nueva tarjeta : Esta opción le permite añadir una nueva tarjeta desde el cuadro de diálogoAgregar tarjeta de crédito.
Una vez agregada la nueva tarjeta, podrá seleccionar Tarjeta de la plantilla como opción. Si desea añadir campos personalizados a su plantilla, haga clic en Agregar en la sección
Respuestas a campos personalizados. Esto le permitirá seleccionar un campo personalizado y definir si la respuesta la proporcionará usted o el coordinador (quien utiliza la plantilla para crear los viajes o eventos). La respuesta que usted (o el coordinador) ingrese será heredada por todos los viajes o eventos que utilicen la plantilla. Una vez que haga clic en Agregar , seleccione el campo personalizado (por ejemplo, Motivo del viaje ) que desea añadir en el menúCampo personalizado. Luego, utilice el campoMétodo de respuesta para decidir si desea responder ahora o permitir que el coordinador lo haga más adelante. Si selecciona Definir respuesta ahora , se le pedirá que ingrese la respuesta. En la sección Sobrescribir campos del perfil del viajeropuede indicar si desea proporcionar un valor distinto para algún campo del perfil del viajero en esta plantilla, o permitir que los coordinadores lo hagan (por defecto, el sistema usará el valor del perfil del viajero). Los campos que puede sobrescribir son
Entidad legal , Centro de costos yDepartamento. Para cada uno, puede elegir entre las siguientes opciones:No permitir sobrescribir (opción predeterminada): El sistema usará el valor del perfil del viajero y el campo no se mostrará en el evento o viaje creado con esta plantilla.El coordinador puede sobrescribir
: Los coordinadores podrán establecer un valor diferente para ese campo, pero esto solo aplicará al evento o viaje creado con la plantilla (no modifica el perfil del viajero). Si el coordinador no edita el campo, se usará el valor del perfil. Definir valor ahora
: Usted puede definir un valor específico para el campo en esta plantilla. El coordinador también podrá editarlo si lo necesita al crear eventos o viajes desde la plantilla. Esto no modifica el perfil del viajero y solo aplica a los eventos o viajes creados con esta plantilla. En la sección
Configuraciones adicionales puede definir qué tipos de confirmaciones y recordatorios o actualizaciones por correo electrónico estarán activados por defecto y quién los recibirá en los eventos o viajes que usen esta plantilla. También puede ingresar una descripción y notas predeterminadas para el coordinador en todos los eventos o viajes creados con esta plantilla.
Si desea añadir contactos adicionales, active la opción Contactos adicionales. Por defecto, el viajero siempre recibirá todas las notificaciones relevantes para el viaje.
Utilice las casillas en Recibir correos para para definir las confirmaciones y recordatorios que se enviarán.
Para añadir usuarios en copia (CC), haga clic en + Agregar . Ingrese el correo electrónico del usuario. Para añadir más correos, haga clic en
+ Agregar .Para añadir usuarios en copia oculta (BCC), haga clic en + Agregar. Ingrese el correo electrónico del usuario. Para añadir más correos, haga clic en
+ Agregar .Si desea ingresar una descripción predeterminada para todos los eventos o viajes que usen esta plantilla, active la opción para el campo Descripción predeterminaday escriba el mensaje deseado. Se proporciona un editor de texto. El coordinador podrá modificar esta descripción al crear eventos o viajes desde la plantilla.
Si desea ingresar notas para el coordinador en todos los eventos o viajes que usen esta plantilla, active la opción para el campo Notas para el coordinador y escriba las notas deseadas. Se proporciona un editor de texto. Esta información solo la verá el coordinador al crear eventos o viajes desde la plantilla.
Cuando termine, haga clic en Guardar . Se mostrará la página de
Plantillas de viaje y la plantilla (con sus configuraciones) estará disponible para que sus coordinadores la utilicen al crear eventos y viajes.Editar una plantilla Utilice este procedimiento para modificar plantillas existentes. Seleccione
Empresa
en el
menú Programa. Se mostrará la página de configuración de la empresa. Seleccione Plantillas de viaje (desde el menú Configuración) en la barra de navegación izquierda.
Se mostrará la página de Plantillas de viaje. Busque la plantilla deseada y seleccione su nombre en la lista. También puede buscarla por nombre. Consulte los pasos de la sección Crear una plantilla en esta página para ver cómo configurar valores específicos. No es posible cambiar una plantilla de tipo Invitar a Sin invitación (ni viceversa). Haga clic en
Guardar
al finalizar. Se mostrará la página de Plantillas de viaje. Cualquier nuevo evento o viaje creado con esta plantilla usará los nuevos ajustes que acaba de realizar. Los eventos o viajes existentes que se basen en versiones anteriores de la plantilla no se verán afectados.
Temas relacionados Crear, publicar y gestionar un evento (última versión) Crear viajes desde una plantilla Trip templates page will be displayed. Any new events /trips created using this template will use the new settings you just made. Any existing events/trips based on earlier versions of this template will be unaffected by these changes.
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