Opret, offentliggør og administrér et arrangement (seneste version)

Kun brugere med bestemte roller kan oprette, offentliggøre og administrere arrangementer. Virksomhedsadministratorer og arrangementskoordinatorer har adgang til de funktioner, der beskrives i vejledningen nedenfor. 

INDHOLDSFORTEGNELSE

• Opret, offentliggør og administrér et arrangement
  • Opret et arrangement
  • Se og administrér eksisterende arrangementer
  • Offentliggør rejser for et arrangement (for arrangementer med invitationer)
  • Se rapportering for et arrangement
  • Relaterede emner

Opret et arrangement

1. Log ind i Online Booking-værktøjet. 

2. Klik på Rejser. Siden Rejser vises nu. 

3. Klik på Opret (øverst til højre), og vælg Arrangement fra skabelon i menuen. Dialogboksen Opret arrangement fra skabelon vises nu.

4. Feltet Organisation vil automatisk være udfyldt med din virksomheds navn. Hvis du er TMC-administrator, skal du vælge den relevante organisation.

5. Vælg den skabelon, du ønsker at bruge til dit arrangement, i feltet Rejseskabelon . På den måde kan du genbruge forudindstillede værdier fra skabelonen. Er du i tvivl om, hvilken skabelon du skal vælge, kan du spørge din rejseansvarlige. For eksempel kan du ved onboarding af nye medarbejdere vælge en skabelon med invitationer. 

6. Indtast arrangementets sted i feltet Lokation .

7. Indtast arrangementets navn i feltet Navn . Dette navn vil blive vist for alle deltagere, du inviterer.

8. Vælg Startdato for arrangement og Slutdato for arrangement , så det passer til arrangementet. 

9. Vælg Startdato for rejsevindue og Slutdato for rejsevindue for arrangementet. 

   • Startdatoen bør ligge før arrangementet begynder. Husk at tage højde for fx jetlag, rejsetid og eventuelle mellemlandinger.

   • Slutdatoen bør ligge efter arrangementet er slut.

10. Klik på Avancerede indstillinger for at se flere detaljer om bookingtyper. Bemærk, at nogle indstillinger kan være forudvalgt ud fra den valgte skabelon. Her finder du to faner: Tilladte bookingtyper og Rejsedata. 

11. Fanen Rejsedata indholder eventuelle felter fra rejsendes profil (fx Omkostningssted), hvor skabelonadministratoren enten har indsat en anden værdi eller givet dig mulighed for at angive en anden værdi. Bemærk, at hvis du indtaster en anden værdi, ændrer det ikke permanent rejsendes profil, men gælder kun for arrangementer oprettet med denne skabelon. For hvert felt vises enten en værdi fra administratoren eller standardværdien fra rejsendes profil (men standarden vises ikke her). Du kan tilpasse værdierne efter behov eller lade dem stå uændret.  

12. Vælg hvilke bookingtyper, der skal være mulige for dette arrangement, under fanen Tilladte bookingtyper (du kan også tilføje disse senere eller tilpasse per rejsende). Kun de bookingtyper, du aktiverer her, vil være synlige for deltagerne. Hvis der skal tilføjes en ekstra bookingtype efter offentliggørelse, kan administratorer og koordinatorer tilføje denne mulighed eller foretage bookingen på vegne af rejsende. 

13. For Flyrejser:

    • Vælg de flytyper, der skal være mulige, ved at markere en eller flere af følgende i menuen Tilladte flytyper :]></i> <i idx='68'><![CDATA[Enkeltbillet

      • One way

      • Retur

      • Retur-lufthavn kan være en anden end afgangslufthavn – nyttigt, hvis rejsende skal deltage i flere arrangementer.

    • Brug + og - til at angive hvor mange ledsagere (fx familiemedlemmer) en rejsende må booke flybilletter til i feltet Tilladte ledsagere . Hvis du vælger et tal større end 0, kan rejsende tilføje flere rejsende, når de booker fly. Antallet af ledsagere begrænses til det antal, du angiver her. Tilføj rejsende ved booking af fly. Rejsende kan maksimalt booke for det antal ledsagere, du har sat her. 

    • Klik i feltet Tilladte destinationslufthavne og søg efter de ønskede lufthavne. Her kan du angive alle de lufthavne, som deltagere må flyve til for at deltage i arrangementet (de kan booke fra alle afgangslufthavne). Du kan vælge ikke at udfylde feltet nu eller gøre det senere. Hvis du lader feltet stå tomt, kan rejsende booke til alle lufthavne. 

      • Begynd at indtaste navnet eller koden på den lufthavn, du vil tilføje. Navne på lufthavne vises, mens du skriver. 

      • Sæt flueben ved den ønskede lufthavn. 

      • For at tilføje flere lufthavne, søg og gentag. 

    • Brug kalenderen og tidsfelterne under Foreslået ankomst før og Foreslået afrejse efter til at angive, hvornår rejsende opfordres til at booke deres fly. Som udgangspunkt følger disse datoer det, du har angivet under Arrangementsdatoer . Rejsende vil blive opfordret til at booke fly inden for disse datoer og tidspunkter. 

14. For Hotel:

    • Hvis du vil tillade hotelbooking til arrangementet, skal du slå funktionen til.

    • Klik på Tilføj for at angive de ønskede hoteller. Feltet Hotel vises nu. Her kan du vælge de hoteller, hvor deltagerne må bo i forbindelse med arrangementet. Du kan også vælge ikke at udfylde feltet. 

    • Begynd at indtaste navnet på det hotel, du vil tilføje. Navne på hoteller vises, mens du skriver. 

    • Vælg det ønskede hotel.  

    • For at tilføje flere hoteller, klik på Tilføj igen og gentag. 

15. For Tog 

    • Hvis du vil tillade togrejser til arrangementet, skal du slå funktionen til.

    • Der er ingen yderligere indstillinger.

16. For Bil

    • Hvis du vil tillade billeje til arrangementet, skal du slå funktionen til.

    • Der er ingen yderligere indstillinger.

17. Gennemgå indholdet på fanen Brugerdefinerede felter . 

    • Den skabelon, din rejse bygger på, kan indeholde brugerdefinerede felter. Værdierne for disse felter kan allerede være sat ud fra skabelonen. Hvis det er tilfældet, kan du acceptere eller ændre værdien. Hvis feltet ikke har en værdi, kan du blive bedt om at udfylde det. 

    • Du kan også tilføje flere brugerdefinerede felter. Hvis du ønsker at tilføje et brugerdefineret felt til din rejse, klik på Tilføj. Så kan du vælge et felt og indtaste dit svar. 

18. Klik på Opret. Nu vises arrangementets side. 

19. For at tilføje en beskrivelse til arrangementet, klik på Arrangementsbeskrivelse. Siden til beskrivelse vises nu. 

    • Redigér beskrivelsen efter behov. Du kan formatere teksten med fed, kursiv, punktopstilling, skrifttype, farve og indrykninger samt tilføje links. Når du er færdig, klik på Gem. 

20. Hvis du vil redigere betalingsmetoder for en bestemt bookingtype, klik på Betalingsoplysninger. Klik derefter på blyant-ikonet under Betalingsmetode for den relevante bookingtype og redigér efter behov. For flere oplysninger om mulighederne, se trin 9 i Opret en skabelon (til arrangementer og rejser).. Klik på Gem når du er færdig. 

21. For at begynde at tilføje rejsende til arrangementet, klik på + Rejsende. Bemærk: Den bruger, der tilføjer en rejsende, vil blive angivet som kontaktperson for den pågældende rejsendes tur. Det er denne person, rejsende kan kontakte ved spørgsmål. Bemærk også, at hvis du bruger en skabelon uden invitationer, oprettes der automatisk en rejse for hver rejsende, du tilføjer. Ved skabeloner med invitationer får du mulighed for at offentliggøre rejserne med eller uden e-mailinvitation. 

    • Sådan tilføjer du medarbejdere som rejsende: Klik på + Rejsende og indtast navn eller e-mail på den person, du vil invitere. Du får vist en liste over brugere, der matcher navnet. Vælg den ønskede bruger. Gentag for hver medarbejder, du vil tilføje. 

    • Sådan tilføjer du en gæst, der ikke er ansat i virksomheden: Klik på + Rejsende og begynd at indtaste navn eller e-mail i søgefeltet. Du får vist en liste over brugere, der matcher navnet. Vælg den ønskede gæst. Gentag for hver gæst, du vil tilføje. Hvis gæsten endnu ikke har en profil i systemet, klik på Opret virksomhedsgæst og opret en profil til vedkommende (alle gæsteprofiler skal have e-mail, fornavn, efternavn og juridisk enhed). Det er ikke altid, du har mulighed for at oprette gæsteprofiler. 

22. Redigering af parametre: 

    • Hvis du vil ændre indstillinger for arrangementet, inden det offentliggøres, vælg den relevante mulighed (fx  Arrangementsparametre) i Redigér menuen, redigér parameterne og klik på Anvend. Ændringerne gælder for alle rejsendes ture i arrangementet (undtagen dem, der er redigeret individuelt eller allerede er booket).

    • Hvis du vil ændre parametre for én eller flere rejsende, sæt flueben ved den pågældende rejsende. Vælg den relevante mulighed (fx Rejseparametre) i Redigér menuen nederst på siden, og redigér parametrene efter behov. Bemærk, at når du redigerer en rejsendes tur, vil ændringer på arrangementniveau ikke længere gælde for denne tur. 

23. Herefter: 

    • For arrangementer, der bruger en skabelon uden invitationeroprettes rejser automatisk for de rejsende, du tilføjer. Du behøver ikke at offentliggøre arrangementet eller rejserne.

    • For arrangementer, der bruger en skabelon med invitationer, kan du offentliggøre rejserne ved at klikke på Offentliggør rejser eller læse mere under Offentliggør rejser for et arrangement for flere detaljer. Du bliver spurgt, om du vil sende invitationer til deltagerne.

Se og administrér eksisterende arrangementer

1. Log ind i Online Booking-værktøjet. 

2. Klik på Rejser. Siden Rejser vises nu. 

3. Vælg fanen Arrangementer .

4. Du kan filtrere efter arrangementsnavn, dato eller status (kun for kommende arrangementer). 

   1. Vælg Kommende i menuen for at se kommende eller igangværende arrangementer. 

   2. Vælg Afrundede i menuen for at se tidligere arrangementer.

   3. Vælg Aflyste i menuen for at se aflyste arrangementer.

5. Alle oprettede arrangementer vises som rækker. For hvert arrangement vises sted, datoer og bookingtyper. Hvis der er rejser, der endnu ikke er offentliggjort, kan du vælge at offentliggøre dem (med eller uden e-mailnotifikation).  

6. Find det arrangement, du vil se, og klik på det. Siden med arrangementsdetaljer vises. For hver rejsende vises: navn, rejsenavn, rejsedato, rejsevindue, tilladte bookingtyper, status på rejsen, invitationsstatus (for arrangementer med invitationer). En grøn ikon ud for en bookingtype betyder, at rejsen er booket. Du kan sortere efter Rejsestatus (fx Afventer). For arrangementer med invitationer kan du også sortere efter Invitationsstatus (Inviteret, Ikke inviteret). 

7. Du kan gennemgå og redigere arrangementsparametre, deltagerlisten eller indstillinger for den enkelte rejsendes tur. 

   1. Ændring af arrangementsparametre 

      1. Hvis du vil ændre Arrangementsbeskrivelse, klik på den. Redigér som ønsket og klik på Gem.

      2. For at redigere eller tilføje en Intern note, klik på den. Redigér som ønsket og klik på Gem.  

      3. Hvis du vil ændre andre parametre for arrangementet, vælg Arrangementsparametre i Redigér menuen, redigér som ønsket og klik på Anvend. Ændringerne gælder for alle rejsendes ture i arrangementet (undtagen dem, der er redigeret individuelt eller allerede er booket).

      4. Hvis du vil ændre kontaktpersoner for arrangementet, vælg Arrangements-kontakter i Redigér menuen, redigér efter behov og klik på Gem. 

   2. Ændringer for rejsende og deres rejseparametre

      1. Hvis du vil ændre parametre for én eller flere rejsende, sæt flueben ved den pågældende rejsende. Vælg relevante parametre i Redigér menuen nederst på siden og redigér efter behov. Når du redigerer en rejsendes tur, markeres den som ændret, og ændringer på arrangementniveau gælder ikke længere for denne tur.  

      2. For at tilføje flere rejsende, klik på + Rejsende, søg efter den ønskede rejsende og vælg vedkommende. For arrangementer med invitationer skal du klikke på Offentliggør rejser (øverst til højre) for at oprette rejsen. Ved arrangementer uden invitationer oprettes rejsen automatisk.    

      3. For at fjerne en rejsende, klik på rejsens navn. Siden med rejsedetaljer vises. Vælg Afbryd rejse i Handlinger menuen. Eventuelle links i allerede udsendte invitationer vil ikke længere virke. Bemærk: Hvis der allerede er foretaget bookinger til arrangementet, bliver du bedt om at annullere dem.

      4. Hvis du vil uploade en deltagerliste, klik på Upload og følg vejledningen i afsnittet Opret et arrangement ovenfor på denne side.

      5. For at downloade den aktuelle deltagerliste, klik på Download i værktøjslinjen.

Offentliggør rejser for et arrangement (for arrangementer med invitationer)

Når du har oprettet dit arrangement med invitationer (fx via en skabelon med invitationer), kan du forhåndsvise invitationer og offentliggøre de rejser, der skal bruges til booking. Når du offentliggør arrangementet, kan du vælge, om deltagerne skal have invitation på mail. 

For arrangementer oprettet med en skabelon uden invitationer, får rejsende ikke tilsendt invitationer, men der oprettes automatisk en rejse for hver rejsende, så snart de er tilføjet. Du (eller en agent) kan derefter foretage bookinger for hver rejsende ved at klikke på deres rejse i arrangementet. Alternativt kan rejsende selv booke.

1. Log ind i Online Booking-værktøjet. 

2. Klik på Rejser. Siden Rejser vises nu. 

3. Vælg fanen Arrangementer . 

4. Vælg Kommende for at se kommende arrangementer (hvis det ikke allerede er valgt). Alle oprettede arrangementer vises som rækker. For hvert arrangement vises sted, datoer og bookingtyper. 

5. Find det arrangement, du vil se, og klik på rækken. Siden med rejser for arrangementet vises. 

   • Hvis du vil ændre parametre for et arrangement, hvor nogle rejser allerede er offentliggjort, vælg Arrangementsparametre i Redigér menuen, redigér efter behov og klik på Anvend. 

6. Klik på Offentliggør rejser. 

   • Hvis du vil offentliggøre rejserne uden at sende invitationer, klik på Kun offentliggør.

   • Hvis du vil offentliggøre rejserne og sende invitationer, klik på Offentliggør og send invitationer.

   • Hvis du vil teste, hvordan invitationen ser ud, klik på linket (efter du har klikket på Offentliggør rejser). En invitation sendes til din e-mailadresse.

7. Når arrangementet er offentliggjort, kan du stadig ændre visse parametre for arrangementet og/eller rejsende. Bemærk, at ændringer kun gælder fremtidige bookinger – ikke allerede gennemførte bookinger (se evt. Se og administrér eksisterende arrangementer afsnittet i dette emne). Eksempler på ting, du kan ændre: 

   • Navn på arrangement/rejse

   • Beskrivelse af arrangement/rejse

   • Rejsedatoer (fx ændre start- eller slutdato)

   • Betalingsoplysninger 

   • Tilladte bookingtyper

   • Antal tilladte ledsagere på flyrejser (op til 5 ekstra på samme PNR)

   • Svar på brugerdefinerede felter (på vegne af rejsende)

   • Profilfelter for rejsen (fx omkostningssted, juridisk enhed)

   • Tilføj flere rejsende

   • Fjern rejsende (som endnu ikke har booket noget).

Se rapportering for et arrangement

Du kan se detaljerede nøgletal for et arrangement. 

1. Log ind i Online Booking-værktøjet. 

2. Klik på Rejser. Siden Rejser vises nu. 

3. Vælg fanen Arrangementer . 

4. Vælg Kommende for at se kommende arrangementer (hvis det ikke allerede er valgt). Du kan også se rapporter for afsluttede arrangementer. 

5. Find det arrangement, du vil se rapport for, og klik på rækken. Arrangementets side vises nu. 

Klik på Rapportering. Nøgletal for arrangementet vises nu.

Relaterede emner

• Arrangementer (Overblik)
• Book rejse til arrangement (medarbejder/arrangør)
• Book rejse til arrangement (ekstern gæst)
• Opret en skabelon (til arrangementer og rejser)