Opret en skabelon (til arrangementer og rejser)
Med rejse-skabeloner kan virksomhedens administratorer oprette skabeloner, som andre brugere (f.eks. rejsearrangører i virksomheden) kan benytte, når de planlægger arrangementer og rejser. Skabelonerne gør det muligt for administratorerne at forudindstille og konfigurere bestemte oplysninger på forhånd. Disse oplysninger bliver automatisk overført til de arrangementer eller rejser, der oprettes ud fra skabelonen. På den måde sikrer man større overholdelse af virksomhedens retningslinjer, ensartethed og sparer tid, samtidig med at arrangørerne stadig har den nødvendige fleksibilitet.
INDHOLDSFORTEGNELSE
Opret en skabelon
Vælg Virksomhed fra Program menuen. Siden med virksomhedens indstillinger vises.
Vælg Rejseskabeloner (fra Konfiguration menuen) i venstre side. Siden Rejseskabeloner vises nu.
Klik på Opret ny. Siden Ny skabelon åbnes.
Vælg Invitation eller Intet invitation. Denne indstilling afgør, om det skal være muligt for koordinatorer og rejsearrangører at sende invitationer til de rejsende, når arrangementer og rejser oprettes ud fra denne skabelon. Indstillingen har også typisk betydning for, om rejsende selv skal foretage bookinger, eller om det skal gøres af en arrangør. Når du har valgt denne mulighed for en skabelon, kan den ikke ændres senere.
Invitation – arrangementer/rejser med invitation giver mulighed for at sende en e-mail-invitation til de rejsende (medarbejdere og gæster). E-mailen indeholder et link, så medarbejdere og gæster selv kan booke deres rejse.
Intet invitation – arrangementer/rejser uden invitation giver ikke mulighed for at sende e-mail-invitationer. Medarbejdere kan stadig selv booke rejser (via Rejser siden), eller en arrangør kan gøre det for dem. For gæster kan kun en koordinator foretage bookingen.
Indtast et navn til skabelonen i feltet Skabelonnavn . Navnet bør være beskrivende, så koordinatorer let kan se, hvilken type arrangement eller rejse skabelonen er beregnet til (f.eks. rejse ved introduktion af nye medarbejdere, kandidatinterview, gæsteforedrag eller medarbejderflytning).
Brug feltet Lokation til at forudindstille sted for alle arrangementer/rejser, der benytter denne skabelon.
Når du gør skabelonen stedsspecifik, kan du på forhånd vælge f.eks. lufthavne, hoteller m.m.
Brug feltet Primær rejsende-type til at angive, hvilke typer rejsende (f.eks. medarbejder, gæst) der kan tilføjes til arrangementer/rejser, der bruger skabelonen.
Brug feltet Rejsepolitik til at vælge, hvilken rejsepolitik der skal gælde for de rejsende, når der bookes rejser/arrangementer ud fra denne skabelon. Du kan vælge Rejsendes standard eller en specifik politik.
Vælger du Rejsendes standard, vil systemet automatisk bruge hver rejsendes egen standardpolitik.
Vælger du en bestemt politik, kan du angive indstillingen Brug rejsendes politik hvis den er mindre restriktiv (f.eks. Tilladt, Ikke tilladt), så systemet ved, hvilken der skal bruges.
Brug felterne i afsnittet Tilladte bookingtyper til at vælge, hvilke bookingtyper der som udgangspunkt skal være tilladt for arrangementer/rejser, der bruger denne skabelon. Du kan også vælge, hvilke betalingsmetoder der kan benyttes til hver bookingtype.
For Fly – Du kan tillade flybookinger som standard ved at slå knappen til. Du kan også angive flytyper (f.eks. enkeltbillet, returbillet), destination-lufthavne (f.eks. JFK, LAX, LHR) og om ledsagere må medbringes (f.eks. familiemedlemmer). Brug afkrydsningsfelterne for at vælge Tilladte flytyper og Tilladte lufthavne. Brug + og - til at angive antal Tilladte ledsagere. For at vælge betalingsmetode til flyrejser, klik på blyant-ikonet under Betalingsmetode (standardindstillingen er Rejsendes standardbetaling), vælg en mulighed, og klik på Bekræft. Du kan vælge mellem:
Standard betalingsmetode – Alle betalingsmetoder, der er tilknyttet rejsendes profil.
Kort i rejsendes profil – Alle betalingsmetoder i rejsendes profil undtagen centrale kort.
Centralt kort – Et bestemt centralt kort, du tildeler denne bookingtype for denne skabelon. Vælger du denne mulighed, skal du klikke på Næste og derefter vælge et eller flere centrale kort og til sidst klikke på Bekræft.
Skabelonkort – Ethvert kort, du har tilføjet til denne skabelon. Vælger du denne mulighed, skal du klikke på Næste og derefter vælge et eller flere skabelonkort og til sidst klikke på Bekræft.
Bemærk: Denne mulighed vises kun, hvis du allerede har tilføjet kort til skabelonen. For at tilføje et kort, klik på Tilføj nyt kort.
Tilføj nyt kort – Sådan kan du tilføje et nyt kort via dialogboksen Tilføj kreditkort . Når det nye kort er tilføjet, kan du vælge Skabelonkort som mulighed.
For Hotel – Du kan tillade hotelbookinger som standard ved at slå knappen til. Du kan også angive, hvilke hoteller der er tilladt. For at tilføje et hotel, klik på + Tilføj. Brug derefter søgefunktionen til at finde det ønskede hotel, og vælg med afkrydsningsfelterne. For at vælge betalingsmetode til hotel, klik på blyant-ikonet under Betalingsmetode (standardindstillingen er Rejsendes standardbetaling), vælg en mulighed, og klik på Bekræft. Du kan vælge mellem:
Standard betalingsmetode – Alle betalingsmetoder, der er tilknyttet rejsendes profil.
Kort i rejsendes profil – Alle betalingsmetoder i rejsendes profil undtagen centrale kort.
Virtuelt kort – Et bestemt virtuelt kort, du tildeler denne bookingtype for denne skabelon. Vælger du denne mulighed, skal du klikke på Næste og derefter vælge et eller flere virtuelle kort og til sidst klikke på Bekræft.
Centralt kort – Et bestemt centralt kort, du tildeler denne bookingtype for denne skabelon. Vælger du denne mulighed, skal du klikke på Næste og derefter vælge et eller flere centrale kort og til sidst klikke på Bekræft.
Skabelonkort – Ethvert kort, du har tilføjet til denne skabelon. Vælger du denne mulighed, skal du klikke på Næste og derefter vælge et eller flere skabelonkort og til sidst klikke på Bekræft.
Bemærk: Denne mulighed vises kun, hvis du allerede har tilføjet kort til skabelonen. For at tilføje et kort, klik på Tilføj nyt kort.
Tilføj nyt kort – Sådan kan du tilføje et nyt kort via dialogboksen Tilføj kreditkort . Når det nye kort er tilføjet, kan du vælge Skabelonkort som mulighed.
For Tog – Du kan tillade togbookinger som standard ved at slå knappen til. For at vælge betalingsmetode til tog, klik på blyant-ikonet under Betalingsmetode (standardindstillingen er Rejsendes standardbetaling), vælg en mulighed, og klik på Bekræft. Du kan vælge mellem:
Standard betalingsmetode – Alle betalingsmetoder, der er tilknyttet rejsendes profil.
Kort i rejsendes profil – Alle betalingsmetoder i rejsendes profil undtagen centrale kort.
Centralt kort – Et bestemt centralt kort, du tildeler denne bookingtype for denne skabelon. Vælger du denne mulighed, skal du klikke på Næste og derefter vælge et eller flere centrale kort og til sidst klikke på Bekræft.
Skabelonkort – Ethvert kort, du har tilføjet til denne skabelon. Vælger du denne mulighed, skal du klikke på Næste og derefter vælge et eller flere skabelonkort og til sidst klikke på Bekræft.
Bemærk: Denne mulighed vises kun, hvis du allerede har tilføjet kort til skabelonen. For at tilføje et kort, klik på Tilføj nyt kort.
Tilføj nyt kort – Sådan kan du tilføje et nyt kort via dialogboksen Tilføj kreditkort . Når det nye kort er tilføjet, kan du vælge Skabelonkort som mulighed.
For Bil – Du kan tillade biludlejning som standard ved at slå knappen til. For at vælge betalingsmetode til billeje, klik på blyant-ikonet under Betalingsmetode (standardindstillingen er Rejsendes standardbetaling), vælg en mulighed, og klik på Bekræft. Du kan vælge mellem:
Standard betalingsmetode – Alle betalingsmetoder, der er tilknyttet rejsendes profil.
Kort i rejsendes profil – Alle betalingsmetoder i rejsendes profil undtagen centrale kort.
Virtuelt kort – Et bestemt virtuelt kort, du tildeler denne bookingtype for denne skabelon. Vælger du denne mulighed, skal du klikke på Næste og derefter vælge et eller flere virtuelle kort og til sidst klikke på Bekræft.
Direkte fakturering – En bestemt direkte faktureringskonto, du tildeler denne bookingtype for denne skabelon. Vælger du denne mulighed, skal du klikke på Næste og derefter vælge en eller flere direkte faktureringskonti og til sidst klikke på Bekræft.
Centralt kort – Et bestemt centralt kort, du tildeler denne bookingtype for denne skabelon. Vælger du denne mulighed, skal du klikke på Næste og derefter vælge et eller flere centrale kort og til sidst klikke på Bekræft.
Skabelonkort – Ethvert kort, du har tilføjet til denne skabelon. Vælger du denne mulighed, skal du klikke på Næste og derefter vælge et eller flere skabelonkort og til sidst klikke på Bekræft.
Bemærk: Denne mulighed vises kun, hvis du allerede har tilføjet kort til skabelonen. For at tilføje et kort, klik på Tilføj nyt kort.
Tilføj nyt kort – Sådan kan du tilføje et nyt kort via dialogboksen Tilføj kreditkort . Når det nye kort er tilføjet, kan du vælge Skabelonkort som mulighed.
Hvis du vil tilføje brugerdefinerede felter til skabelonen, klik på Tilføj i afsnittet Svar på brugerdefinerede felter . Her kan du vælge et brugerdefineret felt og bestemme, om det er dig eller koordinatoren (som bruger skabelonen), der skal udfylde feltet. Svaret vil derefter blive overført til alle arrangementer/rejser, der bruger skabelonen. Når du klikker på Tilføj, vælg det brugerdefinerede felt (f.eks. Rejseårsag), du vil tilføje fra Brugerdefineret felt menuen. Brug derefter feltet Svarmetode til at vælge, om svaret skal angives nu, eller om koordinatoren kan udfylde det senere. Hvis du vælger Forudindstil svar nu, bliver du bedt om at indtaste svaret.
Brug felterne i afsnittet Tilsidesæt profilfelter for rejsende til at vælge eventuelle profilfelter, hvor du ønsker at angive en anden værdi for denne skabelon – eller give koordinatoren mulighed for at gøre det (som udgangspunkt bruges værdien fra rejsendes profil). De profilfelter, du kan tilsidesætte, er Juridisk enhed, Omkostningsstedog Afdeling. For hvert af disse felter kan du vælge mellem følgende indstillinger:
Tillad ikke tilsidesættelse (standard) – Systemet bruger værdien fra rejsendes profil. Feltet vises derfor ikke i arrangementet eller rejsen, der oprettes med denne skabelon.
Koordinator kan tilsidesætte – Koordinatorer, der bruger skabelonen, kan angive en anden værdi for profilfeltet. Dette ændrer ikke permanent rejsendes profil, men gælder kun for arrangementer/rejser oprettet med denne skabelon. Hvis koordinatoren ikke ændrer feltet, bruges værdien fra profilen.
Angiv tilsidesættelse nu – Her kan du vælge en bestemt værdi for profilfeltet. Brug menuen til at vælge den relevante værdi. Koordinatoren kan også redigere værdien, hvis det er nødvendigt, når arrangementet/rejsen oprettes. Dette ændrer ikke permanent profilen og gælder kun for arrangementer/rejser oprettet med denne skabelon.
Brug felterne i afsnittet Yderligere indstillinger til at vælge, hvilke former for bekræftelser og e-mailpåmindelser/-opdateringer, der som udgangspunkt skal sendes, og hvem der skal modtage dem for arrangementer/rejser, der bruger denne skabelon. Du kan også skrive en standardbeskrivelse og noter til koordinatoren for alle arrangementer/rejser, der oprettes ud fra skabelonen.
Hvis du vil tilføje flere kontaktpersoner, skal du aktivere indstillingen Yderligere kontakter . Som udgangspunkt vil den rejsende altid modtage alle relevante beskeder om rejsen.
Brug afkrydsningsfelterne under Modtag e-mails om til at vælge, hvilke bekræftelser og påmindelser der skal sendes.
For at tilføje brugere til kopi-feltet (CC), klik på + Tilføj. Indtast derefter brugerens e-mailadresse. For at tilføje flere adresser, klik på + Tilføj.
For at tilføje brugere til blind kopi (BCC), klik på + Tilføj. Indtast derefter brugerens e-mailadresse. For at tilføje flere adresser, klik på + Tilføj.
Hvis du vil tilføje en standardbeskrivelse for alle arrangementer/rejser, der bruger denne skabelon, skal du aktivere feltet Standardbeskrivelse og derefter indtaste din tekst. Der er en teksteditor til rådighed. Koordinatoren kan ændre denne beskrivelse, når arrangementet/rejsen oprettes ud fra skabelonen.
Hvis du vil tilføje noter til koordinatoren for alle arrangementer/rejser, der bruger denne skabelon, skal du aktivere feltet Noter til koordinator og derefter indtaste dine noter. Der er en teksteditor til rådighed. Disse oplysninger vil kun blive vist for koordinatoren, når arrangementet/rejsen oprettes ud fra skabelonen.
Når du er færdig, klik på Gem. Siden Rejseskabeloner vises nu, og denne skabelon (med indstillinger) er klar til brug for dine koordinatorer, når de opretter arrangementer og rejser.
Rediger en skabelon
Brug denne fremgangsmåde for at redigere eksisterende skabeloner.
Vælg Virksomhed fra Program menuen. Siden med virksomhedens indstillinger vises.
Vælg Rejseskabeloner (fra Konfiguration menuen) i venstre side. Siden Rejseskabeloner vises nu.
Find den ønskede skabelon, og klik på navnet i rækken. Du kan også søge efter skabelonen via navnet.
Se trinene i afsnittet Opret en skabelon her på siden for vejledning i at indstille specifikke værdier. Du kan ikke ændre en invitation-skabelon til en skabelon uden invitation (eller omvendt).
Klik på Gem når du er færdig. Siden Rejseskabeloner vises nu. Nye arrangementer/rejser, der oprettes med denne skabelon, vil benytte de nye indstillinger. Eksisterende arrangementer/rejser, der er oprettet på baggrund af tidligere versioner af skabelonen, påvirkes ikke af ændringerne.
Relaterede emner
Var denne artikel nyttig?
Fantastisk!
Tak for din feedback
Beklager, at vi ikke var nyttige
Tak for din feedback
Feedback sendt
Vi sætter pris på din indsats og vil forsøge at rette artiklen