Налаштування прямої інтеграції з Outlook для бронювання подорожей

У Spotnana ви можете налаштувати автоматичне додавання нагадувань про всі ваші бронювання безпосередньо до календаря Outlook. Завдяки цьому ваші працівники завжди бачитимуть майбутні, поточні та минулі поїздки у своєму календарі Outlook без необхідності вручну імпортувати ICS-файли. 

Якщо цю функцію не активовано, Spotnana й надалі буде додавати ICS-файли до всіх листів із маршрутами. Користувачі зможуть імпортувати ці .ics-файли, щоб синхронізувати бронювання зі своїм календарем. Однак при будь-яких змінах у бронюванні створюватимуться нові ICS-файли, які потрібно буде імпортувати повторно.

Увімкнення автоматичної синхронізації з календарем Outlook

Щоб налаштувати автоматичну синхронізацію бронювань Spotnana з Outlook для всіх співробітників вашої організації, виконайте такі кроки:

1. Зверніться до адміністратора Microsoft Entra (зазвичай це ваш IT-відділ) з проханням надати дозвіл на Spotnana Outlook Integration додаток. Для цього потрібно надіслати адміністратору посилання для інтеграції з календарем Outlook . Для цього: 

   • Увійдіть у Online Booking Tool (OBT).  

   • Виберіть Компанія у меню Програма . 

   • Далі відкрийте розділ Інтеграції у меню Налаштування зліва. Відкриється сторінка Інтеграції . 

   • Перейдіть на вкладку Календар . 

   • Натисніть Керувати у рядку Інтеграція з календарем Outlook . Відкриється вікно Інтеграція з календарем Outlook . 

   • Скопіюйте URL-адресу, що відображається у полі Використайте це посилання для підтвердження доступу (див. нижче), та передайте її адміністратору Microsoft Entra. 
     
     Примітка: Це посилання дозволяє адміністратору Microsoft Entra підтвердити доступ для Spotnana Outlook Integration додатка. Обов’язково попросіть адміністратора обрати опцію Надати згоду від імені організації . 

2. Після цього адміністратор Microsoft Entra використовує отримане посилання для підтвердження доступу до Spotnana Outlook Integration додатка. Він має переконатися, що обрано опцію Надати згоду від імені організації та натиснути Прийняти. 

3. Коли адміністратор Microsoft Entra підтвердить виконання цього кроку, вам потрібно: 

   • Повернутися на ту ж сторінку в OBT, яку ви використовували на першому кроці.

   • Коли відкриється вікно Інтеграція з календарем Outlook , натисніть Підключити календар Outlook. 
     
     Це підтвердить, що додаток Spotnana Outlook Integration був схвалений вашим адміністратором Microsoft Entra і під’єднає систему Spotnana до вашого особистого календаря Outlook. 

4. Далі, у цьому ж вікні Інтеграція з календарем Outlook активуйте опцію Синхронізація календаря .
   
   Після цього синхронізація календаря буде доступна для всіх співробітників вашої організації. 

5. Після виконання всіх вищевказаних кроків, на головній сторінці Spotnana для всіх співробітників з’явиться опція Підключити календар Outlook . Попросіть своїх колег активувати цю функцію. 
   
   Після цього кожен користувач автоматично увійде до свого облікового запису Microsoft Outlook, і для нього буде створено унікальний токен, що дозволяє оновлювати календар. Коли всі користувачі завершать цей процес, налаштування буде завершено.
   Примітка: Якщо працівник випадково закрив це повідомлення, він може активувати функцію у своєму OBT, перейшовши на сторінку Профіль (Мій профіль у меню під іконкою з його ім’ям) і обравши розділ Підключені додатки у меню зліва. Далі потрібно натиснути Підключити календар Outlook на плитці Outlook . 

Якщо користувач не входив до OBT понад 90 днів, токен Microsoft Outlook для календаря втратить чинність. Це вимога безпеки Microsoft, яку Spotnana не може змінити. У такому випадку користувач може повторно авторизувати токен, натиснувши Підключити календар Outlook на головній сторінці OBT. Якщо користувач не оновить токен після його завершення, Spotnana знову почне додавати ICS-файли до листів із маршрутами для бронювань.