Criar um modelo (para eventos e viagens)
Trip templates allow Company Administrators to create templates that can be used by other users (company arrangers, etc.) when they are creating events and trips. These templates give administrators the ability to preset and configure certain values in advance. These values are then inherited by the events or trips that use them, ensuring greater compliance and consistency and saving time while still providing trip and event creators with the flexibility they require.
SUMÁRIO
Criar um modelo
Selecione Empresa no menu Programa . A página de configurações da empresa será exibida. . A página de configurações da empresa será exibida.
Selecione Modelos de viagem (no menu Configuração na navegação à esquerda). A página Modelos de viagem será exibida.
Clique em Criar novo. A página Novo modelo será exibida.
Selecione Com convite ou Sem convite. Essa opção define se os eventos e viagens criados a partir desse modelo vão permitir que coordenadores e organizadores enviem convites para os viajantes. Normalmente, essa configuração também indica se as reservas serão feitas pelos próprios viajantes ou pelos organizadores. Depois de escolher essa opção para o modelo, ela não poderá ser alterada.
Com convite eventos/viagens permitem o envio de convite por e-mail para viajantes (colaboradores e convidados). Esse e-mail traz um link para que eles possam reservar a própria viagem.
Sem convite eventos/viagens não permitem envio de convite por e-mail. Mesmo assim, colaboradores podem reservar suas viagens (pela página Viagens ) ou um organizador pode fazer isso por eles. Já para convidados, apenas o coordenador pode fazer a reserva.
Digite um nome para o modelo no campo Nome do modelo . Escolha um nome que ajude os coordenadores a entender para que tipo de evento ou viagem aquele modelo deve ser usado (exemplo: Viagem de integração de novos funcionários, Viagem para entrevista de candidato, Viagem de palestrante convidado, Realocação de colaborador).
Use o campo Localização para definir previamente o local de todos os eventos/viagens que usarem esse modelo.
Quando você cria um modelo já com a localização definida, pode também pré-selecionar aeroportos, hotéis e outros detalhes permitidos.
Use o campo Tipo principal de viajante para indicar quais tipos de viajantes (por exemplo, Colaborador, Convidado) podem ser incluídos nos eventos/viagens criados com esse modelo.
Use o campo Política para escolher qual política de viagens será aplicada para os viajantes ao fazerem reservas em viagens/eventos criados com esse modelo. Você pode selecionar Padrão do viajante ou uma política específica.
Se você escolher Padrão do viajante, o sistema vai aplicar automaticamente a política padrão de cada viajante.
Se você escolher uma política específica, pode configurar o campo Aplicar política do viajante se for menos restritiva (por exemplo, Permitido, Não permitido) para que o sistema saiba qual política usar.
Use os campos da seção Tipos de reserva permitidos para definir quais tipos de reserva já vão estar liberados por padrão para eventos/viagens que usarem esse modelo. Também é possível definir os métodos de pagamento aceitos para cada tipo de reserva.
Para Passagem aérea - Você pode liberar reservas de voos por padrão ativando a opção. Também é possível definir os tipos de voo (por exemplo, Só ida, Ida e volta), aeroportos de destino (exemplo: GRU, CGH, GIG) e se acompanhantes são permitidos (como familiares). Use as caixas de seleção para escolher Tipos de voo permitidos e Aeroportos permitidos. Use os botões + e - para definir a quantidade de Acompanhantes permitidos. Para definir os métodos de pagamento aceitos para voos, clique no ícone de lápis em Método de pagamento (o padrão é Pagamento padrão do viajante), selecione uma opção e clique em Confirmar. As opções são:
Método de pagamento padrão - Todos os métodos de pagamento cadastrados no perfil do viajante.
Cartão do perfil do viajante - Todos os métodos de pagamento do perfil do viajante, exceto cartões centralizados.
Cartão centralizado - Um cartão centralizado específico que você define para esse tipo de reserva nesse modelo. Se escolher essa opção, clique em Próximo e depois selecione um ou mais cartões centralizados e clique em Confirmar.
Cartão do modelo - Qualquer cartão que você tenha adicionado a esse modelo. Se escolher essa opção, clique em Próximo e depois selecione um ou mais cartões do modelo e clique em Confirmar.
Atenção: Essa opção só aparece se você já tiver adicionado cartões a esse modelo. Para adicionar um cartão, clique em Adicionar novo cartão.
Adicionar novo cartão - Assim você pode cadastrar um novo cartão pela tela Adicionar cartão de crédito . Depois de adicionar o novo cartão, será possível selecionar Cartão do modelo como opção.
Para Hotel - Você pode liberar reservas de hotel por padrão ativando a opção. Também é possível definir quais hotéis são permitidos. Para adicionar um hotel, clique em + Adicionar. Depois, use a busca para encontrar o hotel desejado e marque as caixas de seleção. Para definir os métodos de pagamento aceitos para hotéis, clique no ícone de lápis em Método de pagamento (o padrão é Pagamento padrão do viajante), selecione uma opção e clique em Confirmar. As opções são:
Método de pagamento padrão - Todos os métodos de pagamento cadastrados no perfil do viajante.
Cartão do perfil do viajante - Todos os métodos de pagamento do perfil do viajante, exceto cartões centralizados.
Cartão virtual - Um cartão virtual específico que você define para esse tipo de reserva nesse modelo. Se escolher essa opção, clique em Próximo e depois selecione um ou mais cartões virtuais e clique em Confirmar.
Cartão centralizado - Um cartão centralizado específico que você define para esse tipo de reserva nesse modelo. Se escolher essa opção, clique em Próximo e depois selecione um ou mais cartões centralizados e clique em Confirmar.
Cartão do modelo - Qualquer cartão que você tenha adicionado a esse modelo. Se escolher essa opção, clique em Próximo e depois selecione um ou mais cartões do modelo e clique em Confirmar.
Atenção: Essa opção só aparece se você já tiver adicionado cartões a esse modelo. Para adicionar um cartão, clique em Adicionar novo cartão.
Adicionar novo cartão - Assim você pode cadastrar um novo cartão pela tela Adicionar cartão de crédito . Depois de adicionar o novo cartão, será possível selecionar Cartão do modelo como opção.
Para Trem - Você pode liberar reservas de trem por padrão ativando a opção. Para definir os métodos de pagamento aceitos para trens, clique no ícone de lápis em Método de pagamento (o padrão é Pagamento padrão do viajante), selecione uma opção e clique em Confirmar. As opções são:
Método de pagamento padrão - Todos os métodos de pagamento cadastrados no perfil do viajante.
Cartão do perfil do viajante - Todos os métodos de pagamento do perfil do viajante, exceto cartões centralizados.
Cartão centralizado - Um cartão centralizado específico que você define para esse tipo de reserva nesse modelo. Se escolher essa opção, clique em Próximo e depois selecione um ou mais cartões centralizados e clique em Confirmar.
Cartão do modelo - Qualquer cartão que você tenha adicionado a esse modelo. Se escolher essa opção, clique em Próximo e depois selecione um ou mais cartões do modelo e clique em Confirmar.
Atenção: Essa opção só aparece se você já tiver adicionado cartões a esse modelo. Para adicionar um cartão, clique em Adicionar novo cartão.
Adicionar novo cartão - Assim você pode cadastrar um novo cartão pela tela Adicionar cartão de crédito . Depois de adicionar o novo cartão, será possível selecionar Cartão do modelo como opção.
Para Carro - Você pode liberar reservas de carro por padrão ativando a opção. Para definir os métodos de pagamento aceitos para aluguel de carros, clique no ícone de lápis em Método de pagamento (o padrão é Pagamento padrão do viajante), selecione uma opção e clique em Confirmar. As opções são:
Método de pagamento padrão - Todos os métodos de pagamento cadastrados no perfil do viajante.
Cartão do perfil do viajante - Todos os métodos de pagamento do perfil do viajante, exceto cartões centralizados.
Cartão virtual - Um cartão virtual específico que você define para esse tipo de reserva nesse modelo. Se escolher essa opção, clique em Próximo e depois selecione um ou mais cartões virtuais e clique em Confirmar.
Faturamento direto - Uma conta de faturamento direto específica que você define para esse tipo de reserva nesse modelo. Se escolher essa opção, clique em Próximo e depois selecione uma ou mais contas de faturamento direto e clique em Confirmar.
Cartão centralizado - Um cartão centralizado específico que você define para esse tipo de reserva nesse modelo. Se escolher essa opção, clique em Próximo e depois selecione um ou mais cartões centralizados e clique em Confirmar.
Cartão do modelo - Qualquer cartão que você tenha adicionado a esse modelo. Se escolher essa opção, clique em Próximo e depois selecione um ou mais cartões do modelo e clique em Confirmar.
Atenção: Essa opção só aparece se você já tiver adicionado cartões a esse modelo. Para adicionar um cartão, clique em Adicionar novo cartão.
Adicionar novo cartão - Assim você pode cadastrar um novo cartão pela tela Adicionar cartão de crédito . Depois de adicionar o novo cartão, será possível selecionar Cartão do modelo como opção.
Se quiser adicionar campos personalizados ao seu modelo, clique em Adicionar na seção Respostas para campos personalizados . Assim, você pode escolher um campo personalizado e definir se a resposta será dada por você ou pelo coordenador (quem usa o modelo para criar as viagens/eventos). A resposta desse campo será herdada por todas as viagens/eventos que usarem o modelo. Depois de clicar em Adicionar, selecione o campo personalizado (exemplo: Motivo da viagem) que deseja adicionar no menu Campo personalizado . Depois, use o campo Método de resposta para definir se a resposta será dada agora ou se o coordenador vai preencher depois. Se escolher Definir resposta agora, você será solicitado a preencher a resposta.
Use os campos da seção Substituir campos do perfil do viajante para indicar se algum campo do perfil do viajante deve ter um valor diferente nesse modelo, ou se o coordenador poderá alterar esse valor ao usar o modelo (por padrão, o sistema usa o valor do perfil). Os campos que podem ser substituídos são Pessoa jurídica, Centro de custoe Departamento. Para cada campo, você pode escolher uma das opções abaixo:
Não permitir substituição (opção padrão) – O sistema vai usar o valor do perfil do viajante. Assim, esse campo não aparece no evento ou viagem criado com esse modelo.
Coordenador pode substituir - Coordenadores que usarem esse modelo poderão definir um valor diferente para o campo do perfil. Isso não muda o valor definitivo no perfil do viajante, só vale para eventos/viagens criados com esse modelo. Se o coordenador não alterar, o sistema usa o valor do perfil.
Definir valor agora - Permite que você já defina um valor específico para o campo do perfil do viajante. Use o menu para selecionar o valor desejado. O coordenador também poderá editar esse valor ao criar eventos/viagens a partir do modelo, se necessário. Isso não altera o perfil do viajante, só vale para eventos/viagens criados com esse modelo.
Use os campos da seção Configurações adicionais para definir os tipos de confirmações e lembretes/atualizações por e-mail que vão ser ativados por padrão e quem vai recebê-los nos eventos/viagens criados com esse modelo. Também é possível incluir uma descrição padrão e observações para o coordenador em todos os eventos/viagens criados a partir desse modelo.
Para adicionar contatos extras, ative a opção Contatos adicionais . Por padrão, o viajante sempre recebe todas as notificações importantes da viagem.
Use as caixas de seleção em Receber e-mails sobre para definir quais confirmações e lembretes serão enviados.
Para adicionar usuários em cópia (CC), clique em + Adicionar. Depois, digite o e-mail do usuário. Para adicionar mais e-mails, clique em + Adicionar.
Para adicionar usuários em cópia oculta (BCC), clique em + Adicionar. Depois, digite o e-mail do usuário. Para adicionar mais e-mails, clique em + Adicionar.
Para incluir uma descrição padrão para todos os eventos/viagens que usarem esse modelo, ative a opção Descrição padrão e escreva a mensagem desejada. Há um editor de texto disponível. O coordenador pode alterar essa descrição ao criar eventos/viagens usando o modelo.
Para adicionar observações para o coordenador em todos os eventos/viagens que usarem esse modelo, ative a opção Observações para o coordenador e escreva as informações desejadas. Há um editor de texto disponível. Essas informações só serão vistas pelo coordenador ao criar eventos/viagens usando o modelo.
Quando terminar, clique em Salvar. A página Modelos de viagem será exibida e esse modelo (com todas as configurações) já estará disponível para os coordenadores usarem na criação de eventos e viagens.
Editar um modelo
Use este procedimento para editar modelos já existentes.
Selecione Empresa no menu Programa . A página de configurações da empresa será exibida. . A página de configurações da empresa será exibida.
Selecione Modelos de viagem (no menu Configuração na navegação à esquerda). A página Modelos de viagem será exibida.
Encontre o modelo desejado e clique no nome dele na lista. Você também pode buscar o modelo pelo nome.
Consulte as etapas do procedimento Criar um modelo (nesta página) para saber como configurar cada campo. Não é possível alterar um modelo de Com convite para Sem convite (ou vice-versa).
Clique em Salvar quando terminar. A página Modelos de viagem será exibida. Novos eventos/viagens criados a partir desse modelo já vão usar as novas configurações. Eventos/viagens já existentes, criados com versões anteriores do modelo, não serão afetados.
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