Cipta, terbitkan dan urus acara (versi terkini)

Hanya pengguna dengan peranan tertentu sahaja yang boleh mencipta, menerbitkan dan mengurus acara. Pentadbir syarikat dan penyelaras acara boleh melaksanakan tugasan seperti yang diterangkan dalam panduan di bawah. 

KANDUNGAN

• Cipta, terbitkan dan urus acara
  • Cipta acara
  • Lihat dan urus acara sedia ada
  • Terbitkan perjalanan untuk acara (bagi acara yang membenarkan jemputan)
  • Lihat laporan untuk acara
  • Topik berkaitan

Cipta acara

1. Log masuk ke Alat Tempahan Dalam Talian. 

2. Klik Trips. Halaman Trips akan dipaparkan. 

3. Klik Create (bahagian kanan atas) dan pilih Event from template dari menu. Dialog Create event from template akan dipaparkan.

4. Ruang Organization akan dipratetap dengan nama syarikat anda. Jika anda seorang pentadbir TMC, pilih organisasi yang berkaitan.

5. Pilih templat yang anda ingin gunakan untuk acara anda di ruangan Trip template . Ini membolehkan anda menggunakan nilai yang telah ditetapkan daripada templat tersebut. Jika anda tidak pasti templat mana yang sesuai, sila rujuk kepada pengurus perjalanan anda. Contohnya, untuk Orientasi Pekerja Baharu, anda mungkin ingin menggunakan templat berasaskan jemputan. 

6. Masukkan lokasi acara dalam ruangan Location .

7. Masukkan nama acara dalam ruangan Name . Nama ini akan dipaparkan kepada semua peserta yang dijemput.

8. Tetapkan Event start date dan Event end date mengikut keperluan acara. 

9. Tetapkan Travel window start date dan Travel window end date untuk acara tersebut. 

   • Tarikh mula perjalanan sebaiknya sebelum acara bermula. Ambil kira perkara seperti jet lag, jarak perjalanan dan sambungan penerbangan.

   • Tarikh tamat perjalanan pula sebaiknya selepas acara berakhir.

10. Klik Advanced settings untuk memaparkan butiran jenis tempahan. Sesetengah tetapan di bahagian ini mungkin telah dipratetap berdasarkan templat yang anda pilih. Bahagian ini mengandungi 2 tab, iaitu Allowed booking types dan Trip data. 

11. Tab Trip data mengandungi sebarang medan profil pengembara (cth. Cost Center) yang mana pentadbir templat telah memasukkan nilai lain atau membenarkan anda mengubahnya. Perlu diingat, sebarang perubahan nilai di sini hanya terpakai untuk acara yang menggunakan templat ini sahaja dan tidak akan menukar nilai asal dalam profil pengembara. Untuk setiap medan yang dipaparkan, sama ada nilai dari pentadbir atau nilai asal profil akan digunakan (tetapi tidak dipaparkan di sini). Anda boleh menukar nilai-nilai ini mengikut keperluan atau biarkan sahaja.  

12. Tetapkan jenis tempahan yang dibenarkan untuk acara ini di tab Allowed booking types (anda juga boleh tetapkan kemudian atau secara individu untuk setiap pengembara). Hanya jenis tempahan yang diaktifkan untuk acara ini akan dipaparkan kepada peserta. Jika anda perlukan jenis tempahan tambahan selepas acara diterbitkan, pentadbir dan penyelaras boleh menambah pilihan tersebut atau menempah bagi pihak pengembara. 

13. Bagi Flight:]></i> <i idx='65'><![CDATA[Untuk menetapkan jenis penerbangan yang dibenarkan, pilih satu atau lebih daripada pilihan berikut di menu

    • To set the flight types that will be allowed, select one or more of the following from the Allowed flight types :

      • Sehala

      • Pulang pergi

      • Lokasi pulang boleh berbeza daripada lokasi berlepas – sesuai jika pengembara perlu menghadiri lebih daripada satu acara.

    • Gunakan butang + dan - untuk menetapkan bilangan teman (seperti ahli keluarga) yang dibenarkan untuk ditempahkan bersama dalam ruangan Allowed companions . Jika diaktifkan (bukan 0), pengembara boleh klik Add travelers semasa menempah penerbangan. Pengembara hanya boleh menambah sehingga jumlah maksimum yang anda tetapkan di sini. 

    • Klik pada ruangan Allowed destination airports dan cari lapangan terbang yang diingini. Gunakan ruangan ini untuk senaraikan semua lapangan terbang yang peserta boleh tempah untuk ke acara (mereka boleh berlepas dari mana-mana lapangan terbang). Anda juga boleh biarkan ruangan ini kosong (atau tetapkan kemudian). Jika dibiarkan kosong, pengembara boleh menempah ke mana-mana lapangan terbang. 

      • Mula taip nama atau kod lapangan terbang yang ingin anda tetapkan. Senarai nama lapangan terbang akan dipaparkan berdasarkan input anda. 

      • Tandakan kotak pilihan untuk lapangan terbang yang dikehendaki. 

      • Untuk menambah lebih banyak lapangan terbang, cari dan ulang langkah ini. 

    • Gunakan ruangan kalendar dan masa di bawah Suggested arrival before dan Suggested departure after untuk menetapkan bila pengembara akan digalakkan menempah penerbangan mereka. Secara lalai, tarikh ini akan berpandukan apa yang anda tetapkan dalam ruangan Event dates . Pengembara akan digalakkan menempah dalam tempoh tarikh dan masa ini. 

14. Bagi Hotel:]></i> <i idx='96'><![CDATA[Untuk membenarkan tempahan hotel bagi acara ini, aktifkan togol.

    • To allow hotel bookings for this event, set the toggle to enabled.

    • Klik Add untuk menetapkan hotel yang dibenarkan. Ruangan Hotel akan dipaparkan. Gunakan ruangan ini untuk senaraikan semua hotel yang peserta boleh tempah untuk menghadiri acara. Anda juga boleh biarkan ruangan ini kosong. 

    • Mula taip nama hotel yang ingin anda tetapkan. Nama hotel akan dipaparkan berdasarkan input anda. 

    • Pilih hotel yang dikehendaki.  

    • Untuk menambah hotel lain, klik Add semula dan ulang langkah tadi. 

15. Bagi Train 

    • Untuk membenarkan tempahan kereta api untuk acara ini, aktifkan togol.

    • Tidak perlu sebarang tetapan tambahan.

16. Bagi Car

    • Untuk membenarkan tempahan kereta sewa untuk acara ini, aktifkan togol.

    • Tidak perlu sebarang tetapan tambahan.

17. Sila semak kandungan tab Custom fields . 

    • Templat yang digunakan untuk perjalanan anda mungkin mengandungi medan tersuai. Nilai bagi medan ini mungkin telah dipratetap dari templat. Anda boleh terima atau ubah nilai tersebut. Jika tiada nilai, anda mungkin perlu mengisinya. 

    • Anda juga boleh menambah medan tersuai tambahan. Jika ingin menambah medan tersuai, klik Add. Anda boleh pilih medan tersuai dan masukkan jawapan untuknya. 

18. Klik Create. Halaman acara akan dipaparkan. 

19. Untuk memasukkan penerangan acara, klik Event description. Halaman penerangan acara akan dipaparkan. 

    • Sunting penerangan mengikut keperluan. Anda boleh formatkan teks dengan huruf tebal, italik, bulet, pilihan fon, warna, dan jarak perenggan, serta tambah pautan. Setelah selesai, klik Save. 

20. Untuk mengedit kaedah pembayaran bagi jenis tempahan tertentu, klik Payment details. Kemudian klik ikon pensel di bawah Payment method untuk jenis tempahan berkaitan dan ubah mengikut keperluan. Untuk maklumat lanjut tentang pilihan yang ada, sila rujuk langkah 9 dalam Create a template (for events and trips).. Klik Save bila selesai. 

21. Untuk mula menambah pengembara ke acara ini, klik + Traveler. Nota: Pengguna yang menambah pengembara akan disenaraikan sebagai orang hubungan utama untuk perjalanan pengembara tersebut. Inilah individu yang boleh dihubungi jika pengembara ada sebarang pertanyaan. Jika anda menggunakan templat tanpa jemputan, perjalanan akan automatik dicipta untuk setiap pengembara yang ditambah. Untuk templat berasaskan jemputan, anda boleh pilih untuk terbitkan perjalanan sama ada dengan atau tanpa jemputan e-mel. 

    • Untuk menambah pengembara yang merupakan pekerja syarikat: Klik + Traveler dan masukkan nama atau e-mel pengguna yang ingin dijemput. Senarai pengguna yang sepadan akan dipaparkan. Pilih pengguna yang anda ingin jemput. Ulang langkah ini untuk setiap pekerja syarikat yang ingin anda jemput. 

    • Untuk menambah tetamu yang bukan pekerja syarikat anda: Klik + Traveler dan mula taip nama atau e-mel mereka di ruangan carian. Senarai pengguna yang sepadan akan dipaparkan. Pilih tetamu yang ingin dijemput. Ulang langkah ini untuk setiap tetamu. Jika tetamu yang ingin dijemput belum mempunyai profil dalam sistem, klik Create company guest dan cipta profil untuk mereka (setiap profil tetamu mesti mempunyai e-mel, nama pertama dan akhir, serta entiti sah). Anda mungkin tidak sentiasa mempunyai keizinan untuk mencipta profil syarikat bagi tetamu. 

22. Untuk mengubah parameter: 

    • Untuk menukar sebarang tetapan acara sebelum diterbitkan, pilih pilihan yang berkaitan (cth.  Event parametersdari menu Modify dan sunting parameter yang diperlukan lalu klik Apply. Perubahan ini akan terpakai kepada semua perjalanan pengembara dalam acara (kecuali yang telah diubah secara individu atau telah ditempah).

    • Untuk menukar parameter bagi satu atau lebih perjalanan individu, tandakan kotak pengembara tersebut. Pilih pilihan berkaitan (cth. Trip parametersdari menu Modify di bahagian bawah halaman dan sunting parameter mengikut keperluan. Perlu diingat, selepas anda ubah parameter perjalanan pengembara tertentu, sebarang perubahan pada parameter acara tidak akan terpakai kepada mereka. 

23. Kemudian: 

    • Bagi perjalanan acara yang menggunakan templat tanpa jemputan, perjalanan akan automatik dicipta untuk pengembara yang anda tambah. Anda tidak perlu menerbitkan acara atau perjalanannya.

    • Bagi perjalanan acara yang menggunakan templat berasaskan jemputan, anda boleh terbitkan perjalanan acara dengan klik Publish trips atau rujuk Publish trips for an event untuk maklumat lanjut. Anda akan diminta untuk memilih sama ada ingin menghantar jemputan kepada peserta.

Lihat dan urus acara sedia ada

1. Log masuk ke Alat Tempahan Dalam Talian. 

2. Klik Trips. Halaman Trips akan dipaparkan. 

3. Pilih tab Events .

4. Anda boleh tapis mengikut nama acara, tarikh acara atau status acara (hanya untuk acara yang akan datang). 

   1. Pilih Upcoming dari menu untuk melihat acara yang akan datang atau sedang berlangsung. 

   2. Pilih Completed dari menu untuk melihat acara yang telah selesai.

   3. Pilih Canceled dari menu untuk melihat acara yang dibatalkan.

5. Setiap acara yang telah dicipta akan dipaparkan sebagai satu baris. Untuk setiap acara, lokasi, tarikh dan jenis tempahan akan dipaparkan. Bagi acara yang mempunyai perjalanan belum diterbitkan, anda juga boleh menerbitkan perjalanan tersebut (dengan atau tanpa pemberitahuan e-mel).  

6. Cari acara yang anda ingin lihat dan klik padanya. Halaman butiran acara akan dipaparkan. Untuk setiap pengembara, maklumat berikut akan dipaparkan: Nama pengembara, Nama perjalanan, Tarikh perjalanan, Tempoh perjalanan, Jenis tempahan (dibenarkan), Status perjalanan, Status jemputan (untuk acara yang menggunakan templat berasaskan jemputan). Ikon hijau pada jenis tempahan menunjukkan pengembara telah melengkapkan tempahan untuk jenis tersebut. Anda boleh susun mengikut Trip Status (cth. Menunggu). Untuk acara yang menggunakan templat berasaskan jemputan, anda juga boleh susun mengikut Invite status (Diundang, Belum diundang). 

7. Anda boleh semak dan sunting parameter acara, senarai pengembara, atau parameter bagi perjalanan pengembara tertentu. 

   1. Perubahan pada parameter acara 

      1. Untuk menukar Event description, klik padanya. Sunting mengikut keperluan dan klik Save.

      2. Untuk sunting atau tambah Internal note, klik padanya. Sunting mengikut keperluan dan klik Save.  

      3. Untuk menukar mana-mana parameter acara, pilih Event parameters dari menu Modify dan sunting parameter yang diperlukan lalu klik Apply. Perubahan ini akan terpakai kepada semua perjalanan pengembara dalam acara (kecuali yang telah diubah secara individu atau telah ditempah).

      4. Untuk menukar maklumat hubungan acara, pilih Event contacts dari menu Modify dan sunting mengikut keperluan lalu klik Save. 

   2. Perubahan kepada pengembara dan parameter perjalanan mereka

      1. Untuk menukar parameter bagi satu atau lebih perjalanan individu, tandakan kotak pengembara tersebut. Pilih parameter berkaitan dari menu Modify di bahagian bawah halaman dan sunting parameter mengikut keperluan. Selepas anda ubah parameter perjalanan pengembara tertentu, perjalanan itu akan ditanda sebagai telah diubah dan sebarang perubahan pada parameter acara tidak akan terpakai kepada mereka.  

      2. Untuk menambah pengembara, klik + Traveler, cari pengembara yang diingini dan pilih nama mereka. Untuk acara yang menggunakan templat berasaskan jemputan, anda perlu klik Publish trips (bahagian kanan atas) untuk mencipta perjalanan acara bagi mereka. Untuk acara tanpa jemputan, perjalanan akan automatik dicipta untuk mereka.    

      3. Untuk membuang pengembara, pilih perjalanan mereka (dengan klik nama perjalanan). Halaman butiran perjalanan akan dipaparkan. Pilih Cancel trip dari menu Actions . Sebarang pautan dalam jemputan e-mel yang telah dihantar tidak lagi sah. Nota: Jika ada tempahan yang telah dibuat untuk acara, anda akan diminta untuk membatalkannya.

      4. Untuk memuat naik senarai peserta, klik Upload dan rujuk arahan dalam bahagian Create an event di atas halaman ini.

      5. Untuk memuat turun senarai peserta semasa, klik Download di bar alat.

Terbitkan perjalanan untuk acara (bagi acara yang membenarkan jemputan)

Sebaik sahaja anda telah mencipta acara jemputan (contohnya menggunakan templat berasaskan jemputan), anda boleh pratonton jemputan dan terbitkan perjalanan yang akan digunakan untuk tempahan acara. Semasa menerbitkan acara, anda boleh pilih sama ada ingin peserta menerima jemputan e-mel atau tidak. 

Bagi acara yang menggunakan templat tanpa jemputan, pengembara yang ditambah tidak akan menerima jemputan e-mel tetapi perjalanan akan automatik dicipta untuk setiap pengembara sebaik sahaja mereka ditambah. Anda (atau ejen) boleh terus membuat tempahan perjalanan untuk setiap pengembara dengan klik pada perjalanan mereka dalam acara tersebut. Atau, pengembara boleh menempah sendiri.

1. Log masuk ke Alat Tempahan Dalam Talian. 

2. Klik Trips. Halaman Trips akan dipaparkan. 

3. Pilih tab Events . 

4. Pilih Upcoming untuk melihat acara yang akan datang (jika belum dipilih). Setiap acara yang telah dicipta akan dipaparkan sebagai satu baris. Untuk setiap acara, lokasi, tarikh dan jenis tempahan akan dipaparkan. 

5. Cari acara yang ingin anda lihat dan klik barisnya. Halaman perjalanan acara akan dipaparkan. 

   • Untuk mengubah parameter acara yang sebahagian perjalanannya telah diterbitkan, pilih Event parameters dari menu Modify , sunting mengikut keperluan dan klik Apply. 

6. Klik Publish trips. 

   • Untuk menerbitkan perjalanan dalam acara tanpa menghantar jemputan e-mel kepada peserta, klik Publish only.

   • Untuk menerbitkan perjalanan dalam acara dan menghantar jemputan e-mel kepada peserta, klik Publish and send invites.

   • Untuk menguji paparan jemputan, klik pautan yang disediakan (selepas anda klik Publish trips). Jemputan akan dihantar ke alamat e-mel anda.

7. Sebaik sahaja diterbitkan, anda masih boleh membuat perubahan pada sesetengah parameter acara atau perjalanan pengembara. Namun, sebarang perubahan hanya terpakai untuk tempahan akan datang, bukan tempahan yang telah dibuat (untuk maklumat lanjut, rujuk View and manage existing events bahagian topik ini). Contoh perkara yang boleh diubah: 

   • Nama acara/perjalanan

   • Penerangan acara/perjalanan

   • Tarikh perjalanan (cth. ubah tarikh mula atau tamat)

   • Butiran pembayaran 

   • Jenis tempahan yang dibenarkan

   • Bilangan teman yang dibenarkan untuk penerbangan (sehingga 5 orang tambahan dalam PNR yang sama)

   • Jawapan kepada medan tersuai (bagi pihak pengembara)

   • Nilai medan profil untuk perjalanan (cth. pusat kos, entiti sah)

   • Tambah pengembara tambahan

   • Keluarkan pengembara (yang belum membuat sebarang tempahan).

Lihat laporan untuk acara

Anda boleh melihat metrik terperinci untuk sesuatu acara. 

1. Log masuk ke Alat Tempahan Dalam Talian. 

2. Klik Trips. Halaman Trips akan dipaparkan. 

3. Pilih tab Events . 

4. Pilih Upcoming untuk melihat acara yang akan datang (jika belum dipilih). Anda juga boleh melihat laporan untuk acara yang telah selesai. 

5. Cari acara yang anda ingin lihat laporan dan klik barisnya. Halaman acara akan dipaparkan. 

Klik Reporting. Metrik laporan untuk halaman ini akan dipaparkan.

Topik berkaitan

• Acara (Gambaran Umum)
• Tempah perjalanan untuk acara (pekerja/pengaturcara)
• Tempah perjalanan untuk acara (bukan pekerja/tetamu)
• Cipta templat (untuk acara dan perjalanan)