Outlook tiešās integrācijas iestatīšana ceļojumu rezervācijām

Spotnana piedāvā iespēju automātiski pievienot rezervāciju ierakstus jūsu Outlook kalendāram. Tas nozīmē, ka visi jūsu darbinieki varēs ērti pārskatīt savus gaidāmos, aktīvos un jau notikušos ceļojumus tieši Outlook kalendārā, bez nepieciešamības manuāli importēt ICS (kalendāra) failus. 

Ja šo funkciju neaktivizēsiet, Spotnana turpinās pievienot ICS failus visiem ceļojuma apstiprinājuma e-pastiem. Ceļotāji varēs šos .ics failus importēt savā kalendārā, lai sinhronizētu rezervācijas. Taču, ja rezervācijā būs izmaiņas, tiks izveidots jauns ICS fails, kas būs jāimportē atkārtoti.

Automātiskas sinhronizācijas aktivizēšana ar Outlook kalendāru

Lai visiem jūsu uzņēmuma darbiniekiem Spotnana rezervācijas automātiski sinhronizētos ar Outlook, lūdzu, izpildiet šos soļus:

1. Lūdziet savam Microsoft Entra administratoram (IT nodaļā) apstiprināt Spotnana Outlook integrācijas lietotni. Lai to izdarītu, jums būs jānosūta administratoram Outlook kalendāra integrācijas saiti. Lai to iegūtu: 

   • Pieslēdzieties Online Booking Tool (OBT).  

   • Izvēlieties Uzņēmums no Programmas izvēlnes. 

   • Pēc tam atveriet Integrācijas kreisajā pusē esošajā Iestatījumu izvēlnē. Tiks atvērta Integrāciju lapa. 

   • Izvēlieties Kalendāra cilni. 

   • Nospiediet Pārvaldīt pie Outlook kalendāra integrācijas rindas. Tiks atvērts Outlook kalendāra integrācijas 

   • dialoglodziņš. Nokopējiet URL, kas norādīts laukā Izmantojiet zemāk esošo saiti, lai apstiprinātu piekļuvi (skatiet zemāk), un pārsūtiet to savam Microsoft Entra administratoram. 
     
     Piezīme: Šī saite ļaus Microsoft Entra administratoram apstiprināt Spotnana Outlook integrācijas lietotni. Lūdziet administratoram atzīmēt opciju Piekrišana visas organizācijas vārdā . 

2. Pēc tam Microsoft Entra administrators izmanto jūsu nosūtīto saiti, lai apstiprinātu Spotnana Outlook integrācijas lietotni. Jāatzīmē iespēja Piekrišana visas organizācijas vārdā un jānospiež Apstiprināt. 

3. Kad Microsoft Entra administrators paziņo, ka šis solis ir pabeigts, jums jāveic: 

   • Atveriet to pašu OBT lapu, kuru izmantojāt 1. solī.

   • Kad parādās Outlook kalendāra integrācijas dialoglodziņš, izvēlieties Pievienot Outlook kalendāru. 
     
     Tādējādi tiks pārbaudīts, vai Spotnana Outlook integrācijas lietotne ir apstiprināta un Spotnana sistēma tiks savienota ar jūsu individuālo Outlook kalendāru. 

4. Pēc tam tajā pašā Outlook kalendāra integrācijas dialoglodziņā ieslēdziet Kalendāra sinhronizācijas iespēju.
   
   Tas aktivizēs kalendāra sinhronizāciju visiem jūsu uzņēmuma ceļotājiem. 

5. Pēc visu šo soļu izpildes, Pievienot Outlook kalendāru iespēja būs redzama Spotnana sākumlapā visiem jūsu uzņēmuma darbiniekiem. Lūdziet kolēģiem šo iespēju ieslēgt. 
   
   Tas automātiski pieslēgs katru lietotāju viņa Microsoft Outlook kontam un izveidos unikālu autorizācijas marķieri kalendāra atjauninājumiem. Kad tas paveikts visiem lietotājiem, iestatīšana būs pabeigta.
   Piezīme: Ja ceļotājs nejauši aizver šo paziņojumu, funkciju var aktivizēt arī vēlāk, atverot savu OBT Profila lapu (Mans profils izvēlnē zem ikonas ar savu vārdu) un izvēloties Jūsu savienotās lietotnes kreisajā izvēlnē. Tad jāizvēlas Pievienot Outlook kalendāru no Outlook flīzes. 

Ja ceļotājs nav pieslēdzies OBT 90 dienas, Microsoft Outlook kalendāra marķieris zaudēs derīgumu. Šī ir Microsoft drošības prasība, kuru Spotnana nevar ietekmēt. Ja tas notiek, ceļotājs var atkārtoti autorizēt marķieri, nospiežot Pievienot Outlook kalendāru Spotnana sākumlapā. Ja ceļotājs neatjauno Microsoft Outlook marķieri pēc tā derīguma beigām, Spotnana atkal pievienos ICS failus ceļojumu rezervāciju e-pastiem.