Izrada, objava i upravljanje događajem (najnovija verzija)

Samo korisnici s određenim ulogama mogu izrađivati, objavljivati i upravljati događajima. Administratori tvrtke i koordinatori događaja mogu koristiti sve mogućnosti opisane u nastavku. 

SADRŽAJ

• Izrada, objava i upravljanje događajem
  • Izrada događaja
  • Pregled i upravljanje postojećim događajima
  • Objava putovanja za događaj (za događaje koji omogućuju pozivnice)
  • Pregled izvještaja o događaju
  • Povezane teme

Izrada događaja

1. Prijavite se u Online Booking Tool. 

2. Kliknite Putovanja. Prikazat će se stranica Putovanja . 

3. Kliknite Izradi (gore desno) i odaberite Događaj prema predlošku u izborniku. Prikazat će se dijalog Izradi događaj prema predlošku .

4. Polje Organizacija bit će unaprijed postavljeno na naziv vaše tvrtke. Ako ste administrator TMC-a, odaberite odgovarajuću organizaciju.

5. Odaberite predložak koji želite koristiti za svoj događaj u polju Predložak putovanja . Tako ćete preuzeti unaprijed postavljene vrijednosti iz odabranog predloška. Ako niste sigurni koji predložak odabrati, obratite se svom travel manageru. Primjerice, za orijentaciju novih zaposlenika možda ćete htjeti koristiti predložak s pozivnicama. 

6. Unesite lokaciju događaja u polje Lokacija .

7. Unesite naziv događaja u polje Naziv . Taj će naziv biti prikazan svim sudionicima koje pozovete.

8. Postavite Datum početka događaja i Datum završetka događaja prema potrebi za vaš događaj. 

9. Postavite Datum početka putnog razdoblja i Datum završetka putnog razdoblja za događaj. 

   • Datum početka putovanja treba biti prije početka događaja. Prilikom određivanja termina, uzmite u obzir faktore poput vremenske razlike, udaljenosti i eventualnih presjedanja.

   • Datum završetka putovanja treba biti nakon završetka događaja.

10. Kliknite Napredne postavke kako biste prikazali dodatne detalje o vrstama rezervacija. Neke od ovih postavki mogu biti unaprijed definirane prema odabranom predlošku. Ovaj dio sadrži dvije kartice: Dozvoljene vrste rezervacija i Podaci o putovanju. 

11. Kartica Podaci o putovanju sadrži polja iz profila putnika (npr. Troškovni centar) za koja je administrator predloška unio posebnu vrijednost ili vam je omogućio unos druge vrijednosti. Imajte na umu da promjena vrijednosti ovdje neće trajno promijeniti podatke u profilu putnika, već će se odnositi samo na događaje izrađene prema tom predlošku. Za svako prikazano polje bit će prikazana vrijednost koju je unio administrator ili će se koristiti zadana vrijednost iz profila putnika (koja ovdje nije prikazana). Po potrebi možete promijeniti vrijednosti ovih polja ili ih ostaviti nepromijenjenima.  

12. Na kartici Dozvoljene vrste rezervacija odredite koje su vrste rezervacija dopuštene za ovaj događaj (to možete postaviti i kasnije ili za svakog putnika posebno). Sudionicima će biti prikazane samo one vrste rezervacija koje ovdje omogućite. Ako je potrebno dodati dodatnu vrstu rezervacije nakon što je događaj već objavljen, administratori i koordinatori mogu tu opciju naknadno omogućiti ili rezervirati u ime putnika. 

13. Za Let:

    • Da biste odredili koje vrste letova su dopuštene, odaberite jednu ili više opcija iz izbornika Dozvoljene vrste letova :

      • Jedan smjer

      • Povratno putovanje

      • Povratna lokacija može biti različita od polazne – korisno ako putnici prisustvuju na više događaja.

    • Koristite tipke + i - za određivanje broja suputnika (npr. članova obitelji) za koje putnik može rezervirati avionsku kartu u polju Dozvoljeni suputnici . Ako omogućite ovu opciju (odnosno postavite vrijednost veću od 0), putnici će moći kliknuti Dodaj putnike prilikom rezervacije letova. Broj suputnika bit će ograničen na maksimalan broj koji ovdje postavite. 

    • Kliknite u polje Dozvoljene dolazne zračne luke i pretražujte željene zračne luke. Ovdje možete navesti sve zračne luke na koje sudionici mogu letjeti radi dolaska na događaj (polazak može biti iz bilo koje zračne luke). Ovo polje možete ostaviti praznim ili ga postaviti kasnije. Ako ga ostavite praznim, putnici će moći rezervirati letove do bilo koje zračne luke. 

      • Počnite upisivati naziv ili šifru željene zračne luke. Prikazat će se prijedlozi na temelju unosa. 

      • Označite željenu zračnu luku. 

      • Za dodavanje još zračnih luka, ponovite pretraživanje i odabir. 

    • Koristite kalendar i polja za vrijeme pod Predloženi dolazak prije i Predloženi odlazak nakon za podešavanje termina kada će putnicima biti predloženo da rezerviraju letove. Početne vrijednosti temelje se na datumima koje ste postavili za datume događaja . Putnicima će biti preporučeno da rezerviraju letove unutar tih datuma i vremena. 

14. Za Hotel:

    • Ako želite omogućiti rezervaciju hotela za ovaj događaj, uključite ovu opciju.

    • Kliknite Dodaj za odabir hotela. Prikazat će se polje Hotel . Ovdje možete navesti sve hotele u kojima sudionici mogu odsjesti radi dolaska na događaj. Ovo polje nije obavezno. 

    • Počnite upisivati naziv željenog hotela. Prikazat će se prijedlozi na temelju unosa. 

    • Odaberite željeni hotel.  

    • Za dodavanje još hotela, kliknite Dodaj i ponovite postupak. 

15. Za Vlak 

    • Ako želite omogućiti rezervaciju vlakova za ovaj događaj, uključite ovu opciju.

    • Nema dodatnih postavki.

16. Za Automobil

    • Ako želite omogućiti najam automobila za ovaj događaj, uključite ovu opciju.

    • Nema dodatnih postavki.

17. Pregledajte sadržaj kartice Prilagođena polja . 

    • Predložak na kojem se temelji vaše putovanje može sadržavati prilagođena polja. Vrijednosti tih polja mogu biti unaprijed postavljene iz predloška, a po potrebi ih možete prihvatiti ili izmijeniti. Ako prilagođeno polje nema vrijednost, možda ćete morati unijeti podatak. 

    • Možete dodati i dodatna prilagođena polja. Ako želite dodati novo polje, kliknite Dodaj. Tako ćete moći odabrati prilagođeno polje i unijeti odgovarajući podatak. 

18. Kliknite Izradi. Otvorit će se stranica događaja. 

19. Za unos opisa događaja, kliknite Opis događaja. Prikazat će se stranica za unos opisa. 

    • Uredite opis po želji. Tekst možete dodatno formatirati podebljavanjem, kurzivom, nabrajanjem, izborom fonta, bojom, uvlačenjem te dodati poveznice. Kada završite, kliknite Spremi. 

20. Za uređivanje načina plaćanja za određenu vrstu rezervacije, kliknite Detalji plaćanja. Zatim kliknite ikonu olovke ispod Način plaćanja za odgovarajuću vrstu rezervacije i uredite prema potrebi. Za više informacija pogledajte korak 9 u Izrada predloška (za događaje i putovanja).. Kliknite Spremi nakon što završite. 

21. Za dodavanje putnika na događaj, kliknite + Putnik. Napomena: Korisnik koji doda putnika bit će naveden kao kontakt osoba za to putovanje. To je osoba kojoj se putnik može obratiti u slučaju pitanja. Također, ako koristite predložak bez pozivnica, za svakog putnika automatski će se izraditi putovanje prilikom dodavanja. Kod predložaka s pozivnicama, imat ćete mogućnost objaviti putovanja s ili bez slanja e-mail pozivnice. 

    • Za dodavanje putnika koji su zaposlenici vaše tvrtke: Kliknite + Putnik i upišite ime ili e-mail korisnika kojeg želite pozvati. Prikazat će se popis korisnika koji odgovaraju upisu. Odaberite željenog korisnika. Ponovite ovaj korak za svakog zaposlenika kojeg želite dodati. 

    • Za dodavanje gosta koji nije zaposlenik vaše tvrtke: Kliknite + Putnik i počnite upisivati ime ili e-mail gosta u polje za pretragu. Prikazat će se popis korisnika koji odgovaraju upisu. Odaberite željenog gosta. Ponovite ovaj korak za svakog gosta kojeg želite pozvati. Ako gost kojeg želite pozvati još nema profil u sustavu, kliknite Izradi gostujući profil tvrtke i izradite mu profil (svaki gost mora imati e-mail, ime, prezime i pravni subjekt). Nije uvijek moguće izraditi gostujući profil za gosta. 

22. Izmjena parametara: 

    • Za izmjenu postavki događaja prije objave, odaberite odgovarajuću opciju (npr.  Parametri događaja) iz izbornika Uredi i zatim uredite parametre po potrebi te kliknite Primijeni. Promjene će se primijeniti na sva putovanja u sklopu događaja (osim onih koja su pojedinačno izmijenjena i time odvojena od događaja ili već rezerviranih putovanja).

    • Za izmjenu parametara za jedno ili više pojedinačnih putovanja i putnika, označite željenog putnika. Odaberite odgovarajuću opciju (npr. Parametri putovanja) iz izbornika Uredi na dnu stranice i uredite parametre po želji. Imajte na umu da nakon izmjene parametara za pojedinog putnika, promjene na razini događaja više neće utjecati na to putovanje. 

23. Zatim: 

    • Za događaje koji koriste predložak bez pozivnica, putovanja će se automatski izrađivati za svakog dodanog putnika. Ne morate posebno objavljivati događaj ili putovanja.

    • Za događaje koji koriste predložak s pozivnicama, putovanja možete objaviti klikom na Objavi putovanja ili pogledajte Objava putovanja za događaj za više informacija. Bit će vam ponuđeno slanje pozivnica sudionicima.

Pregled i upravljanje postojećim događajima

1. Prijavite se u Online Booking Tool. 

2. Kliknite Putovanja. Prikazat će se stranica Putovanja . 

3. Odaberite karticu Događaji .

4. Možete filtrirati događaje prema nazivu, datumu ili statusu (samo za nadolazeće događaje). 

   1. Odaberite Nadolazeći u izborniku za prikaz nadolazećih ili događaja u tijeku. 

   2. Odaberite Završeni u izborniku za prikaz prošlih događaja.

   3. Odaberite Otkazani u izborniku za prikaz otkazanih događaja.

5. Svi izrađeni događaji prikazani su u redovima. Za svaki događaj prikazani su lokacija, datumi i vrste rezervacija. Za događaje s neobjavljenim putovanjima imate mogućnost objave tih putovanja (s ili bez e-mail obavijesti).  

6. Pronađite događaj koji želite pregledati i kliknite ga. Otvorit će se stranica s detaljima događaja. Za svakog putnika prikazani su: ime putnika, naziv putovanja, datum putovanja, putno razdoblje, dopuštene vrste rezervacija, status putovanja, status pozivnice (za događaje s predloškom koji koristi pozivnice). Zelena ikona uz vrstu rezervacije znači da je putnik dovršio rezervaciju za tu vrstu. Možete sortirati po statusu putovanja (npr. Na čekanju). Za događaje s predloškom s pozivnicama, možete sortirati i po statusu pozivnice (Pozvan, Nije pozvan). 

7. Možete pregledati i urediti parametre događaja, popis putnika ili parametre vezane uz pojedino putovanje. 

   1. Izmjena parametara događaja 

      1. Za izmjenu Opisa događaja, kliknite na njega. Uredite opis po želji i kliknite Spremi.

      2. Za uređivanje ili dodavanje Unutarnje bilješke, kliknite na nju. Uredite po želji i kliknite Spremi.  

      3. Za izmjenu bilo kojeg parametra događaja, odaberite Parametri događaja u izborniku Uredi i zatim uredite parametre po potrebi te kliknite Primijeni. Promjene će se primijeniti na sva putovanja u sklopu događaja (osim onih koja su pojedinačno izmijenjena i time odvojena od događaja ili već rezerviranih putovanja).

      4. Za izmjenu kontakt osoba događaja, odaberite Kontakti događaja u izborniku Uredi i uredite po potrebi te kliknite Spremi. 

   2. Izmjene putnika i njihovih parametara putovanja

      1. Za izmjenu parametara za jedno ili više pojedinačnih putovanja i putnika, označite željenog putnika. Odaberite odgovarajuće parametre iz izbornika Uredi na dnu stranice i uredite po želji. Nakon što izmijenite parametre za pojedinog putnika, to putovanje će biti označeno kao izmijenjeno i daljnje promjene na razini događaja neće se na njega primjenjivati.  

      2. Za dodavanje putnika kliknite + Putnik, pretražite željenog putnika i odaberite njegovo ime. Za događaje s predloškom s pozivnicama, potrebno je kliknuti Objavi putovanja (gore desno) kako biste izradili putovanje za tog putnika. Za događaje s predloškom bez pozivnica, putovanje će se automatski izraditi.    

      3. Za uklanjanje putnika, odaberite njegovo putovanje (klikom na naziv putovanja). Prikazat će se detalji putovanja. Odaberite Otkaži putovanje u izborniku Radnje . Sve poveznice iz već poslanih e-mail pozivnica više neće biti važeće. Napomena: Ako su već napravljene rezervacije za događaj, bit ćete upitani želite li ih otkazati.

      4. Za učitavanje popisa sudionika kliknite Učitaj i potom pogledajte upute u odjeljku Izrada događaja na ovoj stranici iznad.

      5. Za preuzimanje trenutnog popisa sudionika kliknite Preuzmi na alatnoj traci.

Objava putovanja za događaj (za događaje koji omogućuju pozivnice)

Nakon što izradite događaj s pozivnicama (npr. koristeći predložak s pozivnicama), možete pregledati pozivnice i objaviti putovanja koja će se koristiti za rezervacije. Prilikom objave događaja možete odabrati želite li sudionicima poslati e-mail pozivnice. 

Za događaje izrađene prema predlošku bez pozivnica, putnici neće dobiti e-mail pozivnice, ali će se za svakog putnika izraditi putovanje čim ga dodate. Vi (ili agent) tada možete nastaviti s rezervacijom za svakog putnika klikom na njegovo putovanje. Alternativno, putnici mogu sami rezervirati.

1. Prijavite se u Online Booking Tool. 

2. Kliknite Putovanja. Prikazat će se stranica Putovanja . 

3. Odaberite karticu Događaji . 

4. Odaberite Nadolazeći za prikaz nadolazećih događaja (ako već nije odabrano). Svi izrađeni događaji prikazani su u redovima. Za svaki događaj prikazani su lokacija, datumi i vrste rezervacija. 

5. Pronađite događaj koji želite pregledati i kliknite njegov red. Prikazat će se stranica s putovanjima za taj događaj. 

   • Za izmjenu parametara događaja za koji su neka putovanja već objavljena, odaberite Parametri događaja u izborniku Uredi i uredite ih po potrebi te kliknite Primijeni. 

6. Kliknite Objavi putovanja. 

   • Za objavu putovanja bez slanja e-mail pozivnica sudionicima, kliknite Samo objavi.

   • Za objavu putovanja uz slanje e-mail pozivnica sudionicima, kliknite Objavi i pošalji pozivnice.

   • Za testiranje izgleda pozivnice, kliknite na ponuđenu poveznicu (nakon što kliknete Objavi putovanja). Pozivnica će biti poslana na vašu e-mail adresu.

7. Nakon objave, i dalje možete mijenjati neke parametre događaja i/ili putovanja. Međutim, te će se promjene odnositi samo na buduće rezervacije, a ne na već napravljene (za više informacija pogledajte odjeljak Pregled i upravljanje postojećim događajima na ovoj stranici). Primjeri što možete mijenjati: 

   • Naziv događaja/putovanja

   • Opis događaja/putovanja

   • Datumi putovanja (npr. promjena datuma početka ili završetka)

   • Detalji plaćanja 

   • Dozvoljene vrste rezervacija

   • Broj dozvoljenih suputnika za letove (do 5 dodatnih suputnika na istom PNR-u)

   • Odgovori na prilagođena polja (u ime putnika)

   • Vrijednosti polja profila za putovanje (npr. troškovni centar, pravni subjekt)

   • Dodavanje dodatnih putnika

   • Uklanjanje putnika (koji još nisu napravili rezervacije).

Pregled izvještaja o događaju

Možete pregledati detaljne podatke i statistiku o događaju. 

1. Prijavite se u Online Booking Tool. 

2. Kliknite Putovanja. Prikazat će se stranica Putovanja . 

3. Odaberite karticu Događaji . 

4. Odaberite Nadolazeći za prikaz nadolazećih događaja (ako već nije odabrano). Možete pregledati i izvještaj za završene događaje. 

5. Pronađite događaj za koji želite pregledati izvještaj i kliknite njegov red. Prikazat će se stranica događaja. 

Kliknite Izvještavanje. Prikazat će se statistika za taj događaj.

Povezane teme

• Događaji (pregled)
• Rezervacija putovanja za događaj (zaposlenik/organizator)
• Rezervacija putovanja za događaj (gost/nezaposlenik)
• Izrada predloška (za događaje i putovanja)