Télécharger les enregistrements d'entités juridiques

Cette procédure décrit comment télécharger vos définitions d'entités juridiques vers Spotnana via un fichier CSV. Vous devez vous assurer d'avoir téléchargé (ou créé) vos définitions d'entités juridiques avant de tenter de télécharger vos enregistrements d'utilisateurs. En effet, chaque utilisateur/voyageur doit être associé à une entité juridique.

Vous ne pouvez effectuer cette procédure que si vous êtes un administrateur.

1. Connectez-vous à l'outil de réservation en ligne Spotnana.
2. Sélectionnez Société dans le menu Programme. La page des paramètres Généraux s'affichera.
3. Développez le menu Société (dans la barre de navigation latérale gauche) et sélectionnez Entités juridiques. La page Entités juridiques s'affichera.
4. Cliquez sur + Ajouter et sélectionnez Télécharger un fichier CSV dans le menu. La boîte de dialogue Télécharger un fichier CSV apparaîtra.  
5. Téléchargez le modèle via le lien modèle. Suivez ensuite les instructions fournies ci-dessous (les mêmes instructions sont également fournies dans la boîte de dialogue Télécharger un fichier CSV).

Pour visualiser votre journal d'activité de téléchargement, cliquez sur l'icône d'horloge pour développer le panneau latéral. Cela affichera les téléchargements de fichiers les plus récents et les notifications de statut.

Instructions de téléchargement de fichier pour les entités juridiques

• Les entités juridiques et les bureaux pertinents doivent déjà exister dans l'outil de réservation en ligne Spotnana avant que vous ne tentiez d'importer ou de créer des utilisateurs.
• S'il n'y avait aucune entité juridique existante dans l'outil de réservation en ligne Spotnana pour votre organisation, votre modèle sera vide et vous pourrez commencer à ajouter des lignes.
• Si vous avez déjà une ou plusieurs entités juridiques existantes dans l'outil de réservation en ligne Spotnana pour votre organisation, votre modèle contiendra ces enregistrements. Vous pouvez commencer à ajouter, modifier ou supprimer des lignes selon vos besoins.
  • Pour toutes les entités juridiques que vous souhaitez supprimer, localisez la ligne correspondante et définissez le champ ACTION sur SUPPRIMER. Elle sera supprimée de Spotnana une fois le téléchargement du fichier terminé.
  • Pour toute entité juridique que vous souhaitez modifier, localisez la ligne correspondante. Ensuite, apportez les modifications souhaitées et définissez le champ ACTION sur METTRE À JOUR. L'entité juridique sera mise à jour dans Spotnana une fois le téléchargement du fichier terminé.
  • Pour toute entité juridique que vous souhaitez ajouter, ajoutez une nouvelle ligne et définissez le champ ACTION sur CRÉER. L'entité juridique sera ajoutée dans Spotnana une fois le téléchargement du fichier terminé. L'entité juridique doit être unique (pas identique à une entité juridique existante déjà dans Spotnana).
• Ne modifiez ni ne supprimez le contenu de la ligne d'en-tête de colonne (la ligne en haut du fichier qui vous indique à quoi sert chaque colonne).
• Ne modifiez pas l'ordre des colonnes.
• N'ajoutez aucune colonne.
• Assurez-vous de fournir une valeur pour chaque colonne requise pour chacune de vos lignes. Les colonnes requises sont marquées d'un astérisque (*).
• N'utilisez que des caractères alphanumériques dans vos valeurs. Pour les adresses e-mail, vous pouvez également utiliser le symbole « @ » (monnom234@nomdelacompagnie.com).
• Modifiez le nom par défaut (template.csv) du fichier CSV téléchargé pour inclure la date à laquelle vous effectuez le téléchargement. Cela pourra vous aider ultérieurement à résoudre les problèmes liés aux enregistrements en cours de téléchargement.
• Supprimez tous les espaces de fin de tous vos valeurs. Il ne peut y avoir aucun espace blanc à la fin de vos valeurs.
• Le champ Numéro de téléphone est facultatif. Cependant, si votre fichier contient une valeur pour ce champ, les champs Code pays du téléphone et Extension du téléphone doivent être tous deux fournis avec une valeur valide.

Si vous avez des questions, envoyez un e-mail à techsupport@spotnana.com.