Benutzerprofile hochladen

In dieser Anleitung erfahren Sie, wie Sie die Profile Ihrer Reisenden per CSV-Datei in Spotnana hochladen. 

• Sie müssen zunächst sicherstellen, dass Sie die juristischen Einheiten Ihres Unternehmens bereits angelegt oder hochgeladen haben, bevor Sie mit dem Hochladen der Reisenden beginnen. Jeder Benutzer bzw. Reisende muss einer juristischen Einheit zugeordnet sein.
• Sollten Sie planen, Ihre Benutzer (Reisende) bestimmten Bürostandorten zuzuordnen, legen Sie bitte auch die entsprechenden Büros im System an, bevor Sie die Benutzerprofile hochladen.

Dieses Vorgehen steht ausschließlich Administratoren zur Verfügung.

1. Melden Sie sich im Spotnana Online-Buchungssystem an.
2. Wählen Sie Benutzer im Programm Menü aus. Die Reisenden- Seite wird angezeigt.
3. Klicken Sie auf CSV-Datei hochladen. Das Dialogfeld „Benutzerdaten hochladen“ wird geöffnet.  
4. Laden Sie die Vorlage über den Vorlagen- Link herunter und folgen Sie anschließend den untenstehenden Schritten.

Anleitung zum Hochladen der Benutzerdatei

Eine Übersicht aller Felder in der CSV-Datei finden Sie im Abschnitt zum HR-Dateiformat unter SFTP – Anleitung für HR-Feeds.

• Jedes angelegte Benutzerprofil muss einer bereits im Online-Buchungssystem (OBT) vorhandenen juristischen Einheit zugeordnet werden. Büros sind optional. Falls in der CSV-Datei jedoch ein Büro für einen Benutzer angegeben ist, muss dieses Büro bereits im OBT existieren. Die Namen der juristischen Einheiten und Büros in Ihrer Datei müssen exakt mit den bestehenden Einträgen im OBT übereinstimmen.
• Wenn für Ihr Unternehmen noch keine Benutzer im OBT hinterlegt sind, ist die Vorlage leer und Sie können direkt neue Zeilen hinzufügen. 
• Sind bereits Benutzer für Ihr Unternehmen im OBT vorhanden, enthält die Vorlage diese Einträge. Sie können dann Zeilen ergänzen, bearbeiten oder entfernen – je nach Bedarf.
  • Möchten Sie einen Benutzer entfernen, suchen Sie die entsprechende Zeile und setzen das ACTION Feld auf DELETE. Der Benutzer wird nach dem Hochladen aus dem OBT gelöscht.
  • Möchten Sie einen Benutzer bearbeiten, suchen Sie die entsprechende Zeile, nehmen die gewünschten Änderungen vor und setzen das ACTION Feld auf UPDATE. Die Änderungen werden nach dem Hochladen im OBT übernommen.
  • Möchten Sie einen neuen Benutzer anlegen, fügen Sie eine neue Zeile hinzu und setzen das ACTION Feld auf CREATE. Der Benutzer wird nach dem Hochladen im OBT angelegt. Die Mitarbeiter-ID oder E-Mail-Adresse muss dabei eindeutig sein und darf keinem bestehenden Benutzer entsprechen.
• Bitte ändern oder löschen Sie nicht die Spaltenüberschriften (die erste Zeile der Datei, die angibt, wofür jede Spalte steht).
• Ändern Sie nicht die Reihenfolge der Spalten.
• Fügen Sie keine zusätzlichen Spalten hinzu.
• Achten Sie darauf, dass in jeder Zeile alle Pflichtfelder ausgefüllt sind. Pflichtfelder sind mit einem Sternchen (*) gekennzeichnet. 
• Verwenden Sie ausschließlich Buchstaben und Zahlen in Ihren Einträgen. Für E-Mail-Adressen ist zusätzlich das „@“-Zeichen erlaubt (myname234@companyname.com).
• Bennen Sie die hochzuladende CSV-Datei um, sodass das aktuelle Datum im Dateinamen enthalten ist (anstelle von template.csv). Das erleichtert später die Fehlersuche bei Problemen mit den Datensätzen.
• Entfernen Sie alle nachgestellten Leerzeichen aus Ihren Einträgen. Am Ende eines Wertes dürfen keine Leerzeichen stehen.
• Wenn Sie benutzerspezifische Felder für Ihr Unternehmennutzen, stellen Sie sicher, dass Ihre CSV-Datei die entsprechenden Spalten und Werte für jeden Benutzer enthält. 

Aktivitätsprotokoll

Im Aktivitätsprotokoll können Sie alle bisherigen Datei-Uploads einsehen. Dort werden alle Uploads angezeigt und Sie können nach Erfolg, Fehler, Ausstehend, Teilweise Fehlerfiltern. So greifen Sie auf das Aktivitätsprotokoll zu:

1. Wählen Sie Benutzer im Programm Menü aus. 
2. Sobald die Reisenden- Seite angezeigt wird, klicken Sie auf die Schaltfläche Aktivitätsprotokoll (links neben der Schaltfläche Herunterladen ). Das Aktivitätsprotokoll öffnet sich als Seitenleiste. 
3. Um nach Upload-Status zu filtern, wählen Sie den gewünschten Eintrag im Status Menü aus. 
4. Details zu einem Upload können Sie anzeigen, indem Sie diesen mit dem Pfeil nach unten auf der rechten Seite aufklappen.