Upload af kontoroplysninger

Denne vejledning forklarer, hvordan du uploader dine kontordefinitioner til Spotnana ved hjælp af en CSV-fil. Hvis du ønsker at tilknytte brugere (rejsende) til bestemte kontorer, skal du sørge for, at dine kontordefinitioner er uploadet (eller oprettet), inden du forsøger at uploade brugeroplysninger.

Du skal være administrator for at kunne udføre denne handling.

1. Log ind på Spotnana Online Booking Tool.
2. Vælg Virksomhed i Program menuen. Generelle indstillinger vises nu.
3. Udvid Virksomhed menuen (i venstre side af navigationspanelet), og vælg Kontorer. Siden Kontorer åbnes.
4. Klik på + Tilføj og vælg Upload CSV-fil i menuen. Upload CSV-fil dialogboksen vises nu.  
5. Hent skabelonen via skabelon- linket. Følg derefter vejledningen nedenfor (de samme instruktioner findes også i Upload CSV-fil dialogboksen).

Hvis du vil se loggen over dine uploads, skal du klikke på ur-ikonet for at åbne sidepanelet. Her kan du se de seneste filuploads og statusmeddelelser.

Vejledning til upload af kontoroplysninger

• De relevante juridiske enheder og kontorer skal allerede være oprettet i Spotnana Online Booking Tool, før du kan importere eller oprette brugere.
• Hvis der ikke allerede er oprettet kontorer for din organisation i Spotnana Online Booking Tool, vil din skabelon være tom, og du kan begynde at tilføje rækker.
• Hvis du allerede har et eller flere kontorer oprettet i Spotnana Online Booking Tool for din organisation, vil skabelonen indeholde disse poster. Du kan nu tilføje, redigere eller fjerne rækker efter behov.
  • Hvis du vil fjerne et kontor, skal du finde den relevante række og sætte ACTION feltet til DELETE. Kontoret bliver slettet fra Spotnana, når du har uploadet filen.
  • Hvis du vil redigere et kontor, skal du finde den pågældende række, foretage de ønskede ændringer og sætte ACTION feltet til UPDATE. Kontoret bliver opdateret i Spotnana, når du har uploadet filen.
  • Hvis du vil tilføje et nyt kontor, skal du oprette en ny række og sætte ACTION feltet til CREATE. Kontoret bliver tilføjet i Spotnana, når du har uploadet filen. Kontorets navn skal være unikt (må ikke være det samme som et eksisterende kontor i Spotnana).
• Landekoder må kun bestå af to bogstaver.
• Lad være med at ændre eller fjerne indholdet i kolonneoverskriften (række øverst i filen, der viser, hvad hver kolonne indeholder).
• Du må ikke ændre rækkefølgen på kolonnerne.
• Du må ikke tilføje ekstra kolonner.
• Sørg for at udfylde alle påkrævede kolonner for hver række. Påkrævede kolonner er markeret med en stjerne (*).
• Brug kun bogstaver og tal i dine værdier. For e-mailadresser må du også bruge “@”-tegnet (fx mitnavn234@firmanavn.com).
• Omdøb CSV-filen, du uploader, så den indeholder datoen for uploaden i stedet for det oprindelige navn (template.csv). Det kan gøre det lettere at finde årsagen til eventuelle problemer senere.
• Fjern eventuelle mellemrum til sidst i dine værdier. Der må ikke være tomme tegn efter værdierne.

Hvis du har spørgsmål, kan du sende en e-mail til techsupport@spotnana.com.