Upload brugerprofiler

Denne vejledning forklarer, hvordan du uploader dine rejsendes profiler til Spotnana ved hjælp af en CSV-fil. 

• Du skal sikre dig, at du har oprettet eller uploadet dine juridiske enheder, før du forsøger at uploade rejsende. Det skyldes, at hver bruger/rejsende skal være tilknyttet en juridisk enhed.
• Hvis du ønsker at tilknytte brugere (rejsende) til kontorlokationer, bør du også have oprettet eller uploadet dine kontorer, inden du uploader brugere.

Du kan kun udføre denne handling, hvis du har administratorrettigheder.

1. Log ind på Spotnana Online Booking Tool.
2. Vælg Brugere i Program menuen. Siden Rejsende vises nu.
3. Klik på Upload CSV-fil. Vinduet Upload brugerdata åbnes.  
4. Hent skabelonen via skabelon- linket. Følg derefter instruktionerne nedenfor.

Vejledning til upload af brugerdata

Hvis du vil vide mere om felterne i CSV-filen, kan du se afsnittet om HR-filformat i SFTP – Vejledning til HR-feeds.

• Alle brugerprofiler skal være tilknyttet en juridisk enhed. Disse juridiske enheder skal allerede være oprettet i Online Booking Tool (OBT), inden du uploader brugere. Tilknytning til kontorer er valgfrit, men hvis din CSV-fil indeholder kontoroplysninger for nogen af brugerne, skal disse kontorer også være oprettet i OBT. Navnene på juridiske enheder og kontorer i filen skal stemme fuldstændigt overens med det, der allerede findes i OBT.
• Hvis der ikke er nogen eksisterende brugere i OBT for din organisation, vil skabelonen være tom, og du kan begynde at tilføje rækker. 
• Hvis der allerede er brugere i OBT for din organisation, vil skabelonen indeholde disse poster. Du kan så tilføje, redigere eller fjerne rækker efter behov.
  • Hvis du vil fjerne en bruger, skal du finde den relevante række og sætte feltet ACTION til DELETE. Brugeren vil blive slettet fra OBT, når du gennemfører uploaden.
  • Hvis du vil redigere en bruger, skal du finde den relevante række, foretage de ønskede ændringer og sætte feltet ACTION til UPDATE. Brugeren bliver opdateret i OBT, når du uploader filen.
  • Hvis du vil tilføje en bruger, skal du indsætte en ny række og sætte feltet ACTION til CREATE. Brugeren bliver oprettet i OBT, når du gennemfører uploaden. Medarbejder-ID eller e-mail skal være unik (må ikke være den samme som for en eksisterende bruger).
• Du må ikke ændre eller fjerne indholdet i kolonneoverskriften (rækken øverst, som angiver, hvad hver kolonne bruges til).
• Du må ikke ændre rækkefølgen på kolonnerne.
• Du må ikke tilføje ekstra kolonner.
• Sørg for at udfylde alle obligatoriske kolonner for hver række. Obligatoriske kolonner er markeret med en stjerne (*). 
• Brug kun bogstaver og tal i dine værdier. I e-mailadresser må du også bruge “@”-tegnet (myname234@companyname.com).
• Omdøb CSV-filen, så den også indeholder datoen for uploaden (i stedet for det oprindelige navn template.csv). Det gør det lettere at finde frem til eventuelle fejl senere.
• Fjern eventuelle mellemrum til sidst i dine værdier. Der må ikke være tomme mellemrum efter dine indtastninger.
• Hvis du bruger nogen organisationsspecifikke brugerprofilfelter, skal du sikre dig, at din CSV-fil indeholder de relevante kolonner og værdier for hver bruger. 

Aktivitetslog

Du kan se tidligere uploads af poster i Aktivitetsloggen. Her får du et overblik over tidligere uploads og kan sortere efter Succes, Fejl, Afventer, Delvis fejl. Sådan får du adgang til Aktivitetsloggen:

1. Vælg Brugere i Program menuen. 
2. Når siden Rejsende vises, skal du klikke på knappen Aktivitetslog (til venstre for Download knappen). Panelet Aktivitetslog åbnes. 
3. For at filtrere på uploadstatus skal du vælge den ønskede status i Status menuen. 
4. Hvis du vil se flere detaljer om en upload, kan du folde den ud med pilen til højre.