إنشاء قالب (للفعاليات والرحلات)
تتيح قوالب الرحلات لمسؤولي الشركة إعداد قوالب يمكن لباقي المستخدمين (مثل منسقي الشركة وغيرهم) الاستفادة منها عند تنظيم الفعاليات أو الرحلات. تساعد هذه القوالب المسؤولين على تحديد بعض القيم والإعدادات مسبقًا، بحيث يتم تطبيقها تلقائيًا على الفعاليات أو الرحلات التي تستخدم القالب. هذا الأمر يعزز الالتزام بالسياسات ويوفر الوقت، مع الحفاظ على مرونة من ينظم الرحلة أو الفعالية.
جدول المحتويات
إنشاء قالب
اختيار الشركة من قائمة البرنامج . ستظهر صفحة إعدادات الشركة. ستظهر صفحة إعدادات الشركة.
اختيار قوالب الرحلات (من قائمة الإعدادات ) في القائمة الجانبية اليسرى. ستظهر صفحة قوالب الرحلات .
اضغط على إنشاء جديد. ستظهر صفحة قالب جديد .
اختيار دعوة أو بدون دعوة. هذا الخيار يحدد ما إذا كان بإمكان المنسقين ومنظمي الشركة إرسال دعوات للمسافرين عند استخدام هذا القالب. غالبًا ما يشير هذا الإعداد أيضًا إلى من سيقوم بالحجز: المسافر نفسه أم المنظم. بعد تحديد هذا الخيار للقالب، لا يمكن تغييره لاحقًا.
دعوة تتيح الفعاليات/الرحلات من نوع "دعوة" إرسال بريد إلكتروني للمسافرين (الموظفين أو الضيوف)، يتضمن هذا البريد رابطًا يتيح لهم حجز رحلتهم بأنفسهم.
بدون دعوة في الفعاليات/الرحلات من نوع "بدون دعوة"، لا يمكن إرسال بريد إلكتروني للدعوة. مع ذلك، يمكن للموظفين الحجز بأنفسهم (من خلال صفحة الرحلات )، أو يمكن للمنسق القيام بالحجز نيابة عنهم. أما بالنسبة للضيوف، فلا يمكن حجز رحلاتهم إلا من قبل المنسق.
أدخل اسمًا للقالب في حقل اسم القالب . يُفضل أن يكون الاسم معبرًا بحيث يسهل على المنسقين معرفة نوع الفعالية أو الرحلة التي يستخدم فيها القالب (مثال: رحلة تعريف موظف جديد، رحلة مقابلة مرشح، رحلة متحدث ضيف، رحلة انتقال موظف).
استخدم حقل الموقع لتحديد الموقع المسبق لجميع الفعاليات/الرحلات التي تستخدم هذا القالب.
من خلال ربط القالب بموقع معين، يمكنك تحديد المطارات والفنادق المسموح بها مسبقًا.
استخدم حقل نوع المسافر الرئيسي لتحديد أنواع المسافرين (مثل الموظف أو الضيف) الذين يمكن إضافتهم للفعاليات/الرحلات التي تعتمد هذا القالب.
استخدم حقل السياسة لاختيار سياسة السفر التي سيتم تطبيقها على المسافرين عند إجراء الحجوزات لأي رحلة أو فعالية منشأة بهذا القالب. يمكنك اختيار السياسة الافتراضية للمسافر أو سياسة محددة.
إذا اخترت السياسة الافتراضية للمسافر، سيقوم النظام تلقائيًا بتطبيق سياسة كل مسافر الافتراضية.
أما إذا اخترت سياسة معينة، يمكنك ضبط خيار تطبيق سياسة المسافر إذا كانت أقل تقييدًا (مثلاً: مسموح، غير مسموح) ليعرف النظام أي سياسة يطبق.
استخدم الحقول في قسم أنواع الحجوزات المسموحة لتحديد أنواع الحجوزات المسموحة افتراضيًا لأي فعالية/رحلة تستخدم هذا القالب. يمكنك أيضًا تحديد طرق الدفع المتاحة لكل نوع حجز.
بالنسبة إلى الطيران - يمكنك السماح بحجوزات الطيران افتراضيًا بتفعيل الخيار المخصص لذلك. كما يمكنك تحديد أنواع الرحلات (ذهاب فقط، ذهاب وعودة)، المطارات المسموحة (مثل JFK، LAX، LHR) وما إذا كان يُسمح بمرافقة أفراد (مثل أفراد العائلة). استخدم مربعات الاختيار لتحديد أنواع الرحلات المسموحة و المطارات المسموحة. استخدم أزرار + و - لتحديد عدد المرافقين المسموح بهم. لتحديد طرق الدفع الخاصة بحجوزات الطيران، اضغط على أيقونة القلم بجانب طريقة الدفع (الإعداد الافتراضي هو طريقة الدفع الافتراضية للمسافر)، اختر الطريقة المناسبة ثم اضغط على تأكيد. الخيارات المتاحة:
طريقة الدفع الافتراضية - جميع طرق الدفع المسجلة في ملف المسافر.
بطاقة في ملف المسافر - جميع طرق الدفع في ملف المسافر باستثناء البطاقات المركزية.
بطاقة مركزية - بطاقة مركزية محددة تخصصها لهذا النوع من الحجز في هذا القالب. إذا اخترت هذا الخيار، يجب الضغط على التالي ثم اختيار بطاقة أو أكثر من البطاقات المركزية ثم الضغط على تأكيد.
بطاقة القالب - أي بطاقة أضفتها إلى هذا القالب. إذا اخترت هذا الخيار، يجب الضغط على التالي ثم اختيار بطاقة أو أكثر من بطاقات القالب ثم الضغط على تأكيد.
ملاحظة: قد لا يظهر هذا الخيار إذا لم تقم بإضافة أي بطاقة للقالب بعد. لإضافة بطاقة، اضغط على إضافة بطاقة جديدة.
إضافة بطاقة جديدة - يمكنك من خلاله إضافة بطاقة جديدة عبر نافذة إضافة بطاقة ائتمان . بعد إضافة البطاقة الجديدة، ستتمكن من اختيار بطاقة القالب كخيار.
بالنسبة إلى الفندق - يمكنك السماح بحجوزات الفنادق افتراضيًا بتفعيل الخيار المخصص. كما يمكنك تحديد الفنادق المسموحة. لإضافة فندق، اضغط على + إضافة. ثم استخدم ميزة البحث للعثور على الفندق المطلوب وحدد اختياراتك باستخدام مربعات الاختيار. لتحديد طرق الدفع للفنادق، اضغط على أيقونة القلم بجانب طريقة الدفع (الإعداد الافتراضي هو طريقة الدفع الافتراضية للمسافر)، اختر الطريقة المناسبة ثم اضغط على تأكيد. الخيارات المتاحة:
طريقة الدفع الافتراضية - جميع طرق الدفع المسجلة في ملف المسافر.
بطاقة في ملف المسافر - جميع طرق الدفع في ملف المسافر باستثناء البطاقات المركزية.
بطاقة افتراضية - بطاقة افتراضية محددة تخصصها لهذا النوع من الحجز في هذا القالب. إذا اخترت هذا الخيار، يجب الضغط على التالي ثم اختيار بطاقة أو أكثر من البطاقات الافتراضية ثم الضغط على تأكيد.
بطاقة مركزية - بطاقة مركزية محددة تخصصها لهذا النوع من الحجز في هذا القالب. إذا اخترت هذا الخيار، يجب الضغط على التالي ثم اختيار بطاقة أو أكثر من البطاقات المركزية ثم الضغط على تأكيد.
بطاقة القالب - أي بطاقة أضفتها إلى هذا القالب. إذا اخترت هذا الخيار، يجب الضغط على التالي ثم اختيار بطاقة أو أكثر من بطاقات القالب ثم الضغط على تأكيد.
ملاحظة: قد لا يظهر هذا الخيار إذا لم تقم بإضافة أي بطاقة للقالب بعد. لإضافة بطاقة، اضغط على إضافة بطاقة جديدة.
إضافة بطاقة جديدة - يمكنك من خلاله إضافة بطاقة جديدة عبر نافذة إضافة بطاقة ائتمان . بعد إضافة البطاقة الجديدة، ستتمكن من اختيار بطاقة القالب كخيار.
بالنسبة إلى القطار - يمكنك السماح بحجوزات القطارات افتراضيًا بتفعيل الخيار المخصص. لتحديد طرق الدفع الخاصة بالقطارات، اضغط على أيقونة القلم بجانب طريقة الدفع (الإعداد الافتراضي هو طريقة الدفع الافتراضية للمسافر)، اختر الطريقة المناسبة ثم اضغط على تأكيد. الخيارات المتاحة:
طريقة الدفع الافتراضية - جميع طرق الدفع المسجلة في ملف المسافر.
بطاقة في ملف المسافر - جميع طرق الدفع في ملف المسافر باستثناء البطاقات المركزية.
بطاقة مركزية - بطاقة مركزية محددة تخصصها لهذا النوع من الحجز في هذا القالب. إذا اخترت هذا الخيار، يجب الضغط على التالي ثم اختيار بطاقة أو أكثر من البطاقات المركزية ثم الضغط على تأكيد.
بطاقة القالب - أي بطاقة أضفتها إلى هذا القالب. إذا اخترت هذا الخيار، يجب الضغط على التالي ثم اختيار بطاقة أو أكثر من بطاقات القالب ثم الضغط على تأكيد.
ملاحظة: قد لا يظهر هذا الخيار إذا لم تقم بإضافة أي بطاقة للقالب بعد. لإضافة بطاقة، اضغط على إضافة بطاقة جديدة.
إضافة بطاقة جديدة - يمكنك من خلاله إضافة بطاقة جديدة عبر نافذة إضافة بطاقة ائتمان . بعد إضافة البطاقة الجديدة، ستتمكن من اختيار بطاقة القالب كخيار.
بالنسبة إلى السيارة - يمكنك السماح بحجوزات تأجير السيارات افتراضيًا بتفعيل الخيار المخصص. لتحديد طرق الدفع الخاصة بتأجير السيارات، اضغط على أيقونة القلم بجانب طريقة الدفع (الإعداد الافتراضي هو طريقة الدفع الافتراضية للمسافر)، اختر الطريقة المناسبة ثم اضغط على تأكيد. الخيارات المتاحة:
طريقة الدفع الافتراضية - جميع طرق الدفع المسجلة في ملف المسافر.
بطاقة في ملف المسافر - جميع طرق الدفع في ملف المسافر باستثناء البطاقات المركزية.
بطاقة افتراضية - بطاقة افتراضية محددة تخصصها لهذا النوع من الحجز في هذا القالب. إذا اخترت هذا الخيار، يجب الضغط على التالي ثم اختيار بطاقة أو أكثر من البطاقات الافتراضية ثم الضغط على تأكيد.
حساب دفع مباشر - حساب دفع مباشر محدد تخصصه لهذا النوع من الحجز في هذا القالب. إذا اخترت هذا الخيار، يجب الضغط على التالي ثم اختيار حساب أو أكثر من حسابات الدفع المباشر ثم الضغط على تأكيد.
بطاقة مركزية - بطاقة مركزية محددة تخصصها لهذا النوع من الحجز في هذا القالب. إذا اخترت هذا الخيار، يجب الضغط على التالي ثم اختيار بطاقة أو أكثر من البطاقات المركزية ثم الضغط على تأكيد.
بطاقة القالب - أي بطاقة أضفتها إلى هذا القالب. إذا اخترت هذا الخيار، يجب الضغط على التالي ثم اختيار بطاقة أو أكثر من بطاقات القالب ثم الضغط على تأكيد.
ملاحظة: قد لا يظهر هذا الخيار إذا لم تقم بإضافة أي بطاقة للقالب بعد. لإضافة بطاقة، اضغط على إضافة بطاقة جديدة.
إضافة بطاقة جديدة - يمكنك من خلاله إضافة بطاقة جديدة عبر نافذة إضافة بطاقة ائتمان . بعد إضافة البطاقة الجديدة، ستتمكن من اختيار بطاقة القالب كخيار.
إذا رغبت في إضافة حقول مخصصة للقالب، اضغط على إضافة في قسم الردود على الحقول المخصصة . ستتمكن من اختيار الحقل المخصص وتحديد من سيقوم بتعبئة الرد (أنت أو المنسق الذي يستخدم القالب لإنشاء الرحلات/الفعاليات). سيتم توريث الرد على الحقل المخصص لأي فعالية/رحلة تستخدم القالب. بعد الضغط على إضافة، اختر الحقل المخصص (مثل سبب السفر) الذي ترغب في إضافته من قائمة الحقل المخصص . ثم استخدم حقل طريقة الرد لتحديد ما إذا كنت تريد تعبئة الرد الآن أو تركه للمنسق لاحقًا. إذا اخترت تحديد الرد الآن، سيُطلب منك إدخال الرد مباشرة.
استخدم الحقول في قسم تجاوز حقول ملف المسافر لتحديد أي من حقول ملف المسافر ترغب في إعطائها قيمة مختلفة لهذا القالب، أو السماح للمنسقين بتحديد قيمة مختلفة عند استخدام القالب (افتراضيًا، سيستخدم النظام القيم الموجودة في ملف المسافر). الحقول التي يمكن تجاوزها هي: الكيان القانوني، مركز التكلفة، و القسم. لكل من هذه الحقول، يمكنك اختيار أحد الإعدادات التالية:
عدم السماح بالتجاوز (الإعداد الافتراضي) – سيستخدم النظام القيمة الموجودة في ملف المسافر، ولن يظهر الحقل في الفعالية أو الرحلة المنشأة باستخدام هذا القالب.
يمكن للمنسق التغيير - سيتمكن المنسقون من تعديل قيمة الحقل عند استخدام القالب، ولن يؤثر ذلك على ملف المسافر الأصلي، بل فقط على الفعالية/الرحلة المنشأة بهذا القالب. إذا لم يغير المنسق القيمة، سيستخدم النظام القيمة الأصلية من ملف المسافر.
تحديد قيمة الآن - يمكنك تحديد قيمة معينة لهذا الحقل من خلال القائمة المتاحة. سيتمكن المنسق أيضًا من تعديل القيمة عند إنشاء الفعالية/الرحلة إذا لزم الأمر. هذا التغيير لا يؤثر على ملف المسافر الأصلي، بل فقط على الفعالية/الرحلة المنشأة بهذا القالب.
استخدم الحقول في قسم إعدادات إضافية لتحديد أنواع التأكيدات والتنبيهات أو التحديثات البريدية التي سيتم تفعيلها افتراضيًا، ولمن سيتم إرسالها في الفعاليات/الرحلات التي تستخدم هذا القالب. يمكنك أيضًا إدخال وصف افتراضي وملاحظات للمنسق لجميع الفعاليات/الرحلات المنشأة بهذا القالب.
لإضافة جهات اتصال إضافية، فعّل خيار جهات الاتصال الإضافية . بشكل افتراضي، يتلقى المسافر جميع الإشعارات المتعلقة بالرحلة.
استخدم مربعات الاختيار تحت بند استلام رسائل البريد الإلكتروني لـ لتحديد التأكيدات والتنبيهات التي سيتم إرسالها.
لإضافة مستخدمين لقائمة النسخة (CC)، اضغط على + إضافة. ثم أدخل بريد المستخدم الإلكتروني. لإضافة المزيد من العناوين، اضغط على + إضافة.
لإضافة مستخدمين لقائمة النسخة المخفية (BCC)، اضغط على + إضافة. ثم أدخل بريد المستخدم الإلكتروني. لإضافة المزيد من العناوين، اضغط على + إضافة.
لإدخال وصف افتراضي لجميع الفعاليات/الرحلات التي تستخدم هذا القالب، فعّل خيار الوصف الافتراضي ثم أدخل الرسالة التي ترغب بها. يوجد منسق نصوص لتنسيق الرسالة. يمكن للمنسق تعديل هذا الوصف عند إنشاء الفعالية/الرحلة باستخدام القالب.
لإدخال ملاحظات للمنسق لجميع الفعاليات/الرحلات التي تستخدم هذا القالب، فعّل خيار ملاحظات للمنسق ثم أدخل الملاحظات المطلوبة. يوجد منسق نصوص لتنسيق الملاحظات. هذه المعلومات ستكون مرئية فقط للمنسق عند إنشاء الفعالية/الرحلة باستخدام القالب.
عند الانتهاء، اضغط على حفظ. ستظهر صفحة قوالب الرحلات وسيكون هذا القالب (بإعداداته) متاحًا للمنسقين عند إنشاء الفعاليات والرحلات.
تعديل قالب
اتبع الخطوات التالية لتعديل القوالب الموجودة.
اختيار الشركة من قائمة البرنامج . ستظهر صفحة إعدادات الشركة. ستظهر صفحة إعدادات الشركة.
اختيار قوالب الرحلات (من قائمة الإعدادات ) في القائمة الجانبية اليسرى. ستظهر صفحة قوالب الرحلات .
ابحث عن القالب المطلوب واضغط على اسمه في الصف الخاص به. يمكنك أيضًا البحث عن القالب بالاسم.
راجع الخطوات في إجراء إنشاء قالب (في هذه الصفحة) لمعرفة كيفية ضبط القيم المحددة. لا يمكنك تغيير قالب من نوع "دعوة" إلى "بدون دعوة" أو العكس.
اضغط على حفظ عند الانتهاء. ستظهر صفحة قوالب الرحلات . أي فعالية/رحلة جديدة يتم إنشاؤها باستخدام هذا القالب ستستخدم الإعدادات الجديدة التي قمت بتعديلها. أما الفعاليات/الرحلات التي تم إنشاؤها مسبقًا باستخدام نسخ أقدم من القالب فلن تتأثر بهذه التغييرات.
مواضيع ذات صلة
هل كانت هذه المقالة مفيدة؟
هذا رائع!
شكرًا لك على ملاحظاتك
نعتذر أننا لم نتمكن من إفادتك
شكرًا لك على ملاحظاتك
تم إرسال الملاحظات
نحن نقدر جهودك وسنحاول تحسين المقالة