Skapa, publicera och hantera ett evenemang (senaste versionen)

Endast användare med vissa roller kan skapa, publicera och hantera evenemang. Företagsadministratörer och evenemangskoordinatorer har behörighet att utföra de uppgifter som beskrivs nedan. 

INNEHÅLLSFÖRTECKNING

• Skapa, publicera och hantera ett evenemang
  • Skapa ett evenemang
  • Visa och hantera befintliga evenemang
  • Publicera resor för ett evenemang (för evenemang där inbjudningar används)
  • Visa rapportering för ett evenemang
  • Relaterade ämnen

Skapa ett evenemang

1. Logga in i Online Booking Tool. 

2. Klicka på Resor. Sidan Resor visas. 

3. Klicka på Skapa (uppe till höger) och välj Evenemang från mall i menyn. Dialogrutan Skapa evenemang från mall öppnas.

4. Fältet Organisation är förifyllt med ditt företagsnamn. Om du är TMC-administratör väljer du rätt organisation.

5. Välj den mall du vill använda för ditt evenemang i fältet Resemall . Då får du automatiskt de förinställda värden som finns i mallen. Om du är osäker på vilken mall du ska välja, kontakta din reseansvariga. Till exempel, vid introduktion av nyanställda kan det vara lämpligt att använda en mall med inbjudningar. 

6. Fyll i evenemangets plats i fältet Plats .

7. Fyll i evenemangets namn i fältet Namn . Detta namn kommer att synas för de deltagare du bjuder in.

8. Ange Startdatum för evenemang och Slutdatum för evenemang efter behov. 

9. Ange Startdatum för reseperiod och Slutdatum för reseperiod för evenemanget. 

   • Startdatumet bör vara före evenemangets början. Tänk på faktorer som tidsomställning, restid och eventuella byten.

   • Slutdatumet bör ligga efter evenemangets slut.

10. Klicka på Avancerade inställningar fö r att visa detaljer om bokningstyper. Observera att vissa inställningar här kan vara förinställda utifrån vald mall. Avsnittet består av två flikar, Tillåtna bokningstyper och Resedata. 

11. Fliken Resedata innehåller eventuella fält från resenärsprofilen (t.ex. Kostnadsställe) där malladministratören antingen har angett ett annat värde eller tillåter dig att ange ett eget. Observera att ett ändrat värde inte påverkar resenärens profil permanent, utan gäller bara för evenemang skapade med denna mall. För varje fält visas antingen ett värde från administratören eller så används resenärens standardvärde (detta visas dock inte här). Du kan ändra dessa värden vid behov eller lämna dem tomma.  

12. Ange vilka bokningstyper som ska vara tillåtna för evenemanget på fliken Tillåtna bokningstyper (du kan även ändra detta senare eller per resenär). Endast de bokningstyper som är aktiverade här kommer att visas för deltagarna. Om ytterligare bokningstyper behövs efter att evenemanget publicerats kan administratörer och koordinatorer lägga till det alternativet eller boka åt resenären. 

13. F ör Flyg:]></i> <i idx='65'><![CDATA[Välj en eller flera av följande i menyn

    • To set the flight types that will be allowed, select one or more of the following from the Tillåtna flygtyper för att ange vilka flygtyper som ska vara tillåtna:

      • Enkelresa

      • Turbiljett

      • Återresan kan ske från annan ort än utresan – användbart om resenären behöver delta på fler än ett evenemang.

    • Använd + och - för att ange hur många medresenärer (t.ex. familjemedlemmar) en resenär får boka flyg för i fältet Tillåtna medresenärer . Om du ställer in ett värde större än 0 kan resenärer klicka på Lägg till resenärer när de bokar flyg. Resenärerna kan då boka för högst det antal medresenärer du anger här. 

    • Klicka i fältet Tillåtna destinationsflygplatser och sök efter önskade flygplatser. Här anger du vilka flygplatser deltagarna får boka till för att delta på evenemanget (de kan boka från valfri avreseflygplats). Du kan välja att inte ange något här (eller lägga till senare). Lämnar du fältet tomt kan resenärerna boka till valfri flygplats. 

      • Börja skriva namnet eller koden på den flygplats du vill ange. Förslag visas utifrån det du skriver. 

      • Bocka i rutan för önskad flygplats. 

      • Vill du lägga till fler flygplatser, sök och upprepa steget. 

    • Använd kalendern och tidsfälten under Föreslagen ankomst före och Föreslagen avresa efter fö r att styra när resenärer uppmanas boka sina flyg. Som standard baseras dessa datum på de Evenemangsdatum du angett. Resenärerna rekommenderas att boka flyg inom dessa datum och tider. 

14. F ör Hotell:]></i> <i idx='96'><![CDATA[Sätt reglaget till aktiverat för att tillåta hotellbokningar för evenemanget.

    • To allow hotel bookings for this event, set the toggle to enabled.

    • Klicka på Lägg till fö r att ange utvalda hotell. Fältet Hotell visas. Här anger du vilka hotell deltagarna kan boka för att delta på evenemanget. Du kan även välja att inte ange något här. 

    • Börja skriva namnet på det hotell du vill ange. Förslag visas utifrån det du skriver. 

    • Välj önskat hotell.  

    • Vill du lägga till fler hotell, klicka på Lägg till igen och upprepa steget. 

15. F ör Tåg 

    • Sätt reglaget till aktiverat för att tillåta tågbokningar för evenemanget.

    • Inga ytterligare inställningar krävs.

16. F ör Bil

    • Sätt reglaget till aktiverat för att tillåta hyrbilsbokningar för evenemanget.

    • Inga ytterligare inställningar krävs.

17. Gå igenom innehållet på fliken Egna fält . 

    • Mallen som din resa bygger på kan innehålla egna fält. Värden för dessa kan vara förifyllda från mallen. Du kan då acceptera eller ändra värdet. Om fältet saknar värde kan du behöva fylla i det. 

    • Du kan även lägga till egna fält. Om du vill lägga till ett eget fält, klicka på Lägg till. Då kan du välja ett fält och ange ett svar. 

18. Klicka på Skapa. Då visas evenemangets sida. 

19. Fö r att lägga till en beskrivning för evenemanget, klicka på Evenemangsbeskrivning. Sidan för evenemangsbeskrivning visas. 

    • Redigera beskrivningen som du önskar. Du kan formatera texten med fetstil, kursiv, punktlistor, typsnitt, färg, indrag samt lägga till länkar. När du är klar, klicka på Spara. 

20. Fö r att ändra tillåtna betalningsmetoder för en viss bokningstyp, klicka på Betalningsuppgifter. Klicka sedan på pennikonen under Betalningsmetod för aktuell bokningstyp och justera som önskat. För mer information om alternativen, se steg 9 i Skapa en mall (för evenemang och resor).. Klicka på Spara när du är klar. 

21. Fö r att börja lägga till resenärer till evenemanget, klicka på + Resenär. Observera: Den som lägger till resenären anges som kontaktperson för resan. Det är alltså den personen resenären kan vända sig till vid frågor. Om du använder en mall utan inbjudningar skapas en resa automatiskt för varje resenär du lägger till. För mallar med inbjudningar kan du välja att publicera resorna med eller utan e-postinbjudan. 

    • Fö r att lägga till anställda resenärer: Klicka på + Resenär och skriv in namn eller e-postadress på den du vill bjuda in. En lista med matchande användare visas. Välj rätt person. Upprepa för varje anställd som ska delta. 

    • Fö r att lägga till en gäst som inte är anställd i företaget: Klicka på + Resenär och börja skriva deras namn eller e-post i sökfältet. En lista med matchande användare visas. Välj den gäst du vill bjuda in. Upprepa för varje gäst. Om gästen inte redan har en profil i systemet, klicka på Skapa företagsgäst och skapa en profil (alla gästprofiler måste ha e-postadress, för- och efternamn samt juridisk person). Det är inte alltid du har behörighet att skapa företagsprofiler för gäster. 

22. Fö r att ändra inställningar: 

    • Fö r att ändra evenemangsinställningar innan publicering, välj relevant alternativ (t.ex.  Evenemangsparametrari menyn Ändra och redigera inställningarna som önskat. Klicka sedan på Tillämpa. Dessa ändringar gäller för alla resor i evenemanget (utom de som ändrats individuellt och därför inte längre är kopplade till evenemanget, eller de som redan är bokade).

    • Fö r att ändra inställningar för enskilda resor och resenärer, markera resenären och välj relevant alternativ (t.ex. Reseparametrari menyn Ändra nere på sidan och redigera som önskat. Observera att om du ändrar en resenärs reseparametrar, så påverkas inte den resan av framtida ändringar på evenemangsnivå. 

23. Sedan: 

    • Fö r evenemangsresor som använder mall utan inbjudanskapas resor automatiskt för de resenärer du lägger till. Du behöver inte publicera evenemanget eller dess resor.

    • Fö r evenemangsresor som använder inbjudningsbaserad mallkan du publicera resorna genom att klicka på Publicera resor eller läsa mer i Publicera resor för ett evenemang fö r mer information. Du får då möjlighet att skicka inbjudningar till deltagarna.

Visa och hantera befintliga evenemang

1. Logga in i Online Booking Tool. 

2. Klicka på Resor. Sidan Resor visas. 

3. Välj fliken Evenemang .

4. Du kan filtrera på evenemangsnamn, datum eller status (endast för kommande evenemang). 

   1. Välj Kommande i menyn för att visa kommande eller pågående evenemang. 

   2. Välj Avslutade i menyn för att visa tidigare evenemang.

   3. Välj Avbrutna i menyn för att visa avbokade evenemang.

5. Varje skapat evenemang visas som en rad. För varje evenemang visas plats, datum och bokningstyper. För evenemang med ej publicerade resor kan du även publicera dessa (med eller utan e-postavisering).  

6. Leta upp det evenemang du vill visa och klicka på det. Evenemangsdetaljerna visas. För varje resenär visas: namn, resans namn, datum, reseperiod, tillåtna bokningstyper, status, inbjudningsstatus (för evenemang med inbjudningsmall). En grön ikon för en bokningstyp betyder att resenären har slutfört den bokningen. Du kan sortera på Resestatus (t.ex. Väntande). För evenemang som använder inbjudningsmall kan du även sortera på Inbjudningsstatus (Inbjuden, Ej inbjuden). 

7. Du kan granska och ändra evenemangsparametrar, resenärslistan eller inställningar för enskilda resor. 

   1. Ändra evenemangsparametrar 

      1. Fö r att ändra Evenemangsbeskrivning, klicka på den. Redigera som önskat och klicka på Spara.

      2. Fö r att redigera eller lägga till en Intern anteckning, klicka på den. Redigera som önskat och klicka på Spara.  

      3. Fö r att ändra evenemangsparametrar, välj Evenemangsparametrar i menyn Ändra och redigera inställningarna som önskat. Klicka sedan på Tillämpa. Dessa ändringar gäller för alla resor i evenemanget (utom de som ändrats individuellt och därmed inte längre är kopplade till evenemanget, eller de som redan är bokade).

      4. Fö r att ändra kontaktpersoner, välj Evenemangskontakter i menyn Ändra och justera som önskat, klicka sedan på Spara. 

   2. Ändringar av resenärer och deras reseparametrar

      1. Fö r att ändra inställningar för en eller flera resor och resenärer, markera rutan för resenären. Välj relevanta parametrar i menyn Ändra nere på sidan och redigera som önskat. Om du ändrar en resenärs reseparametrar markeras resan som ändrad och framtida ändringar på evenemangsnivå gäller inte för den.  

      2. Fö r att lägga till resenärer, klicka på + Resenär, sök upp önskad resenär och välj deras namn. För evenemang med inbjudningsmall måste du klicka på Publicera resor (uppe till höger) för att skapa resan åt dem. För mallar utan inbjudan skapas resan automatiskt.    

      3. Fö r att ta bort en resenär, klicka på resans namn. Resedetaljerna visas. Välj Avboka resa i menyn Åtgärder . Eventuella länkar i redan skickade e-postinbjudningar blir då ogiltiga. Observera: Om någon bokning redan är gjord för evenemanget uppmanas du att avboka dessa.

      4. Fö r att ladda upp en lista med deltagare, klicka på Ladda upp och följ instruktionerna i avsnittet Skapa ett evenemang ovan på denna sida.

      5. Fö r att ladda ner aktuell deltagarlista, klicka på Ladda ner i verktygsfältet.

Publicera resor för ett evenemang (för evenemang där inbjudningar används)

När du har skapat ditt inbjudningsevenemang (t.ex. med en mall som använder inbjudningar) kan du förhandsgranska inbjudningarna och publicera de resor som ska bokas för evenemanget. Vid publicering kan du välja om deltagarna ska få e-postinbjudningar. 

Fö r evenemang som skapats med en mall utan inbjudningar får deltagarna ingen e-postinbjudan, men en resa skapas direkt för varje resenär när de läggs till. Du (eller en agent) kan därefter boka resan åt varje deltagare genom att klicka på deras resa i evenemanget. Alternativt kan resenärerna boka själva.

1. Logga in i Online Booking Tool. 

2. Klicka på Resor. Sidan Resor visas. 

3. Välj fliken Evenemang . 

4. Välj Kommande fö r att visa kommande evenemang (om det inte redan är valt). Varje evenemang visas som en rad. För varje evenemang visas plats, datum och bokningstyper. 

5. Leta upp det evenemang du vill visa och klicka på raden. Sidan för evenemangsresor visas. 

   • Fö r att ändra parametrar för ett evenemang där vissa resor redan är publicerade, välj Evenemangsparametrar i menyn Ändra och redigera som önskat, klicka sedan på Tillämpa. 

6. Klicka på Publicera resor. 

   • Fö r att publicera resor utan att skicka e-postinbjudningar, klicka på Endast publicera.

   • Fö r att publicera resor och samtidigt skicka e-postinbjudningar, klicka på Publicera och skicka inbjudningar.

   • Fö r att testa hur inbjudan ser ut, klicka på länken som visas (efter att du klickat på Publicera resor). En inbjudan skickas då till din e-postadress.

7. När evenemanget är publicerat kan du fortfarande ändra vissa parametrar för evenemanget och/eller resenärer. Dessa ändringar gäller dock endast framtida bokningar, inte redan gjorda bokningar (för mer information, se Visa och hantera befintliga evenemang i detta avsnitt). Exempel på saker du kan ändra: 

   • Namn på evenemang/resa

   • Beskrivning av evenemang/resa

   • Resedatum (t.ex. ändra start- eller slutdatum)

   • Betalningsuppgifter 

   • Tillåtna bokningstyper

   • Antal tillåtna medresenärer för flyg (upp till 5 extra på samma bokning)

   • Svar på egna fält (för resenären)

   • Värden i profilfält för resan (t.ex. kostnadsställe, juridisk person)

   • Lägg till fler resenärer

   • Ta bort resenärer (som ännu inte bokat något).

Visa rapportering för ett evenemang

Du kan se detaljerad statistik för ett evenemang. 

1. Logga in i Online Booking Tool. 

2. Klicka på Resor. Sidan Resor visas. 

3. Välj fliken Evenemang . 

4. Välj Kommande fö r att visa kommande evenemang (om det inte redan är valt). Du kan även visa rapport för avslutade evenemang. 

5. Leta upp det evenemang du vill se rapport för och klicka på raden. Evenemangets sida visas. 

Klicka på Rapportering. Statistik för evenemanget visas.

Relaterade ämnen

• Evenemang (översikt)
• Boka resa för ett evenemang (anställd/arrangör)
• Boka resa för ett evenemang (icke-anställd/gäst)
• Skapa en mall (för evenemang och resor)