Настройка прямой интеграции с Outlook для бронирования поездок

В Spotnana вы можете сделать так, чтобы все ваши бронирования автоматически появлялись в календаре Outlook в виде напоминаний. Благодаря этому ваши сотрудники всегда будут видеть предстоящие, текущие и прошедшие поездки прямо в своем календаре Outlook — никаких ручных импортов ICS-файлов не потребуется. 

Если вы не включите эту функцию, Spotnana по-прежнему будет прикладывать ICS-файлы ко всем письмам с маршрутами. В этом случае путешественники смогут вручную импортировать эти .ics-файлы, чтобы добавить поездки в свой календарь. Однако при любых изменениях бронирования будет создаваться новый ICS-файл, который снова нужно будет импортировать.

Включение автоматической синхронизации с календарём Outlook

Чтобы включить автоматическую синхронизацию бронирований Spotnana с Outlook для всех сотрудников вашей компании, выполните следующие шаги:

1. Попросите администратора Microsoft Entra (обычно это кто-то из вашей ИТ-службы) выдать разрешение на Spotnana Outlook Integration . Для этого администратору потребуется ссылка для интеграции календаря Outlook. Эту ссылку нужно отправить администратору. Интеграция с календарём Outlook Чтобы получить ссылку: 

   • Войдите в Online Booking Tool (OBT).  

   • Откройте раздел Компания в меню Программа . 

   • Далее выберите Интеграции в меню Настройки слева. Откроется страница Интеграции . 

   • Перейдите на вкладку Календарь . 

   • Нажмите Управлять в строке Интеграция с календарём Outlook . Откроется окно Интеграция с календарём Outlook . 

   • Скопируйте ссылку, которая отображается в поле Используйте эту ссылку для подтверждения доступа (см. ниже), и отправьте её вашему администратору Microsoft Entra. 
     
     Обратите внимание: Эта ссылка нужна вашему администратору Microsoft Entra, чтобы одобрить приложение Spotnana Outlook Integration . Обязательно попросите администратора выбрать опцию Согласие от имени вашей организации . 

2. Далее администратор Microsoft Entra использует полученную ссылку для одобрения приложения Spotnana Outlook Integration . Ещё раз — важно, чтобы он выбрал опцию Согласие от имени вашей организации и нажал Принять. 

3. Когда администратор Microsoft Entra подтвердит, что этот шаг выполнен, вам нужно: 

   • Вернуться на ту же страницу OBT, которую вы использовали на первом шаге.

   • Когда появится окно Интеграция с календарём Outlook , выберите Подключить календарь Outlook. 
     
     Это подтвердит, что приложение Spotnana Outlook Integration было одобрено вашим администратором Microsoft Entra и позволит связать Spotnana с вашим личным календарём Outlook. 

4. Затем в этом же окне Интеграция с календарём Outlook включите опцию Синхронизация календаря .
   
   Теперь синхронизация календаря будет работать для всех сотрудников вашей организации. 

5. После выполнения всех этих шагов на главной странице Spotnana у всех сотрудников вашей компании появится опция Подключить календарь Outlook . Попросите сотрудников включить эту опцию. 
   
   После этого каждый пользователь автоматически войдёт в свой аккаунт Microsoft Outlook, и для него будет создан специальный токен, который разрешает обновление календаря. Как только все пользователи пройдут этот процесс, настройка будет завершена.
   Обратите внимание: Если сотрудник случайно закрыл это окно с предложением, он всегда может включить функцию вручную: для этого нужно зайти в OBT на страницу Профиль (Мой профиль в меню под иконкой с именем) и выбрать Ваши подключённые приложения в меню слева. Затем выбрать Подключить календарь Outlook на плитке Outlook . 

Если сотрудник не входил в OBT более 90 дней, токен для календаря Microsoft Outlook истечёт. Это требование безопасности со стороны Microsoft, и Spotnana не может на это повлиять. В этом случае сотрудник может повторно авторизовать токен, нажав Подключить календарь Outlook на главной странице OBT. Если пользователь не обновит токен Microsoft Outlook после его истечения, Spotnana снова начнёт прикладывать ICS-файлы к письмам с маршрутами.