템플릿 만들기 (이벤트 및 출장용)
출장 템플릿을 이용하면 회사 관리자분이 미리 설정해 둔 템플릿을 만들어 둘 수 있습니다. 이렇게 만들어진 템플릿은 다른 사용자(회사 출장 담당자 등)도 이벤트나 출장을 만들 때 활용할 수 있습니다. 관리자는 자주 쓰는 값들을 미리 지정해 둘 수 있어, 일관성과 규정 준수는 물론, 이벤트나 출장을 만드는 분들도 필요한 부분은 자유롭게 설정할 수 있어 편리합니다. 시간을 아끼면서도 유연하게 관리할 수 있는 장점이 있습니다.
목차
템플릿 만들기
선택 회사 에서 프로그램 메뉴를 선택하세요. 그러면 회사 설정 페이지가 열립니다.
선택 출장 템플릿 (을(를) 설정 메뉴에서 왼쪽 내비게이션에서 선택하세요. 출장 템플릿 페이지가 표시됩니다.
클릭 새로 만들기를 누르면 새 템플릿 페이지가 열립니다.
선택 초대 또는 초대 없음을(를) 선택하세요. 이 설정은 이 템플릿으로 만든 이벤트나 출장에서 담당자나 회사 출장 담당자가 여행자에게 초대 메일을 보낼 수 있는지 여부를 정합니다. 또한, 예약을 직접 여행자가 할지, 아니면 담당자가 대신할지도 이 설정에 따라 달라집니다. 한 번 정하면 나중에 바꿀 수 없으니 신중하게 선택해 주세요.
초대 이벤트/출장의 경우, 여행자(직원 및 게스트)에게 이메일 초대장이 발송됩니다. 이 메일에는 직원이나 게스트가 직접 여행 예약을 할 수 있는 링크가 포함되어 있습니다.
초대 없음 이벤트/출장의 경우, 이메일 초대장이 발송되지 않습니다. 직원은 여전히 출장 페이지에서 직접 예약할 수 있고, 담당자가 대신 예약해줄 수도 있습니다. 게스트의 경우에는 반드시 담당자가 예약해야 합니다.
템플릿 이름 입력란에 템플릿 이름을 입력하세요. 이름은 담당자가 어떤 이벤트나 출장에 쓰는 템플릿인지 쉽게 알 수 있도록 구체적으로 적어 주세요. 예: 신입사원 오리엔테이션 출장, 면접자 출장, 외부 강연자 출장, 직원 전근 출장 등
위치 입력란을 사용하여 이 템플릿을 사용하는 모든 이벤트/출장의 위치를 미리 지정할 수 있습니다. 템플릿에 위치를 지정하면, 이용 가능한 공항이나 호텔 등도 미리 설정할 수 있습니다.
템플릿에 위치를 지정하면, 이용 가능한 공항이나 호텔 등도 미리 설정할 수 있습니다.
주요 여행자 유형 입력란을 통해 이 템플릿을 사용하는 이벤트/출장에 추가할 수 있는 여행자 유형(예: 직원, 게스트 등)을 지정할 수 있습니다. 주요 여행자 유형 입력란을 통해 이 템플릿을 사용하는 이벤트/출장에 추가할 수 있는 여행자 유형(예: 직원, 게스트 등)을 지정할 수 있습니다.
정책 입력란에서 이 템플릿으로 만든 출장/이벤트의 예약 시 적용할 여행 정책을 선택할 수 있습니다. 여행자 기본값 또는 특정 정책을 선택할 수 있습니다. 또는 특정 정책을 선택할 수 있습니다.
여행자 기본값을 선택하면, 여행자 기본값이 각 여행자의 기본 정책이 자동으로 적용됩니다.
특정 정책을 선택하면, 여행자 정책이 더 완화된 경우 적용 항목(예: 허용, 비허용)을 설정해 시스템이 어떤 정책을 적용할지 알 수 있도록 해주세요.
허용 예약 유형 섹션에서 이 템플릿을 사용하는 이벤트/출장에서 기본적으로 허용할 예약 유형을 미리 지정할 수 있습니다. 예약 유형별로 사용할 결제 방법도 함께 설정할 수 있습니다. 허용 예약 유형 섹션에서 이 템플릿을 사용하는 이벤트/출장에서 기본적으로 허용할 예약 유형을 미리 지정할 수 있습니다. 예약 유형별로 사용할 결제 방법도 함께 설정할 수 있습니다.
항공권의 경우 항공권 예약 허용 토글을 켜면 기본적으로 항공권 예약이 가능합니다. 항공권 종류(편도, 왕복 등), 도착 공항(JFK, LAX, LHR 등), 동반 여행자(가족 등) 허용 여부도 지정할 수 있습니다. 체크박스를 이용해 허용 항공권 종류 와 허용 공항을 선택하세요. + 와 - 버튼으로 허용 동반자 수를 지정할 수 있습니다. 항공권 결제 방법을 설정하려면 결제 방법 항목의 연필 아이콘을 클릭하세요. 결제 방법 (기본값은 여행자 기본 결제 수단입니다), 원하는 옵션을 고르고 확인을 클릭하세요. 선택 가능한 옵션은 다음과 같습니다:
기본 결제 방법 - 여행자 프로필에 등록된 모든 결제 수단
여행자 프로필 내 카드 - 여행자 프로필에 등록된 중앙카드를 제외한 모든 결제 수단
중앙카드 - 이 템플릿의 해당 예약 유형에 지정한 특정 중앙카드. 이 옵션을 선택하면 다음 을 클릭한 뒤, 중앙카드를 한 개 이상 선택하고 확인을 누르세요.
템플릿 카드 - 이 템플릿에 추가해둔 카드 중에서 선택. 이 옵션을 고르면 다음 을 클릭하고, 템플릿 카드 한 개 이상을 선택한 뒤 확인을 누르세요.
참고: 아직 이 템플릿에 카드를 추가하지 않았다면 이 옵션이 보이지 않을 수 있습니다. 템플릿에 카드를 추가하려면 새 카드 추가를 클릭하세요.
새 카드 추가 - 이 기능을 이용하면 신용카드 추가 창에서 새 카드를 등록할 수 있습니다. 카드가 추가되면 템플릿 카드 옵션으로 선택할 수 있습니다.
호텔의 경우 호텔 예약 허용 토글을 켜면 기본적으로 호텔 예약이 가능합니다. 허용할 호텔도 직접 지정할 수 있습니다. 호텔을 추가하려면 + 추가를 클릭하세요. 검색 기능을 이용해 원하는 호텔을 찾고, 체크박스로 선택하세요. 호텔 결제 방법을 설정하려면 결제 방법 항목의 연필 아이콘을 클릭하세요. 결제 방법 (기본값은 여행자 기본 결제 수단입니다), 원하는 옵션을 선택하고 확인을 클릭하세요. 선택 가능한 옵션은 다음과 같습니다:
기본 결제 방법 - 여행자 프로필에 등록된 모든 결제 수단
여행자 프로필 내 카드 - 여행자 프로필에 등록된 중앙카드를 제외한 모든 결제 수단
가상카드 - 이 템플릿의 해당 예약 유형에 지정한 특정 가상카드. 이 옵션을 선택하면 다음 을 클릭한 뒤, 가상카드를 한 개 이상 선택하고 확인을 누르세요.
중앙카드 - 이 템플릿의 해당 예약 유형에 지정한 특정 중앙카드. 이 옵션을 선택하면 다음 을 클릭한 뒤, 중앙카드를 한 개 이상 선택하고 확인을 누르세요.
템플릿 카드 - 이 템플릿에 추가해둔 카드 중에서 선택. 이 옵션을 고르면 다음 을 클릭하고, 템플릿 카드 한 개 이상을 선택한 뒤 확인을 누르세요.
참고: 아직 이 템플릿에 카드를 추가하지 않았다면 이 옵션이 보이지 않을 수 있습니다. 템플릿에 카드를 추가하려면 새 카드 추가를 클릭하세요.
새 카드 추가 - 이 기능을 이용하면 신용카드 추가 창에서 새 카드를 등록할 수 있습니다. 카드가 추가되면 템플릿 카드 옵션으로 선택할 수 있습니다.
기차의 경우 기차 예약 허용 토글을 켜면 기본적으로 기차 예약이 가능합니다. 결제 방법을 설정하려면 결제 방법 항목의 연필 아이콘을 클릭하세요. 결제 방법 (기본값은 여행자 기본 결제 수단입니다), 원하는 옵션을 선택하고 확인을 클릭하세요. 선택 가능한 옵션은 다음과 같습니다:
기본 결제 방법 - 여행자 프로필에 등록된 모든 결제 수단
여행자 프로필 내 카드 - 여행자 프로필에 등록된 중앙카드를 제외한 모든 결제 수단
중앙카드 - 이 템플릿의 해당 예약 유형에 지정한 특정 중앙카드. 이 옵션을 선택하면 다음 을 클릭한 뒤, 중앙카드를 한 개 이상 선택하고 확인을 누르세요.
템플릿 카드 - 이 템플릿에 추가해둔 카드 중에서 선택. 이 옵션을 고르면 다음 을 클릭하고, 템플릿 카드 한 개 이상을 선택한 뒤 확인을 누르세요.
참고: 아직 이 템플릿에 카드를 추가하지 않았다면 이 옵션이 보이지 않을 수 있습니다. 템플릿에 카드를 추가하려면 새 카드 추가를 클릭하세요.
새 카드 추가 - 이 기능을 이용하면 신용카드 추가 창에서 새 카드를 등록할 수 있습니다. 카드가 추가되면 템플릿 카드 옵션으로 선택할 수 있습니다.
렌터카의 경우 렌터카 예약 허용 토글을 켜면 기본적으로 렌터카 예약이 가능합니다. 렌터카 결제 방법을 설정하려면 결제 방법 항목의 연필 아이콘을 클릭하세요. 결제 방법 (기본값은 여행자 기본 결제 수단입니다), 원하는 옵션을 선택하고 확인을 클릭하세요. 선택 가능한 옵션은 다음과 같습니다:
기본 결제 방법 - 여행자 프로필에 등록된 모든 결제 수단
여행자 프로필 내 카드 - 여행자 프로필에 등록된 중앙카드를 제외한 모든 결제 수단
가상카드 - 이 템플릿의 해당 예약 유형에 지정한 특정 가상카드. 이 옵션을 선택하면 다음 을 클릭한 뒤, 가상카드를 한 개 이상 선택하고 확인을 누르세요.
직접 청구 - 이 템플릿의 해당 예약 유형에 지정한 특정 직접 청구 계정. 이 옵션을 선택하면 다음 을 클릭한 뒤, 직접 청구 계정을 한 개 이상 선택하고 확인을 누르세요.
중앙카드 - 이 템플릿의 해당 예약 유형에 지정한 특정 중앙카드. 이 옵션을 선택하면 다음 을 클릭한 뒤, 중앙카드를 한 개 이상 선택하고 확인을 누르세요.
템플릿 카드 - 이 템플릿에 추가해둔 카드 중에서 선택. 이 옵션을 고르면 다음 을 클릭하고, 템플릿 카드 한 개 이상을 선택한 뒤 확인을 누르세요.
참고: 아직 이 템플릿에 카드를 추가하지 않았다면 이 옵션이 보이지 않을 수 있습니다. 템플릿에 카드를 추가하려면 새 카드 추가를 클릭하세요.
새 카드 추가 - 이 기능을 이용하면 신용카드 추가 창에서 새 카드를 등록할 수 있습니다. 카드가 추가되면 템플릿 카드 옵션으로 선택할 수 있습니다.
템플릿에 추가 정보를 입력하고 싶으시면, 추가 를 맞춤 필드 응답 섹션에서 클릭하세요. 원하는 맞춤 필드를 선택한 뒤, 그 답변을 직접 입력할지 아니면 담당자가 입력할지 지정할 수 있습니다. 입력된 답변은 이 템플릿을 사용하는 출장/이벤트에 자동으로 적용됩니다. 추가를 클릭한 뒤, 출장 사유등 추가하고 싶은 맞춤 필드를 맞춤 필드 메뉴에서 선택하세요. 응답 방식 항목에서 지금 답변을 입력할지, 담당자가 나중에 입력할지 선택할 수 있습니다. 지금 미리 답변 입력을 선택하면, 바로 답변을 입력하라는 안내가 나옵니다.
여행자 프로필 필드 재정의 섹션에서 이 템플릿에 한해 여행자 프로필의 특정 항목 값을 다르게 지정하거나, 담당자가 값 입력을 할 수 있도록 설정할 수 있습니다(별도 지정 없을 때는 여행자 프로필의 값을 사용). 재정의할 수 있는 필드는 법인명 ,코스트센터 ,부서 입니다. 각 항목별로 아래 옵션 중 하나를 고를 수 있습니다:재정의 불가
(기본값) - 여행자 프로필의 값을 그대로 사용하며, 이 템플릿으로 만든 이벤트/출장에서는 해당 항목이 표시되지 않습니다. 담당자 재정의 가능
- 이 템플릿을 사용하는 담당자가 해당 항목을 다르게 설정할 수 있습니다. 단, 이 값은 여행자 프로필에는 영향을 주지 않고, 이 템플릿으로 만든 이벤트/출장에만 적용됩니다. 담당자가 수정하지 않으면 기존 프로필 값이 사용됩니다. 지금 재정의 값 지정
- 이 옵션을 선택하면 지금 바로 값을 지정할 수 있습니다. 메뉴에서 원하는 값을 골라주세요. 담당자도 필요하다면 이벤트/출장 생성 시 값을 수정할 수 있습니다. 이 역시 여행자 프로필에는 영향을 주지 않고, 이 템플릿으로 만든 이벤트/출장에만 적용됩니다. 추가 설정
섹션에서 이 템플릿을 사용하는 이벤트/출장에 기본으로 활성화할 확인 알림, 이메일 알림/업데이트 종류와 수신자를 지정할 수 있습니다. 또한, 모든 이벤트/출장에 공통으로 들어갈 기본 설명이나 담당자 메모도 입력할 수 있습니다. 추가 연락처 토글을 켜면, 추가 연락처를 지정할 수 있습니다. 기본적으로 여행자는 항상 관련 알림을 받게 됩니다.
받을 이메일 종류 아래 체크박스를 이용해 어떤 확인/알림 메일이 발송될지 설정하세요. 받을 이메일 종류 아래 체크박스를 이용해 어떤 확인/알림 메일이 발송될지 설정하세요.
받을 이메일 종류 아래 체크박스를 이용해 어떤 확인/알림 메일이 발송될지 설정하세요. 아래 체크박스를 이용해 어떤 확인/알림 메일이 발송될지 설정하세요.
CC에 사용자를 추가하려면 + 추가를 클릭한 뒤, 해당 사용자의 이메일을 입력하세요. 더 추가하려면 + 추가를 반복해서 누르세요.
BCC에 사용자를 추가하려면 + 추가를 클릭한 뒤, 해당 사용자의 이메일을 입력하세요. 더 추가하려면 + 추가를 반복해서 누르세요.
이 템플릿을 사용하는 모든 이벤트/출장에 기본 설명을 입력하려면, 기본 설명 토글을 켜고 원하는 내용을 입력하세요. 텍스트 편집기가 제공됩니다. 담당자가 이벤트/출장을 만들 때 이 설명을 변경할 수도 있습니다.
담당자 메모를 입력하려면, 담당자 메모 토글을 켜고 원하는 내용을 입력하세요. 텍스트 편집기가 제공됩니다. 이 정보는 담당자가 이벤트/출장을 만들 때만 볼 수 있습니다.
모든 설정이 끝나면 저장을 클릭하세요. 출장 템플릿 페이지로 이동하며, 이제 담당자들이 이벤트나 출장을 만들 때 이 템플릿을 사용할 수 있습니다.
템플릿 수정하기
이미 만들어진 템플릿을 수정하려면 아래 방법을 따라주세요.
선택 회사 에서 프로그램 메뉴를 선택하세요. 그러면 회사 설정 페이지가 열립니다.
선택 출장 템플릿 (을(를) 설정 메뉴에서 왼쪽 내비게이션에서 선택하세요. 출장 템플릿 페이지가 표시됩니다.
원하는 템플릿을 찾아서 해당 행의 이름을 클릭하세요. 이름으로 검색도 가능합니다.
자세한 값 설정 방법은 템플릿 만들기 절차(이 페이지 참조)를 참고하세요. 초대 템플릿을 초대 없음 템플릿으로(또는 그 반대) 변경할 수는 없습니다.
저장 을 누르면 출장 템플릿 페이지가 표시됩니다. 이 템플릿을 기반으로 새로 만드는 이벤트/출장에는 방금 변경한 설정이 적용됩니다. 이미 만들어진 기존 이벤트/출장에는 영향을 주지 않습니다. 관련 주제
이벤트 생성, 게시, 관리하기(최신 버전)
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