Crea un modello (per eventi e trasferte)
I modelli di trasferta permettono agli Amministratori aziendali di predisporre dei modelli che possono essere utilizzati da altri utenti (come organizzatori aziendali, ecc.) quando devono creare eventi o trasferte. Grazie a questi modelli, gli amministratori possono impostare e configurare in anticipo determinati valori. Questi valori vengono poi automaticamente applicati agli eventi o alle trasferte che utilizzano il modello, garantendo maggiore coerenza e conformità, ottimizzando i tempi e lasciando comunque agli organizzatori la flessibilità necessaria.
INDICE DEGLI ARGOMENTI
Crea un modello
Seleziona Azienda dalla voce Programma nel menu. Verrà visualizzata la pagina delle impostazioni aziendali.
Seleziona Modelli di trasferta (dal menu Configurazione nella barra di navigazione a sinistra. La pagina Modelli di trasferta verrà visualizzata.
Fai clic su Crea nuovo. La pagina Nuovo modello verrà visualizzata.
Seleziona Invito o Nessun invito. Questa impostazione determina se, per gli eventi e le trasferte create a partire da questo modello, organizzatori e pianificatori aziendali potranno inviare inviti ai viaggiatori. Di solito questa scelta indica anche se la prenotazione verrà effettuata direttamente dai viaggiatori oppure dagli organizzatori. Una volta impostata questa opzione per un modello, non sarà più possibile modificarla.
Invito Se si sceglie "Invito", sarà possibile inviare un invito tramite e-mail ai viaggiatori (dipendenti e ospiti). L’e-mail conterrà un link che permetterà a dipendenti e ospiti di prenotare autonomamente il proprio viaggio.
Nessun invito Se si sceglie "Nessun invito", non sarà possibile inviare e-mail di invito. I dipendenti potranno comunque prenotare la trasferta in autonomia (dalla pagina Trasferte ) oppure potrà occuparsene un organizzatore. Le trasferte per gli ospiti potranno essere prenotate solo da un coordinatore.
Inserisci un nome per il modello nel campo Nome modello . Scegli un nome descrittivo che aiuti gli organizzatori a capire per quali eventi o trasferte utilizzare questo modello (ad esempio: Trasferta per inserimento nuovo assunto, Trasferta per colloquio candidato, Trasferta per relatore esterno, Trasferimento dipendente).
Utilizza il campo Località per impostare in anticipo la destinazione di tutti gli eventi/trasferte che useranno questo modello.
Se il modello è legato a una località specifica, puoi anche impostare in anticipo aeroporti, hotel e altre opzioni consentite.
Utilizza il campo Tipo principale di viaggiatore per specificare quali tipologie di viaggiatori (ad esempio, Dipendente, Ospite) possono essere aggiunte agli eventi/trasferte che utilizzano questo modello.
Utilizza il campo Politica per scegliere quale politica di viaggio applicare ai viaggiatori quando si effettuano prenotazioni per eventi/trasferte creati con questo modello. Puoi selezionare la politica predefinita del viaggiatore o una politica specifica.
Se selezioni politica predefinita del viaggiatore, il sistema applicherà automaticamente la politica predefinita di ciascun viaggiatore.
Se scegli una politica specifica, puoi impostare il campo Applica la politica del viaggiatore se meno restrittiva (ad esempio, Consentito, Non consentito) così il sistema saprà quale applicare.
Utilizza i campi della sezione Tipi di prenotazione consentiti per decidere quali tipi di prenotazione sono consentiti di default per eventi/trasferte che usano questo modello. Puoi anche definire i metodi di pagamento disponibili per ciascun tipo di prenotazione.
Per Volo - Puoi abilitare le prenotazioni di voli di default attivando l’apposita opzione. Puoi anche specificare i tipi di volo consentiti (ad esempio, Solo andata, Andata e ritorno), gli aeroporti di destinazione (ad esempio, JFK, LAX, LHR) e se sono ammessi accompagnatori (ad esempio, familiari). Seleziona le opzioni desiderate usando le caselle di controllo per Tipi di volo consentiti e Aeroporti consentiti. Usa i pulsanti + e - per impostare il numero di Accompagnatori consentiti. Per impostare i metodi di pagamento per i voli, clicca sull’icona a forma di matita sotto la voce Metodo di pagamento (l’impostazione predefinita è Pagamento predefinito del viaggiatore), seleziona l’opzione desiderata e clicca su Conferma. Le opzioni disponibili sono:
Metodo di pagamento predefinito - Tutti i metodi di pagamento presenti nel profilo del viaggiatore.
Carta nel profilo del viaggiatore - Tutti i metodi di pagamento presenti nel profilo del viaggiatore, escluse le carte centralizzate.
Carta centralizzata - Una specifica carta centralizzata che assegni a questo tipo di prenotazione per questo modello. Se scegli questa opzione, clicca su Avanti e poi seleziona una o più carte centralizzate, quindi clicca su Conferma.
Carta del modello - Qualsiasi carta che hai aggiunto a questo modello. Se scegli questa opzione, clicca su Avanti e poi seleziona una o più carte del modello, quindi clicca su Conferma.
Nota: Questa opzione potrebbe non essere visibile se non hai ancora aggiunto carte a questo modello. Per aggiungere una carta al modello, clicca su Aggiungi nuova carta.
Aggiungi nuova carta - Ti permette di aggiungere una nuova carta tramite la finestra Aggiungi carta di credito . Una volta aggiunta la nuova carta, potrai selezionare Carta del modello tra le opzioni disponibili.
Per Hotel - Puoi abilitare le prenotazioni di hotel di default attivando l’apposita opzione. Puoi anche specificare quali hotel sono consentiti. Per aggiungere un hotel, clicca su + Aggiungi. Utilizza la funzione di ricerca per trovare l’hotel desiderato e seleziona le opzioni tramite le caselle di controllo. Per impostare i metodi di pagamento per gli hotel, clicca sull’icona a forma di matita sotto la voce Metodo di pagamento (l’impostazione predefinita è Pagamento predefinito del viaggiatore), seleziona l’opzione desiderata e clicca su Conferma. Le opzioni disponibili sono:
Metodo di pagamento predefinito - Tutti i metodi di pagamento presenti nel profilo del viaggiatore.
Carta nel profilo del viaggiatore - Tutti i metodi di pagamento presenti nel profilo del viaggiatore, escluse le carte centralizzate.
Carta virtuale - Una specifica carta virtuale che assegni a questo tipo di prenotazione per questo modello. Se scegli questa opzione, clicca su Avanti e poi seleziona una o più carte virtuali, quindi clicca su Conferma.
Carta centralizzata - Una specifica carta centralizzata che assegni a questo tipo di prenotazione per questo modello. Se scegli questa opzione, clicca su Avanti e poi seleziona una o più carte centralizzate, quindi clicca su Conferma.
Carta del modello - Qualsiasi carta che hai aggiunto a questo modello. Se scegli questa opzione, clicca su Avanti e poi seleziona una o più carte del modello, quindi clicca su Conferma.
Nota: Questa opzione potrebbe non essere visibile se non hai ancora aggiunto carte a questo modello. Per aggiungere una carta al modello, clicca su Aggiungi nuova carta.
Aggiungi nuova carta - Ti permette di aggiungere una nuova carta tramite la finestra Aggiungi carta di credito . Una volta aggiunta la nuova carta, potrai selezionare Carta del modello tra le opzioni disponibili.
Per Treno - Puoi abilitare le prenotazioni ferroviarie di default attivando l’apposita opzione. Per impostare i metodi di pagamento per le prenotazioni ferroviarie, clicca sull’icona a forma di matita sotto la voce Metodo di pagamento (l’impostazione predefinita è Pagamento predefinito del viaggiatore), seleziona l’opzione desiderata e clicca su Conferma. Le opzioni disponibili sono:
Metodo di pagamento predefinito - Tutti i metodi di pagamento presenti nel profilo del viaggiatore.
Carta nel profilo del viaggiatore - Tutti i metodi di pagamento presenti nel profilo del viaggiatore, escluse le carte centralizzate.
Carta centralizzata - Una specifica carta centralizzata che assegni a questo tipo di prenotazione per questo modello. Se scegli questa opzione, clicca su Avanti e poi seleziona una o più carte centralizzate, quindi clicca su Conferma.
Carta del modello - Qualsiasi carta che hai aggiunto a questo modello. Se scegli questa opzione, clicca su Avanti e poi seleziona una o più carte del modello, quindi clicca su Conferma.
Nota: Questa opzione potrebbe non essere visibile se non hai ancora aggiunto carte a questo modello. Per aggiungere una carta al modello, clicca su Aggiungi nuova carta.
Aggiungi nuova carta - Ti permette di aggiungere una nuova carta tramite la finestra Aggiungi carta di credito . Una volta aggiunta la nuova carta, potrai selezionare Carta del modello tra le opzioni disponibili.
Per Auto - Puoi abilitare le prenotazioni di auto a noleggio di default attivando l’apposita opzione. Per impostare i metodi di pagamento per il noleggio auto, clicca sull’icona a forma di matita sotto la voce Metodo di pagamento (l’impostazione predefinita è Pagamento predefinito del viaggiatore), seleziona l’opzione desiderata e clicca su Conferma. Le opzioni disponibili sono:
Metodo di pagamento predefinito - Tutti i metodi di pagamento presenti nel profilo del viaggiatore.
Carta nel profilo del viaggiatore - Tutti i metodi di pagamento presenti nel profilo del viaggiatore, escluse le carte centralizzate.
Carta virtuale - Una specifica carta virtuale che assegni a questo tipo di prenotazione per questo modello. Se scegli questa opzione, clicca su Avanti e poi seleziona una o più carte virtuali, quindi clicca su Conferma.
Fatturazione diretta - Un conto di fatturazione diretta specifico che assegni a questo tipo di prenotazione per questo modello. Se scegli questa opzione, clicca su Avanti e poi seleziona uno o più conti di fatturazione diretta, quindi clicca su Conferma.
Carta centralizzata - Una specifica carta centralizzata che assegni a questo tipo di prenotazione per questo modello. Se scegli questa opzione, clicca su Avanti e poi seleziona una o più carte centralizzate, quindi clicca su Conferma.
Carta del modello - Qualsiasi carta che hai aggiunto a questo modello. Se scegli questa opzione, clicca su Avanti e poi seleziona una o più carte del modello, quindi clicca su Conferma.
Nota: Questa opzione potrebbe non essere visibile se non hai ancora aggiunto carte a questo modello. Per aggiungere una carta al modello, clicca su Aggiungi nuova carta.
Aggiungi nuova carta - Ti permette di aggiungere una nuova carta tramite la finestra Aggiungi carta di credito . Una volta aggiunta la nuova carta, potrai selezionare Carta del modello tra le opzioni disponibili.
Se desideri aggiungere campi personalizzati al tuo modello, clicca su Aggiungi nella sezione Risposte ai campi personalizzati . Potrai così scegliere un campo personalizzato e decidere se la risposta verrà fornita da te o dall’organizzatore (che userà il modello per creare trasferte/eventi). La risposta inserita verrà poi automaticamente applicata a tutte le trasferte/eventi che usano il modello. Dopo aver cliccato su Aggiungi, seleziona il campo personalizzato (ad esempio, Motivo del viaggio) che vuoi aggiungere dal menu Campo personalizzato . Poi utilizza il campo Metodo di risposta per indicare se vuoi inserire subito la risposta o lasciare che sia l’organizzatore a farlo in seguito. Se scegli Preimposta risposta ora, ti verrà chiesto di inserire la risposta.
Utilizza i campi della sezione Sovrascrivi campi del profilo viaggiatore per specificare eventuali dati del profilo viaggiatore che vuoi impostare diversamente per questo modello, oppure lasciare che sia l’organizzatore a modificarli (di default il sistema usa i dati presenti nel profilo). I campi che puoi sovrascrivere sono Ente giuridico, Centro di costoe Reparto. Per ciascun campo puoi scegliere una delle seguenti opzioni:
Non consentire la modifica (impostazione predefinita) – Il sistema utilizzerà il valore presente nel profilo del viaggiatore. Il campo non verrà mostrato nell’evento o nella trasferta creata tramite questo modello.
L’organizzatore può modificare – Gli organizzatori che usano questo modello potranno impostare un valore diverso per il campo del profilo. Questa modifica non sarà permanente e si applicherà solo agli eventi/trasferte creati con questo modello. Se l’organizzatore non modifica il campo, verrà usato il valore presente nel profilo.
Imposta ora un valore diverso – Puoi specificare subito un valore particolare per il campo del profilo. Usa il menu proposto per scegliere il valore desiderato. L’organizzatore potrà comunque modificarlo in fase di creazione dell’evento/trasferta dal modello. Anche in questo caso, la modifica non sarà permanente e si applicherà solo agli eventi/trasferte creati con questo modello.
Utilizza i campi della sezione Impostazioni aggiuntive per specificare quali tipi di conferme e promemoria/aggiornamenti e-mail saranno attivati di default e chi li riceverà per gli eventi/trasferte che utilizzano questo modello. Puoi anche inserire una descrizione predefinita e note per l’organizzatore, valide per tutti gli eventi/trasferte creati con questo modello.
Per aggiungere contatti aggiuntivi, attiva l’opzione Contatti aggiuntivi . Di default, il viaggiatore riceverà sempre tutte le notifiche rilevanti per la trasferta.
Utilizza le caselle di controllo sotto la voce Ricevi e-mail per per impostare quali conferme e promemoria saranno inviati.
Per aggiungere utenti in copia (CC), clicca su + Aggiungi. Inserisci quindi l’indirizzo e-mail dell’utente. Per aggiungere altri indirizzi, clicca nuovamente su + Aggiungi.
Per aggiungere utenti in copia nascosta (BCC), clicca su + Aggiungi. Inserisci quindi l’indirizzo e-mail dell’utente. Per aggiungere altri indirizzi, clicca nuovamente su + Aggiungi.
Per inserire una descrizione predefinita per tutti gli eventi/trasferte che utilizzano questo modello, attiva l’opzione per il campo Descrizione predefinita e inserisci il messaggio desiderato. È disponibile un editor di testo. Questa descrizione potrà essere modificata dall’organizzatore in fase di creazione di eventi/trasferte dal modello.
Per inserire delle note per l’organizzatore, valide per tutti gli eventi/trasferte che utilizzano questo modello, attiva l’opzione per il campo Note per l’organizzatore e inserisci le note desiderate. È disponibile un editor di testo. Queste informazioni saranno visibili solo all’organizzatore in fase di creazione di eventi/trasferte dal modello.
Quando hai terminato, clicca su Salva. La pagina Modelli di trasferta verrà visualizzata e il modello (con tutte le sue impostazioni) sarà subito disponibile per i tuoi organizzatori che dovranno creare eventi e trasferte.
Modifica un modello
Segui questa procedura per modificare i modelli già esistenti.
Seleziona Azienda dalla voce Programma nel menu. Verrà visualizzata la pagina delle impostazioni aziendali.
Seleziona Modelli di trasferta (dal menu Configurazione nella barra di navigazione a sinistra. La pagina Modelli di trasferta verrà visualizzata.
Individua il modello desiderato e seleziona il nome nella relativa riga. Puoi anche cercare il modello per nome.
Fai riferimento ai passaggi descritti nella procedura Crea un modello in questa pagina per le istruzioni su come impostare i singoli valori. Non è possibile cambiare un modello da "Invito" a "Nessun invito" (e viceversa).
Fai clic su Salva al termine. La pagina Modelli di trasferta verrà visualizzata. Tutti i nuovi eventi/trasferte creati con questo modello utilizzeranno le nuove impostazioni appena salvate. Gli eventi/trasferte già esistenti, creati con versioni precedenti del modello, non subiranno modifiche.
Argomenti correlati
Questa risposta ti è stata utile?
Fantastico!
Grazie per il tuo feedback
Siamo spiacenti di non poterti essere di aiuto
Grazie per il tuo feedback
Feedback inviato
Apprezziamo il tuo sforzo e cercheremo di correggere l’articolo