יצירת נסיעות מתוך תבנית
רק משתמשים בתפקידים מסוימים יכולים ליצור, לפרסם ולנהל נסיעות באמצעות תבניות. מנהלי החברה, מסדרי נסיעות בחברה, מנהלי TMC וסוכני TMC יוכלו לבצע את המשימות המפורטות בהמשך.תוכן העניינים
יצירת נסיעות מתוך תבנית
היכנסו לכלי ההזמנות המקוון.
לחצו על נסיעות. דף ה נסיעות יוצג.
לחצו על יצירה (בפינה הימנית העליונה) ובחרו נסיעות מתוך תבנית מהתפריט. תיבת הדו-שיח יצירת נסיעות מתוך תבנית תוצג.
שדה ה ארגון יהיה מוגדר מראש לשם החברה שלכם. אם הנכם מנהל TMC, בחרו את הארגון הרלוונטי.
בחרו את התבנית שברצונכם להשתמש בה לנסיעות מתוך שדה תבנית נסיעה . בחירה זו תאפשר לכם להוריש ערכים שהוגדרו מראש בתבנית. אם אינכם בטוחים איזו תבנית לבחור, פנו למנהל הנסיעות שלכם. לדוגמה, עבור מרצה אורח, ייתכן שתרצו לבחור בתבנית מבוססת הזמנה.
הזינו את יעד הנסיעה בשדה מיקום .
הזינו שם לנסיעות בשדה שם . שם זה יוצג לכל הנוסעים שיזומנו ויהיה גם שם הנסיעה בדף נסיעות של כל נוסע.
הגדירו את תאריך תחילת הנסיעה ו תאריך סיום הנסיעה לפי הצורך.
הגדירו את תאריך תחילת חלון הנסיעה ו תאריך סיום חלון הנסיעה עבור הנסיעות.
מומלץ לקבוע את תאריך ההתחלה לפני תחילת האירוע הקשור לנסיעה, תוך התחשבות בג'ט לג, מרחק וטיסות המשך.
תאריך הסיום צריך להיות אחרי סיום האירוע הקשור לנסיעה.
לחצו על הגדרות מתקדמות כדי להציג פרטים נוספים על סוגי ההזמנות. שימו לב שחלק מההגדרות עשויות להיות מוגדרות מראש לפי התבנית שבחרתם.
בלשונית נתוני נסיעה תמצאו שדות מפרופיל הנוסע (לדוג' מרכז עלות) שבהם מנהל התבנית הגדיר ערך שונה או אפשר לכם להזין ערך אחר. שינוי הערך כאן לא ישנה את פרופיל הנוסע לצמיתות, אלא רק לנסיעות שייוצרו בתבנית זו. לכל שדה יוצג ערך שהוזן על ידי המנהל, או שישמש הערך מפרופיל הנוסע (אך לא יוצג כאן). תוכלו לעדכן ערכים אלה או להשאירם כפי שהם.
בלשונית סוגי הזמנות מותרים קבעו אילו סוגי הזמנות יהיו זמינים לנסיעות (אפשר להגדיר גם בהמשך או לכל נוסע בנפרד). רק סוגי ההזמנות שאושרו יופיעו לנוסעים. הערה: אם יש צורך להוסיף סוג הזמנה נוסף לאחר שהנסיעות כבר נוצרו, מנהלים ומתאמים יוכלו להוסיף אפשרות זו או לבצע את ההזמנה עבור הנוסע.
עבור טיסה:
כדי להגדיר אילו סוגי טיסות יהיו מותרים, בחרו אחד או יותר מהאפשרויות בתפריט סוגי טיסות מותרים :
חד-כיוונית
הלוך-ושוב
ניתן לבחור יעד חזרה שונה ממקום היציאה – מתאים במקרים בהם הנוסעים צריכים להמשיך ליעד אחר כחלק מהנסיעה או עבור אירוע נוסף.
השתמשו בכפתורי + ו - כדי לקבוע את מספר המלווים (למשל, בני משפחה) שלנוסע מותר להזמין עבורם טיסה בשדה מלווים מותרים . אם אפשרות זו מופעלת, הנוסעים יוכלו ללחוץ על הוספת נוסעים בעת הזמנת טיסות.
לחצו בשדה Allowed destination airports field and search for the desired airports. Use this field to specify all airports travelers can book flights to in order to participate in the trip (travelers can book from any origin airport). You can also choose not to set this field (or set it later). If you leave this field blank, travelers will be able to book flights to any airport.
Start entering the name or code of the airport you want to designate. Names of airports will appear based on what you entered.
Select the checkbox of the desired airport.
To add more airports, search and repeat.
Use the calendar and time fields under Suggested arrival before and Suggested departure after to configure when travelers will be prompted to book their flights. By default, these dates will be based on what you set for the Trip dates fields. Travelers will be encouraged to book flights within these dates and times.
For Hotel:
To allow hotel bookings for the trips, set the toggle to enabled.
Click Add to set the designated hotels. The Hotel field will appear. Use this field to specify all hotels where travelers can book stays in order to participate in the trip. You can also choose not to set this field.
Start entering the name of the hotel you want to designate. Names of hotels will appear based on what you entered.
Select the desired hotel.
To add more hotels, click Add again and repeat.
For Train
To allow rail bookings for the trips, set the toggle to enabled.
No additional settings are needed.
For Car
To allow rental car bookings for the trips, set the toggle to enabled.
No additional settings are needed.
Review the contents of the Custom fields tab.
The template on which your trip is based, may include custom fields. The value of these custom fields may be already set from the template. If so, you can accept or change that value. If the custom field does not have a value you may be required to enter one.
You can also add additional custom fields. If you wish to add a custom field to your trip, click Add. This will allow you to select a custom field and provide a response for that custom field.
Click Next. The trip’s page will be displayed (this will contain all trips for all travelers you add).
To enter a description for the trip, click Trip description. The trip description page will appear.
Edit the description as desired. You can format the text you enter here with bold, italics, bullets, font choices, color, and indentation, as needed as well as add links. When done, click Save.
To begin adding travelers to the trip, click + Traveler. Note: The user who adds the traveler will be listed as the point of contact for that traveler’s trip. This will be the person who the traveler can contact if they have any questions. Also note that if you are using a no-invite template, a trip will automatically be created for each traveler as you add them. For invite-based templates, you will have the option to create the trips and send invites.
To add individual employee travelers: Click + Traveler and enter the name or email of the user you wish to invite. A list of users who match that name will appear. Select the user you wish to invite. Repeat this step for each of your company employee travelers.
To add a guest who is not an employee of your company: Click + Traveler and begin entering their name or email in the search field. A list of users who match that name will appear. Select the user you wish to invite. Repeat this step for each of your guest attendees. If the guest traveler you wish to invite does not yet already have a profile in the system, click Create company guest and create a profile for them (all guest profiles must have an email, first and last name, and legal entity). Note: You may not always have the ability to create company profiles for guests.
To change any parameters for one or more individual trips and travelers, select the checkbox of that traveler. Select the relevant parameters from the Modify menu at the bottom of the page and edit the parameters as desired.
Then:
For trips that use an no-invite-based template, trips will automatically be created for the travelers you add as you add them (no invite will be sent). You do not need to create the trips for the travelers. You (or an agent) can then proceed to make the travel bookings for each of the travelers associated with the trip by clicking on their trip on the All Trips tab of the Trips page. Alternately, the travelers book for themselves.
For trips that use an invite-based template, be sure to create the trips for the travelers by clicking Create & Send Invites.
View and manage existing trips
To view any trips you have created for travelers, see View trips for travelers in your company.
Related topics
- View trips for travelers in your company
- Create a template (for events and trips)
- Create, publish, and manage an event (latest version)
האם מאמר זה היה מועיל?
נהדר!
תודה על המשוב
מצטערים! לא יכולנו לעזור
תודה על המשוב
המשוב נשלח
אנו מעריכים את המאמץ שלכם וננסה לתקן את המאמר