Vieraskirjauksen yleiskatsaus

Tekijä Ashish Chaudhary, Muokattu Su, 5 Loka klo 2:04 AM tekijä Ashish Chaudhary

Vieraan matkanvaraus – Yleiskatsaus

Spotnana Online Booking Tool -palvelulla voit varata lentoja, hotelleja, vuokra-autoja ja joissain tapauksissa myös junalippuja henkilöille, jotka eivät ole yrityksesi työntekijöitä. Vieraita voivat olla esimerkiksi työhaastatteluun tulevat henkilöt, alihankkijat tai muut ulkopuoliset, joiden puolesta tarvitset matkavarauksen. Voit halutessasi luoda vieraalle profiilin Online Booking Tooliin tai tehdä varauksen ilman profiilia. Alla olevassa taulukossa kerrotaan, miten nämä vaihtoehdot eroavat toisistaan sekä kummankin edut ja rajoitukset. Näin voit helpommin päättää, milloin profiilin luominen vieraalle on tarpeen.

Aihe	Vieraan matkanvaraus profiililla	Vieraan matkanvaraus ilman profiilia
Milloin sallittu / Miten otetaan käyttöön	Aina mahdollista, kunhan vieraalle on luotu profiili.	Yrityksen pääkäyttäjän tulee ottaa käyttöön Salli työntekijän varata matkoja vieraalle -asetus (löytyy kohdasta Yleiset -valikosta Ohjelma -asetuksista). Kun tämä on aktivoitu, kuka tahansa yrityksen työntekijä voi varata matkoja vieraille.
Profiili / Matkustussääntö	Vieraalle täytyy ensin luoda profiili ja liittää siihen yrityksen matkustussääntö ennen kuin matka voidaan varata. Kaikki varaukset tehdään tämän säännön mukaisesti. Kerran luotu vierasprofiili on käytettävissä myös tulevia varauksia varten.	Vierasprofiilia ei tarvita. Yrityksen oletusmatkustussääntö, joka liittyy varausta tekevään henkilöön, otetaan käyttöön.
Kuka voi varata	Vain yrityksen pääkäyttäjä tai Spotnana-agentti voi tehdä varauksen ja luoda vierasprofiilin.	Jokainen, jolla on pääsy Online Booking Tooliin, voi varata matkoja vieraille ilman profiilia (edellyttäen, että yrityksen pääkäyttäjä on sallinut tämän toiminnon).
Oikeushenkilö	Vierasprofiili täytyy liittää yrityksesi oikeushenkilöön.	Vieras liitetään automaattisesti siihen oikeushenkilöön, johon varaaja kuuluu.
Yhteyssähköposti ja varausvahvistukset	Vierasprofiilissa täytyy olla sähköpostiosoite, joka ei ole yrityksesi sähköpostidomainissa (esim. gmail.com, yahoo.com, hotmail.com). Varausvahvistus lähetetään tähän osoitteeseen.	Varaaja syöttää vieraan yhteystiedot, mukaan lukien sähköpostin, varauksen yhteydessä. Varausvahvistus lähetetään tähän osoitteeseen. Varaaja saa myös vahvistuksen sähköpostitse (ellei varausta tehty toisen käyttäjän profiililla).
Maksaminen	Varaajan täytyy valita tai lisätä vieraalle sopiva maksutapa. Tämä vaaditaan vain, kun profiilia käytetään ensimmäistä kertaa.	Varaaja maksaa käytössään olevilla maksutavoilla. Kaikki varaajalle sallitut maksutavat käyvät.
Matkustajaturvallisuus / Raportointi	Varaus näkyy Matkustajaturvallisuus- ja analytiikkaraporteissa nimellä ”Vieras (Profiili)”.	Varaus näkyy Matkustajaturvallisuus- ja analytiikkaraporteissa nimellä ”Vieras (Ei profiilia)”.
Online Booking Tool -palveluun kirjautuminen	Vieras ei voi kirjautua Online Booking Tooliin eikä saa kirjautumiskutsua sähköpostiin.	Vieras ei voi kirjautua Online Booking Tooliin eikä saa kirjautumiskutsua sähköpostiin.
Näkyvyys Matkat-sivulla	Vieraalla on omat Matkat -sivunsa. Varaaja näkee kaikki tälle vieraalle tehdyt matkat.	Kaikki tämän vieraan matkat näkyvät varaajan Matkat -sivulla.
Vapaa-ajan matkustus	Ei saa käyttää vapaa-ajan matkoihin.	Ei saa käyttää vapaa-ajan matkoihin.
Junavaraukset	Sallittu	Ei sallittu

Raportointi

Jotta voit tarkastella ilman profiilia tehtyjä vierasvarauksia, Spotnanan analytiikkaraportteihin on lisätty uusi Persona -suodatinvaihtoehto, Vieras – Ei profiilia. Tämän suodattimen avulla ylläpitäjät voivat hakea vain ne varaukset, jotka on tehty vieraille ilman profiilia. Lisäksi raportteihin on lisätty kaksi uutta saraketta: Isännän nimi ja Isännän sähköposti, joiden avulla näet, kuka työntekijä on tehnyt varauksen kullekin vieraalle.