August 2025 – Versionshinweise

Hier finden Sie die neuesten Verbesserungen an Spotnanas Travel-as-a-Service-Plattform. Die Funktionen sind nach Themenbereichen wie Inhalte, Self-Service und weiteren Kategorien gruppiert.

Inhalte

Deutsche Bahn (DB) Zug

Das Bahnangebot der Deutschen Bahn steht Reisenden wieder zur Verfügung. Sie können jetzt alle innerdeutschen und internationalen Fahrten über die Deutsche Bahn buchen und dabei gültige BahnCards anwenden. 

Wie Sie eine Zugreise buchen, erfahren Sie unter Zugreise buchen (Europa).

Reiseerlebnis

Persönliche Upgrades

Wir haben das neue Modell „Reisende zahlen zuerst“ für persönliche Upgrades eingeführt. Damit können Reisende direkt in der Plattform eine höhere Flugklasse buchen, als es die Firmenrichtlinie erlaubt. Diese Option steht nur zur Verfügung, wenn sie von einem Administrator in den Richtlinieneinstellungen freigeschaltet wurde. Ist sie aktiviert, können Reisende den vollen Flugpreis zunächst mit ihrer privaten Karte bezahlen und erhalten anschließend die Unterlagen, um den firmenkonformen Anteil zur Erstattung einzureichen. 

Die wichtigsten Funktionen dieses Features sind:

• Klare Buchungshinweise: Ein neues Dialogfenster zeigt deutlich an, wann persönliche Upgrades möglich sind, und hebt die entsprechenden Kosten hervor.

• Mehr Transparenz beim Bezahlvorgang: Beim Checkout wird klar angezeigt, welcher Anteil laut Richtlinie erstattungsfähig ist und welcher Betrag privat getragen werden muss.

• Pflicht zur Kostenbestätigung: Über eine Checkbox bestätigen Reisende, dass sie die Bedingungen für persönliche Upgrades verstanden haben, bevor sie die Buchung abschließen.

Weitere Informationen finden Sie unter Flugklasse über Richtlinie buchen (Bezahlung mit privater Karte).

Reisemanagement

Richtlinieneinstellungen für persönliche Upgrades

Administratoren können jetzt mit dem neuen Modell „Reisende zahlen zuerst“ die Richtlinien für Flugklassen individuell anpassen. Über einen Schalter in den Richtlinieneinstellungen lassen sich persönliche Upgrades direkt aktivieren. Dieses neue Zahlungsmodell reduziert den manuellen Aufwand für Upgrade-Anfragen erheblich.

Weitere Informationen finden Sie unter Flugklassen-Upgrades mit privater Zahlungsmethode ermöglichen.

Zentralisiertes Reisemanagement und verbesserte Navigation

Wir haben die Verwaltung von Reisen umfassend überarbeitet und die Reisen Seite zu einer zentralen Anlaufstelle für effiziente Reiseübersicht gemacht. Mit der Aktualisierung gibt es nun eine dynamische Suche, bessere Sortiermöglichkeiten und eine übersichtlichere Navigation, sodass Reiseverantwortliche, Organisatoren, Agenten und Administratoren Reisen schnell finden und verwalten können.

Zu den wichtigsten Verbesserungen zählen:

• Vereinfachte Navigation: Die Reisen Seite bietet jetzt eine Registerkarten-Ansicht, die einen schnellen Zugriff auf folgende Bereiche ermöglicht:

  • Meine Reisen: Zeigt alle Reisen an, die mit den persönlichen Buchungen eines Reisenden verbunden sind.

  • Alle Reisen (sichtbar für Administratoren und Organisatoren): Zeigt sämtliche Reisen aller Mitarbeitenden im Unternehmen.

  • Veranstaltungen: Zentraler Zugriff auf reisebezogene Events.

  • Genehmigungen (sichtbar für Administratoren, Manager und Genehmiger): Zeigt alle Reisen, für die eine Buchungsgenehmigung erforderlich ist.

• Dynamische Suche im Tab „Alle Reisen“: Reisen lassen sich jetzt schnell über Stichwörter wie Name der Reise, Name/E-Mail des Reisenden, Reise-ID, Buchungsnummer oder PNR finden. 

• Hervorgehobene Anzeige des „Organisation“-Selectors: Für TMC-Nutzer ist die Organisationsauswahl jetzt deutlich sichtbar neben dem Seitentitel platziert und bleibt tabübergreifend erhalten, sodass jederzeit klar ist, welche Daten angezeigt werden.

• Filter für Reisestatus und Genehmigungen: Sie können jetzt Meine Reisen, Alle Reisen und Veranstaltungen filtern nach Bevorstehend, Abgeschlossen und Storniert . Für Genehmigungenstehen die Filter Ausstehend und Verlauf zur Verfügung.

• Spaltensortierung: Die Tabelle Alle Reisen kann jetzt nach Reisename, Reisebeginn und Reiseendesortiert werden.

Mit diesen Verbesserungen wird das Management umfangreicher Reisetätigkeiten noch übersichtlicher und effizienter. Weitere Informationen finden Sie unter Reisen anzeigen.

Steuerkonfiguration für Hotelpreisobergrenzen in Richtlinien

Die Einstellungen für Hotelrichtlinien wurden erweitert, damit internationale Unternehmen flexibler agieren können. Administratoren können jetzt standortspezifische Steueroptionen für Hotelpreisobergrenzen festlegen. So lassen sich Steuern und Gebühren je nach Region ein- oder ausschließen. 

Zu den wichtigsten Funktionen gehören:

• Standortspezifische Steuerkonfiguration: Hotelpreisobergrenzen unterstützen jetzt Einstellungen zur Steuerinklusion pro Standort. Für jede Preisobergrenze kann festgelegt werden, ob Steuern und Gebühren enthalten sind oder nicht.

• Hierarchische Anwendung der Einstellungen: Sind mehrere Preisobergrenzen für einen Standort definiert, wird automatisch die spezifischste (z. B. Stadt-, Landes- oder Regionsebene) angewendet.

• Sucherlebnis: Hinweise zu Richtlinienverstößen in den Hotelsuchergebnissen zeigen jetzt die verletzte Regel, den Standort, die Steuer-/Gebührenoption, die Preisobergrenze und den Übernachtungspreis an, wenn das Limit überschritten wurde.

Mit dieser Erweiterung können Administratoren Hotelpreisobergrenzen noch gezielter und passend zu lokalen Anforderungen und gesetzlichen Vorgaben konfigurieren.

Mehr dazu finden Sie unter Maximalpreis für Hotelbuchungen festlegen.

Benachrichtigungen bei HR-Feed-Fehlern

Wir haben automatische E-Mail-Benachrichtigungen eingeführt, die Administratoren über Fehler beim Abgleich von Nutzerprofilen aus HRIS-Systemen (ADP, BambooHR, Workday) und SCIM-Integrationen (Microsoft Entra) informieren. Die Benachrichtigungen gehen an die hinterlegte Administratoradresse und enthalten Nutzer-ID, Zeitstempel und Fehlerursache. Diese Funktion ist für alle Kunden mit entsprechenden Integrationen automatisch aktiv, erfordert keine Einrichtung und sorgt dafür, dass etwaige Probleme – wie nicht synchronisierte Profile oder Buchungssperren für neue Mitarbeitende – umgehend erkannt werden.

Zahlungen

Diners Travel Account Card (TAC) jetzt unterstützt

Spotnana unterstützt ab sofort Diners TAC als Zahlungsmethode für Flugbuchungen. Diese spezielle Firmenkarte wird häufig von Unternehmen in Dänemark, Finnland, Island, Norwegen und Schweden genutzt. 

Bei Diners TAC handelt es sich um ein spezielles Firmenkontensystem, das von der SEB Bank ausgegeben wird. Die TMC übermittelt die Kontonummer direkt an den Anbieter, der die Zahlung bei der SEB Bank einzieht. Die TMC stellt SEB anschließend die Buchungsdetails für die Rechnungsstellung zur Verfügung.

TMC- oder Unternehmensadministratoren können Diners TAC als Fluglieferantenprogramm hinzufügen und gezielt für bestimmte GDS- und NDC-Airlines nutzen. Die Konfiguration ist nach Land, Rechtseinheit, Abteilung und Kostenstelle möglich – mit derselben Flexibilität wie bei anderen zentralen Zahlungsmethoden. Servicegebühren können nicht über Diners TAC abgerechnet werden und müssen stattdessen über eine zentrale Karte mit Zahlungs-Gateway (z. B. Stripe) oder per späterer Rechnung bezahlt werden.

Integrationen

Neue Spesenmanagement-Integration: Ramp

Wir freuen uns, die neue Integration mit Ramp vorzustellen – einer führenden Plattform für Firmenausgaben und Rechnungsmanagement. Damit lassen sich Reisekosten für gemeinsame Kunden automatisch und unkompliziert verwalten. Über die Integration werden Reisedaten per API direkt von Spotnana in Ramp importiert. Das spart manuelle Eingaben und sorgt für mehr Genauigkeit und schnellere Abrechnung.

Um diese Integration zu aktivieren, wenden Sie sich bitte an Ihren Partner Success Manager.

TMC-Management

Automatisierte Verarbeitung von HX-Segmenten

Wir haben die Bearbeitung von HX-Segmenten (Holding Cancelled) in Sabre-PNRs automatisiert und damit den manuellen Aufwand für Agenten reduziert.

HX-Segmente entstehen, wenn ein Flugabschnitt vom Reisenden direkt bei der Airline oder von der Airline selbst storniert wird. Bisher mussten Agenten solche Buchungen manuell prüfen. Jetzt erkennt Spotnana automatisch, wenn alle Segmente eines PNR storniert wurden, bestätigt die Stornierung und informiert den Reisenden per E-Mail mit einer aktualisierten Bestätigung. Die Automatisierung gilt auch für:

• HX-Segmente in nicht ausgestellten PNRs.

• Stornierungen durch Airline oder Reisenden in ausgestellten PNRs – inklusive Upgrades oder Änderungen.

• HX-Segmente, die entstehen, wenn eine Airline einen Reisenden in eine höhere Klasse hochstuft (gilt für American Airlines, Delta Air Lines und United Airlines).

Außerdem wird im Audit-Log dokumentiert, wann eine Automatisierung einen PNR bearbeitet hat. So bleibt die Agentenaktivität transparent nachvollziehbar. 

Um diese Funktion für Ihre TMC zu aktivieren, wenden Sie sich bitte an Ihren Partner Success Manager.

Corporate Travel Department (CTD) Funktionalität

Mit der CTD-Funktion können unsere TMC-Partner Organisationen betreuen, die eigene Reisestellen haben – für ein noch engeres, gemeinsames Service-Modell.

Die wichtigsten Funktionen sind:

• Flexible Servicegestaltung: CTDs betreuen ihre Organisation während der Geschäftszeiten mit eigenen Agenten, während die TMC außerhalb dieser Zeiten und bei Eskalationen unterstützt. Beide Teams greifen gemeinsam auf Lieferantenbeziehungen und Inhalte zu.

• Vollständige Daten- und Zugriffstrennung: CTD-Agenten haben exklusiven Zugriff auf die Daten ihrer eigenen Organisation, während TMC-Agenten den Überblick über alle Kunden behalten. Separate Authentifizierung und Nutzerverwaltung sorgen für hohe Sicherheit.

• Erweitertes Warteschlangen-Dashboard mit CTD-Filter: CTDs sehen ein vorgefiltertes Dashboard mit ausschließlich organisationsspezifischen Aufgaben, während TMCs zwischen Gesamtansicht und einzelnen CTDs umschalten können.

• Umfassende Buchungs- und Servicefunktionen: Sowohl CTD- als auch TMC-Agenten können Buchungen anlegen und verwalten, Shell-PNRs nutzen und Kund:innen direkt betreuen. CTDs profitieren zudem von Spotnanas automatischer Fehlerbehandlung bei Buchungen und Mid-Office-Unterstützung.

• Detaillierte Administrationsrechte: CTD- und TMC-Administratoren können Unternehmenseinstellungen verwalten. TMCs steuern zusätzlich Lieferanteneinstellungen wie Raten, Anbieter und Mid-Office-Regeln, während CTDs eigene Felder und E-Mail-Vorlagen verwalten können.

Diese neue Funktion steht unseren TMC-Partnern nach Backend-Konfiguration zur Verfügung. Bitte kontaktieren Sie Ihren Partner Success Manager zur Freischaltung.