August 2025 – Versionsnoter

Nedenfor finder du de seneste forbedringer i Spotnanas Travel-as-a-Service-platform. Funktionerne er inddelt efter kategori (Indhold, Selvbetjening m.m.).

Indhold

Deutsche Bahn (DB) Tog

Indhold fra Deutsche Bahn er nu igen tilgængeligt for rejsende. Det betyder, at du kan booke alle tyske indenrigs- og internationale billetter via Deutsche Bahn og benytte relevante togkort. 

Du kan læse mere om, hvordan du booker togrejser, i Book en togrejse (Europa).

Rejseoplevelse

Personlige opgraderinger

Vi har indført en ny model, hvor “Rejsende betaler først” for personlige opgraderinger. Det giver rejsende mulighed for at booke en højere kabineklasse på fly end virksomhedens politik normalt tillader – direkte i platformen. Denne mulighed kan kun bruges, hvis en administrator har slået det til i virksomhedens politik. Når funktionen er aktiveret, kan rejsende betale hele billetprisen med deres eget betalingskort og efterfølgende få dokumentation, så de kan få refunderet den del, der er godkendt af virksomhedspolitikken. 

Nøglefunktioner i denne løsning omfatter:

• Tydelig vejledning under booking: Et nyt pop op-vindue viser klart, hvornår personlige opgraderinger gælder, og hvilke omkostninger der er forbundet.

• Gennemsigtighed ved betaling: En særlig visning ved betaling gør det tydeligt, hvor meget af prisen der kan refunderes efter virksomhedens politik, og hvilken del der ikke kan refunderes.

• Obligatorisk accept af omkostninger: Et afkrydsningsfelt sikrer, at rejsende bekræfter, at de forstår vilkårene for personlige opgraderinger, inden bookingen gennemføres.

Du kan læse mere i Book en højere kabineklasse end tilladt i politik (betaling med privat kort).

Rejseadministration

Indstillinger for politik ved personlige opgraderinger

Virksomhedsadministratorer kan nu opsætte kabineklasse-politikker med den nye “Rejsende betaler først”-model for personlige opgraderinger. En selvbetjeningsfunktion i politikindstillingerne gør det muligt at aktivere personlige opgraderinger direkte. Denne betalingsmodel reducerer behovet for manuelle agentopgaver betydeligt.

Du kan læse mere i Tillad flyopgraderinger med privat betalingsmetode.

Centraliseret rejseoverblik og forbedret navigation

Vi har gennemført væsentlige forbedringer af vores muligheder for rejseadministration og forvandlet Rejser siden til et centralt overblik, hvor du nemt kan holde styr på rejser. Opdateringen byder på dynamisk søgning, bedre sortering og en mere overskuelig navigation, så koordinatorer, arrangører, agenter og administratorer hurtigt kan finde og håndtere rejser.

Blandt de vigtigste forbedringer er:

• Lettere navigation: Nu har Rejser siden fået faneblade, så det er nemmere at finde rundt og få overblik over:

  • Mine rejser: Viser alle rejser, som er booket af den enkelte rejsende.

  • Alle rejser (synlig for administratorer og arrangører): Viser alle rejser for alle medarbejdere i organisationen.

  • Arrangementer: Samlet adgang til rejser i forbindelse med arrangementer.

  • Godkendelser (synlig for administratorer, ledere og godkendere): Viser alle rejser, hvor der kræves godkendelse af bookingen.

• Dynamisk søgning i “Alle rejser”-fanen: Brugere kan hurtigt finde rejser ved at indtaste f.eks. rejsenavn, navn/mail på rejsende, rejse-ID, booking-ID eller PNR. 

• Mere synlig “organisation”-vælger: For TMC-brugere vises organisationsvælgeren nu tydeligt ved siden af sidetitlen og huskes på tværs af faner, så det altid er klart, hvilke data man ser.

• Filtrering på rejsetrin og godkendelser: Nu kan brugere let filtrere Mine rejser, Alle rejserog Arrangementer efter Kommende, Afsluttedeog Aflyste rejser. For Godkendelserkan brugere filtrere og se rejser efter Afventer og Historik.

• Sortering af kolonner: Tabellen under Alle rejser kan nu sorteres efter Rejsenavn, Startdatoog Slutdato.

Disse opdateringer er lavet for at gøre det nemmere og mere overskueligt at håndtere rejser i større skala. Læs mere i Se rejser.

Skatteindstillinger for hotelprisloft i politik

Vi har udvidet hotelpolitik-indstillingerne, så globale virksomheder får større fleksibilitet. Administratorer kan nu opsætte skatteindstillinger for hotelprisloft afhængigt af geografisk placering. Det gør det muligt at inkludere eller udelade skatter og afgifter alt efter region. 

Nøglefunktioner omfatter:

• Stedsspecifik skatteopsætning: Hotelprisloft kan nu opsættes med individuelle skatteindstillinger for hvert sted, så man kan vælge, om skatter og afgifter skal medregnes eller ej.

• Hierarkisk anvendelse af indstillinger: Når flere prisloft-indstillinger gælder for et sted, vælger systemet automatisk den mest specifikke (by, land eller region).

• Søgeresultater: Hvis hotelprisloftet overskrides, viser advarslen nu præcis hvilken regel, sted, skatte-/afgiftsindstilling, beløbsgrænse og pris pr. nat, der er tale om.

Denne forbedring giver administratorer mulighed for at tilpasse hotelprisloft præcist til lokale forhold og lovkrav.

Du kan læse mere i Sæt en maksimalpris for hotelbookinger.

Fejlnotifikationer ved HR-feed

Vi har indført automatiske e-mailnotifikationer, der advarer administratorer om fejl ved synkronisering af brugerprofiler fra HR-systemer (ADP, BambooHR, Workday) og SCIM (Microsoft Entra). Notifikationerne sendes til den udpegede administrator og indeholder bruger-ID, tidspunkt og årsag til fejlen. Denne funktion er automatisk aktiveret for alle kunder med disse integrationer, kræver ingen opsætning og sikrer hurtig besked, så problemer som fx nye medarbejdere, der ikke kan booke rejser, eller manglende synkronisering af profiler, minimeres.

Betalinger

Diners Travel Account Card (TAC) understøttes nu

Spotnana understøtter nu Diners TAC som betalingsmetode til flybookinger. Diners TAC benyttes ofte af virksomheder i Danmark, Finland, Island, Norge og Sverige. 

Diners TAC er en særlig konto udstedt af SEB Bank, hvor TMC’en videregiver kontonummeret direkte til leverandøren, som derefter modtager betaling fra SEB Bank. Herefter sender TMC’en bookingoplysningerne til SEB, så kunden kan blive faktureret.

TMC’er eller virksomhedens administratorer kan tilføje Diners TAC som flyleverandørprogram og vælge, hvilke GDS- og NDC-flyselskaber det skal bruges til. Diners TAC kan opsættes efter land, juridisk enhed, afdeling og omkostningssted og giver samme fleksibilitet som andre centrale betalingsmetoder. Rejsegebyrer kan ikke opkræves på Diners TAC og skal i stedet betales med et centralt kort via en betalingsgateway (fx Stripe) eller via efterfakturering.

Integrationer

Ny integration til udgiftshåndtering: Ramp

Vi kan nu tilbyde integration med Ramp, en førende platform til udgiftsstyring og betaling af regninger, som automatiserer og forenkler udgiftshåndtering for vores fælles kunder. Med integrationen kobles Ramp og Spotnana via API’er, så rejseudgifter automatisk overføres til Ramp. Det fjerner behovet for manuel indtastning og sikrer både hurtigere og mere nøjagtig udgiftsrapportering.

For at aktivere integrationen, kontakt venligst din Partner Success Manager.

TMC-administration

Automatiseret håndtering af HX-segmenter

Vi har nu automatiseret håndteringen af HX (Holding Cancelled)-segmenter på Sabre PNR’er, så agenter slipper for manuelt arbejde.

HX-segmenter opstår, når et flyafsnit annulleres direkte hos flyselskabet af rejsende eller flyselskabet selv. Tidligere skulle agenter manuelt kontrollere bookingerne. Nu accepterer Spotnana automatisk fulde PNR-annulleringer, hvor alle segmenter er annulleret, og sender en opdateret bekræftelse til rejsende på mail. Automatiseringen gælder også for:

• HX-segmenter på ikke-udstedte PNR’er.

• Annulleringer foretaget af flyselskabet eller rejsende på udstedte PNR’er – også ved opgraderinger eller ændringer.

• HX-segmenter, der opstår, når et flyselskab opgraderer en rejsende til en højere kabine (gælder kun for American Airlines, Delta Air Lines og United Airlines).

Desuden registreres det i loggen, når automatiseringen har behandlet en PNR, så der er fuld gennemsigtighed i agentens aktivitetsoversigt. 

Kontakt din Partner Success Manager, hvis du ønsker at aktivere denne funktion for din TMC.

Corporate Travel Department (CTD)-funktionalitet

CTD-funktionen gør det muligt for vores TMC-partnere at onboarde og administrere organisationer med egne dedikerede rejseafdelinger og dermed skabe et samarbejdende servicemiljø.

Nøglefunktioner omfatter:

• Fleksible serviceaftaler: CTD’er kan håndtere opgaver i dagtimerne med egne agenter, mens TMC’en tager sig af support uden for åbningstid og ved eskaleringer. Begge teams har adgang til leverandørrelationer og indhold.

• Fuld dataseparation og adgangskontrol: CTD-agenter har kun adgang til deres egen organisations data, så fortroligheden er sikret, mens TMC-agenter har overblik over alle kunder. Adskilt login og brugerstyring giver ekstra sikkerhed.

• Udvidet kø-dashboard med CTD-filtrering: CTD’er får et forudfiltreret dashboard, der kun viser opgaver for deres egen organisation, mens TMC’er kan skifte mellem visning for TMC og specifikke CTD-organisationer.

• Omfattende booking- og servicefunktioner: Både CTD- og TMC-agenter kan oprette og håndtere bookinger, bruge shell PNR-funktionalitet og tage sig af kundekontakt. CTD’er får desuden glæde af Spotnanas automatiske håndtering af bookingfejl og mid-office workflows.

• Detaljeret administratorstyring: Både CTD- og TMC-administratorer kan administrere virksomhedsindstillinger. TMC’er kan desuden styre leverandørindstillinger som rabatkoder, leverandører og mid-office-regler, mens CTD’er kan administrere egne felter og e-mail-skabeloner.

Denne nye funktionalitet er tilgængelig for vores TMC-partnere via backend-opsætning. Kontakt venligst din Partner Success Manager for at få det aktiveret.