Útgáfufréttir – ágúst 2025

Hér má sjá nýjustu endurbætur á ferðalausnapalli Spotnana. Nýjungarnar eru flokkaðar eftir virkni (innihald, sjálfsafgreiðsla o.s.frv.).

Innihald

Deutsche Bahn (DB) lestarsamgöngur

Lestartilboð Deutsche Bahn eru nú aftur aðgengileg fyrir ferðalanga. Nú er hægt að bóka allar innlendar og alþjóðlegar fargjöld á þýskum lestum og nýta þau afsláttarkort sem eiga við. 

Nánari leiðbeiningar um hvernig bóka má lestarferð má finna í Bóka lestarferð (Evrópa).

Reynsla ferðalanga

Eigin uppfærslur

Nú höfum við tekið upp nýtt fyrirkomulag þar sem ferðalangur greiðir sjálfur fyrir uppfærslu, sem gerir honum kleift að bóka hærri flokk í flugvél en reglur fyrirtækisins heimila – beint í kerfinu. Þessi valkostur er aðeins í boði ef stjórnandi fyrirtækisins hefur virkjað hann í ferðareglum. Þegar þetta er virkt getur ferðalangur greitt fullt fargjald með eigin greiðslukorti og fær svo gögn til að sækja endurgreiðslu fyrir þann hluta sem reglur heimila. 

Meginatriði þessarar nýjungar eru:

• Sýnilegar leiðbeiningar við val: Nýtt gluggaform sýnir skýrt hvenær eigin uppfærsla á við og hvaða kostnaður fylgir.

• Aukin gagnsæi við greiðslu: Sérstakur hluti við greiðslu sýnir skýrt hvaða hluta fargjalds má sækja um endurgreiðslu fyrir og hvaða hluta ferðalangur þarf að greiða sjálfur.

• Staðfesting á kostnaði: Athugasemdakassi tryggir að ferðalangur geri sér grein fyrir kostnaði áður en bókun er kláruð.

Nánari upplýsingar má finna í Bóka hærri flokk í flugi en reglur heimila (greitt með eigin korti).

Stjórnun ferða

Stillingar ferðareglna fyrir eigin uppfærslur

Nú geta stjórnendur fyrirtækja stillt reglur um flugflokka með nýja fyrirkomulaginu þar sem ferðalangur greiðir sjálfur fyrir uppfærslu. Í ferðareglum er sjálfsafgreiðslu-rofi sem gerir stjórnendum kleift að virkja eigin uppfærslur strax. Þetta greiðslufyrirkomulag dregur verulega úr handvirkri vinnu starfsfólks við slíkar uppfærslur.

Nánari upplýsingar má finna í Heimila uppfærslu á flugflokki með eigin greiðslumáta.

Miðlæg yfirsýn og einfaldari leiðsögn um ferðir

Við höfum bætt verulega við möguleika til að stjórna ferðabókunum og gert Ferðir síðuna að miðlægum vettvangi fyrir yfirsýn og eftirlit með ferðum. Nú er hægt að leita hratt, raða betur og nýta einfaldari leiðsögn, þannig að ferðastjórar, bókunaraðilar og stjórnendur geta auðveldlega fundið og stjórnað ferðum.

Mikilvæg helstu atriði:

• Einföld leiðsögn: Á Ferðir síðunni er nú „flipaviðmót“ sem auðveldar að finna og skoða:

  • Mínar ferðir: Sýnir allar ferðir sem tengjast persónulegum bókunum ferðalangs.

  • Allar ferðir (aðeins sýnilegt stjórnendum og bókunaraðilum): Sýnir allar ferðir allra ferðalanga innan fyrirtækisins.

  • Viðburðir: Miðlægur aðgangur að ferðalögum vegna viðburða.

  • Samþykktir (aðeins sýnilegt stjórnendum, yfirmönnum og samþykkjendum): Sýnir ferðir sem bíða samþykkis.

• Dynamísk leit í „Allar ferðir“: Notendur geta fljótt fundið ferðir með því að slá inn heiti ferðar, nafn/netfang ferðalangs, auðkenni ferðar, bókunarnúmer eða PNR-númer. 

• Sýnilegri val á „fyrirtæki“: Fyrir notendur ferðastofu er val á fyrirtæki nú sýnilegra við titil síðunnar og helst óbreytt milli flipa, þannig að alltaf er ljóst hvaða gögn eru skoðuð.

• Stig ferða og samþykkjasíur: Notendur geta nú auðveldlega síað Mínar ferðir, Allar ferðirog Viðburðir eftir Væntanlegar, Lokiðog Fellt niður stigum. Fyrir Samþykktirgetur notandi síað og skoðað ferðir eftir Í bið og Saga.

• Röðun dálka: Í töflunni Allar ferðir getur einnig raðað eftir Nafn ferðar, Upphafsdagur ferðarog Lokadagur ferðar.

Þessar breytingar eru ætlaðar til að gera stjórnun ferða auðveldari og skiljanlegri. Nánar má lesa um þetta í Skoða ferðir.

Stillingar á sköttum fyrir hámarksverð á hótelum í reglum

Við höfum bætt við möguleikum í hótelreglum til að mæta þörfum alþjóðlegra fyrirtækja. Nú geta stjórnendur stillt skattameðferð fyrir hámarksverð hótela eftir staðsetningu. Þetta gerir kleift að velja hvort skattar og gjöld séu innifalin eða undanskilin eftir svæðum. 

Helstu atriði:

• Staðbundnar skattastillingar: Hámarksverð á hótelum styður nú að skattar og gjöld séu innifalin eða undanskilin eftir staðsetningu, með valmöguleika fyrir hvert svæði.

• Yfirsýn yfir forgangsreglur: Eigi fleiri en ein hámarksverðsstilling við á tilteknum stað, gildir sú sem er sértækust fyrir viðkomandi stað (borg, land, svæði).

• Upplýsingar í leitarniðurstöðum: Þegar hámarksverð er farið fram úr í hótelleit, kemur nú fram hvaða regla var brotin, staðsetning, meðferð skatta/gjalda, hámarksupphæð og verð á nóttu.

Þessi viðbót gefur stjórnendum meiri sveigjanleika til að stilla hámarksverð á hótelum í samræmi við staðbundnar reglur og viðskiptasiði.

Nánari upplýsingar má finna í Setja hámarksverð fyrir hótelbókanir.

Viðvaranir um villur í HR-tengingu

Nú sendum við sjálfvirk tölvupóstviðvörun til stjórnenda ef notendaupplýsingar samræmast ekki milli HRIS (ADP, BambooHR, Workday) eða SCIM (Microsoft Entra) tenginga. Í viðvöruninni kemur fram notendanafn, tímasetning og ástæða villu. Þessi þjónusta er virk fyrir alla viðskiptavini með slíkar tengingar, krefst engrar uppsetningar og tryggir tafarlausar tilkynningar svo hægt sé að bregðast strax við, t.d. ef nýr starfsmaður getur ekki bókað ferð eða upplýsingar samræmast ekki.

Greiðslur

Diners Travel Account Card (TAC) nú studd

Spotnana styður nú Diners TAC sem greiðslumáta fyrir flugbókanir. Diners TAC er mikið notað af fyrirtækjum á Norðurlöndum, þar á meðal á Íslandi. 

Diners TAC er sérstakt reikningskerfi frá SEB banka þar sem ferðaskrifstofa sendir reikningsnúmer beint til birgis sem sækir greiðslu hjá SEB. Ferðaskrifstofan sendir svo bókunargögn til SEB fyrir útgáfu reiknings til viðskiptavinar.

Fyrirtækja- eða ferðaskrifstofustjórnendur geta bætt Diners TAC við sem fluggreiðslumáta og valið hvaða GDS og NDC flugfélög nota hann. Hægt er að stilla Diners TAC eftir landi, lögaðila, deild og kostnaðarstað, rétt eins og aðra miðlæga greiðslumöguleika. Ferðagjöld er ekki hægt að rukka á Diners TAC, þau þarf að greiða með miðlægu korti sem styður greiðslugátt (t.d. Stripe) eða með frestaðri innheimtu.

Tengingar

Ný tenging við útgjaldastjórnun: Ramp

Við kynnum nýja tengingu við Ramp, sem er leiðandi lausn fyrir útgjaldastjórnun fyrirtækja og reikningagreiðslur. Með þessari tengingu flytjast ferðagögn sjálfkrafa frá Spotnana yfir í Ramp með API-tengingum. Þetta sparar handvirka skráningu og bætir bæði nákvæmni og hraða í útgjaldaskýrslum.

Hafið samband við tengilið ykkar hjá Partner Success til að virkja þessa tengingu.

Stjórnun ferðaskrifstofa (TMC)

Sjálfvirk vinnsla HX-ferðaþátta

Nú höfum við innleitt sjálfvirka meðhöndlun á HX (Holding Cancelled) ferðaþáttum í Sabre PNR, sem dregur úr handvirkri vinnu starfsfólks.

HX ferðaþættir verða til þegar flugþáttur er felldur niður af ferðalangi sjálfum eða af flugfélagi. Áður þurfti starfsfólk að fylgjast með og staðfesta slíkar breytingar handvirkt. Nú tekur Spotnana sjálfkrafa við fullum niðurfellingum PNR þar sem allir þættir hafa verið felldir niður og sendir ferðalangi tölvupóst með uppfærðri staðfestingu. Sjálfvirknin nær einnig til:

• HX-ferðaþátta á PNR sem ekki hafa verið útgefin.

• Afpantanir sem gerðar eru af flugfélagi eða ferðalangi á útgefnum PNR, þar með talið uppfærslur eða breytingar.

• HX-ferðaþátta vegna uppfærslu ferðalangs í hærri flokk (gildir fyrir American Airlines, Delta Air Lines og United Airlines).

Að auki skráir kerfið í atvikaskrá hvenær sjálfvirkni hefur unnið PNR, sem tryggir yfirsýn fyrir starfsfólk. 

Hafið samband við Partner Success Manager til að virkja þessa þjónustu fyrir ykkar ferðaskrifstofu.

Fyrirtækjadeildarvirkni (CTD)

CTD virkni gerir samstarfsaðilum okkar hjá ferðaskrifstofum kleift að taka inn og stjórna fyrirtækjum sem hafa eigin ferðadeildir og styður þannig samstarfsfyrirkomulag.

Helstu eiginleikar:

• Sveigjanleg þjónustufyrirkomulag: Fyrirtækjadeildir sjá um dagleg verkefni með sínu starfsfólki, en ferðaskrifstofan sér um aðstoð utan venjulegs vinnutíma og tekur við erfiðari málum. Báðir aðilar hafa aðgang að birgjum og innihaldi.

• Full aðgreining gagna og aðgangsstýring: Starfsfólk fyrirtækjadeilda hefur aðeins aðgang að gögnum síns fyrirtækis, en starfsfólk ferðaskrifstofu hefur yfirsýn yfir öll fyrirtæki. Aðskilin auðkenning og notendastýring tryggir öryggi.

• Yfirlit yfir verkefnaröð með CTD-síun: Fyrirtækjadeildir fá forsíað yfirlit yfir sín verkefni, en ferðaskrifstofan getur valið á milli heildaryfirlits og yfirlits fyrir einstakar deildir.

• Heildstæð bókunar- og þjónustutól: Bæði fyrirtækjadeildir og ferðaskrifstofur geta bókað ferðir, notað PNR grunnvirkni og sinnt þjónustu við viðskiptavini. Fyrirtækjadeildir njóta einnig góðs af sjálfvirkri meðhöndlun bókunarvillna og stuðningi við vinnuflæði.

• Nákvæm stjórnunarstýring: Bæði fyrirtækjadeildar- og ferðaskrifstofustjórnendur geta stillt fyrirtækjareglur. Ferðaskrifstofur geta einnig stýrt birgjum, verðkóðum og reglum, en fyrirtækjadeildir geta stýrt sérsviðum og tölvupóstsniðmátum.

Þessi virkni er aðgengileg samstarfsaðilum okkar hjá ferðaskrifstofum með bakendastillingu. Hafið samband við Partner Success Manager til að virkja.