Reisebuchung für eine Veranstaltung (Gast/Nicht-Mitarbeiter)

Folgen Sie dieser Anleitung, wenn Sie von einem anderen Unternehmen als Gast zu einer Veranstaltung eingeladen wurden. 

1. Suchen Sie die Einladung zur Veranstaltung in Ihrem Posteingang. Falls Sie unsicher sind, an welche E-Mail-Adresse die Einladung geschickt wurde, wenden Sie sich bitte an die Administratorin oder den Administrator des einladenden Unternehmens.

2. Klicken Sie auf den Link in der E-Mail-Einladung (die Bezeichnung des Links lautet entweder Reise buchen oder Reise verwalten , je nachdem, ob Sie bereits Buchungen für diese Reise vorgenommen haben). Anschließend öffnet sich die Anmeldeseite von Spotnana. 

3. Geben Sie die E-Mail-Adresse ein, an die Sie die Einladung erhalten haben, und klicken Sie auf Weiter. 

4. Ihnen wird nun ein Code an diese E-Mail-Adresse geschickt. Kopieren Sie den Code aus der E-Mail in das Feld „Code“ auf der Spotnana-Seite. 

5. Klicken Sie auf Anmelden.

6. Wählen Sie Ihre gewünschte Sprache aus. Die Seite „Reisen“ wird angezeigt und zeigt die Veranstaltung sowie die erforderlichen Buchungen an, die Sie für die Teilnahme benötigen.

7. Für jede benötigte Buchungskategorie (Flug, Hotel, Mietwagen, Bahn) wird eine eigene Zeile angezeigt. 

8. Falls Sie einen Flug benötigen, klicken Sie auf Buchung starten. 

   • Bitte beachten Sie: Wenn Sie einen Hin- und Rückflug oder eine Reise mit mehreren Zielen (maximal 2 Flüge) buchen möchten, wählen Sie diese Option direkt aus. Sie können pro Veranstaltung nur einen Flug buchen. Wenn Sie nur einen einfachen Flug buchen, ist es nicht möglich, später separat einen Rückflug oder einen zweiten Flug zu buchen. Sollten Sie versehentlich nur einen einfachen Flug gebucht haben, obwohl Sie einen Hin- und Rückflug oder eine Multi-Stopp-Reise benötigen, müssen Sie die bestehende Buchung erst stornieren und dann neu als Hin- und Rückflug buchen. 

   • Geben Sie im Feld Abflugort? den Flughafen ein, von dem Sie starten möchten.

   • Geben Sie im Feld Zielort? den Flughafen ein, zu dem Sie fliegen möchten. Das Ziel ist möglicherweise bereits vorausgewählt. 

   • Wählen Sie die gewünschten Reisedaten aus (die Daten müssen im für die Veranstaltung festgelegten Zeitraum liegen). Nur Administratorinnen und Administratoren des Unternehmens können außerhalb dieses Zeitraums buchen.

   • Klicken Sie auf Suchen. Der weitere Buchungsablauf entspricht einer üblichen Flugbuchung, allerdings können die vorgeschlagenen Flugzeiten und -daten durch die Vorgaben der Veranstaltungsorganisation eingeschränkt sein.

9.  Für das Hotel klicken Sie auf Buchung starten. 

   • Wählen Sie das gewünschte Hotel aus. Das Hotel kann bereits voreingestellt sein.  

   • Wählen Sie die gewünschten Aufenthaltsdaten aus (diese müssen im für die Veranstaltung vorgesehenen Zeitraum liegen). Nur Administratorinnen und Administratoren des Unternehmens können außerhalb dieses Zeitraums buchen.

   • Wählen Sie ggf. einen Rabatt aus, für den Sie berechtigt sind (bei Check-in kann ein Mitgliedsausweis erforderlich sein). 

   • Klicken Sie auf Hotels suchen. Der weitere Ablauf entspricht einer gewöhnlichen Hotelbuchung.

10. Für einen Mietwagen klicken Sie auf Buchung starten. 

    • Geben Sie den Abholort für den Mietwagen ein. Die Rückgabe erfolgt automatisch am selben Ort, es sei denn, Sie deaktivieren die Option Am selben Ort zurückgeben . 

    • Geben Sie das gewünschte Abholdatum und die Uhrzeit sowie das Rückgabedatum und die Uhrzeit an. 

    • Wählen Sie die gewünschten Mietdaten aus (diese müssen im für die Veranstaltung vorgesehenen Zeitraum liegen). Nur Administratorinnen und Administratoren des Unternehmens können außerhalb dieses Zeitraums buchen. 

    • Wählen Sie ggf. einen Rabatt aus, für den Sie berechtigt sind (Mitgliedsausweis kann erforderlich sein). 

    • Klicken Sie auf Autos suchen. Der weitere Ablauf entspricht einer üblichen Mietwagenbuchung.

11. Für Bahnreisen klicken Sie auf Buchung starten. 

    • Geben Sie im Feld Abfahrtsbahnhof? den Bahnhof ein, von dem Sie abfahren möchten. 

    • Geben Sie im Feld Zielbahnhof? den Zielbahnhof ein. 

    • Wählen Sie das gewünschte Reisedatum und die Uhrzeit aus (diese müssen im für die Veranstaltung vorgesehenen Zeitraum liegen). Nur Administratorinnen und Administratoren des Unternehmens können außerhalb dieses Zeitraums buchen. 

    • Klicken Sie auf Bahn suchen. Der weitere Ablauf entspricht einer gewohnten Bahnreisebuchung.

12. Schließen Sie alle für die Veranstaltung erforderlichen Buchungen ab. 

    • Sollten Sie eine bestimmte Buchungsart nicht benötigen (zum Beispiel, weil Sie sich ein Auto mit einer anderen Person teilen oder mit der Bahn anreisen), klicken Sie auf Nicht benötigt um diesen Schritt zu überspringen. Sollten Sie später doch eine Buchung benötigen, die Sie zuvor als Nicht benötigtmarkiert haben, können Sie dies mit einem Klick auf Rückgängig wieder ändern. 

    • Sobald Sie alle Buchungen vorgenommen oder als Nicht benötigtgekennzeichnet haben, wird der Status der Reise auf Abgeschlossengesetzt.