Reise für eine Veranstaltung buchen (Mitarbeiter/Buchungsbeauftragter)

Sobald Sie zu einer Veranstaltung eingeladen wurden, erscheint auf Ihrer Reisen Seite eine neue Karte. Falls der Administrator dies eingestellt hat, erhalten Sie außerdem eine Einladung per E-Mail. 

1. Melden Sie sich im Online-Buchungstool an. 

2. Wählen Sie Reisen im Reisen Menü aus. Die Reisen Seite wird angezeigt. 

3. Wechseln Sie auf den Reiter Bevorstehend . Für alle Veranstaltungen, bei denen Sie noch nicht alle Buchungen abgeschlossen haben, wird der Status Ausstehendangezeigt. 

4. Suchen Sie die Veranstaltung, für die Sie buchen möchten, und wählen Sie diese aus. Die Detailseite zur Veranstaltung öffnet sich. 

5. Für jede benötigte Buchungsart (Flug, Hotel, Mietwagen, Bahn) wird jeweils eine Zeile angezeigt. 

6. Klicken Sie bei Ihrem Flug auf Buchung starten. 

   • Wenn Sie einen Hin- und Rückflug oder eine Multi-Strecken-Buchung (maximal 2 Flüge) benötigen, wählen Sie bitte die entsprechende Option aus. Sie können pro Veranstaltung nur einen Flug buchen. Wenn Sie nur einen einfachen Flug buchen, ist eine separate Buchung für den Rückflug (oder einen zweiten Flug) nicht möglich. Haben Sie versehentlich einen einfachen Flug gebucht, obwohl Sie einen Hin- und Rückflug oder eine Multi-Strecken-Buchung benötigen, müssen Sie die bestehende Buchung zuerst stornieren und dann neu als Hin- und Rückflug buchen. 

   • Geben Sie im Feld Von wo? den Abflughafen ein.

   • Geben Sie im Feld Wohin? den Zielflughafen ein. Dieser ist eventuell bereits vorausgewählt. 

   • Wählen Sie die gewünschten Reisedaten aus (diese müssen im für die Veranstaltung festgelegten Zeitraum liegen). Nur Administratoren können außerhalb dieses Zeitraums buchen. 

   • Wenn Ihr Administrator es erlaubt, können Sie über Reisenden hinzufügen auch Begleitpersonen (z. B. Familienmitglieder) mitbuchen. 

   • Klicken Sie auf Suchen. Der weitere Buchungsablauf entspricht einer normalen Flugbuchung, wobei die vorgeschlagenen Flugzeiten und -daten durch die Vorgaben des Veranstalters eingeschränkt sein können. 

7.  Für das Hotel klicken Sie auf Buchung starten. 

   • Wählen Sie das gewünschte Hotel aus. Das Hotel kann bereits vorausgewählt sein. 

   • Wählen Sie die Übernachtungsdaten aus (diese müssen im für die Veranstaltung festgelegten Zeitraum liegen). Nur Administratoren können außerhalb dieses Zeitraums buchen.

   • Wählen Sie ggf. verfügbare Sondertarife aus, für die Sie berechtigt sind (Mitgliedsnummer kann beim Check-in erforderlich sein). 

   • Klicken Sie auf Hotels suchen. Der weitere Buchungsablauf entspricht einer normalen Hotelbuchung. 

8. Für einen Mietwagen klicken Sie auf Buchung starten. 

   • Geben Sie den Abholort für den Mietwagen ein. Die Rückgabe erfolgt standardmäßig am gleichen Ort (außer Sie deaktivieren die Option Zurück zum selben Ort ). 

   • Geben Sie das Abholdatum und die Uhrzeit sowie das Rückgabedatum und die Uhrzeit ein. 

   • Wählen Sie die gewünschten Reisedaten aus (diese müssen im für die Veranstaltung festgelegten Zeitraum liegen). Nur Administratoren können außerhalb dieses Zeitraums buchen. 

   • Wählen Sie ggf. verfügbare Sondertarife aus, für die Sie berechtigt sind (Mitgliedsnummer kann erforderlich sein). 

   • Klicken Sie auf Autos suchen. Der weitere Buchungsablauf entspricht einer normalen Mietwagenbuchung. 

9. Falls Sie eine Bahnfahrt benötigen, klicken Sie auf Buchung starten. 

   • Geben Sie im Feld Von wo? den Abfahrtsbahnhof ein. 

   • Geben Sie im Feld Wohin? den Zielbahnhof ein. 

   • Wählen Sie das gewünschte Datum und die Uhrzeit für Ihre Bahnfahrt aus (diese müssen im für die Veranstaltung festgelegten Zeitraum liegen). Nur Administratoren können außerhalb dieses Zeitraums buchen. 

   • Klicken Sie auf Bahn suchen. Der weitere Buchungsablauf entspricht einer normalen Bahnbuchung.

10. Schließen Sie alle für die Veranstaltung erforderlichen Buchungen ab. 

    • Wenn Sie eine bestimmte Buchungsart nicht benötigen (z. B. weil Sie sich ein Auto mit anderen Teilnehmern teilen oder mit der Bahn statt mit dem Flugzeug anreisen), klicken Sie auf Nicht benötigt um diesen Schritt zu überspringen. Sollten Sie später doch eine Buchung benötigen, die Sie zuvor als Nicht benötigtmarkiert haben, können Sie mit Klick auf Zurücksetzen den Status wieder ändern. 

    • Sobald alle Buchungen abgeschlossen oder als Nicht benötigtgekennzeichnet sind, ändert sich der Reise-Status auf Abgeschlossen.

Wenn Sie eine Buchung stornieren möchten, nutzen Sie bitte wie gewohnt die Stornierungsfunktion.