SFTP – Vejledning til HR-feeds

INDHOLDSFORTEGNELSE

• SFTP – Vejledning til HR-feeds
  • Introduktion
  • Systemarkitektur og arbejdsgang
  • Vejledning
    • Logik for behandling af HR-feed-filer
    • Filformat og navngivningsregler
    • Frekvens og planlægning
  • HR-filformat

Introduktion

For generelle retningslinjer og information om SFTP, se SFTP – Opsætningsvejledning.

Dine Spotnana-brugere (rejsende, arrangører, godkendere m.fl.) skal have oprettet profiler i Spotnana Online Booking Tool (OBT), før de kan begynde at booke rejser. For at sikre, at brugerne får korrekt adgang til systemet (nye medarbejdere får adgang, og adgang fjernes for fratrådte), skal disse profiler løbende vedligeholdes (oprettelse, opdatering og sletning). Spotnana anvender desuden HR-data, såsom ledelsesstruktur og juridiske enheder, til at fastlægge forskellige politikker, godkendelsesflows og øvrige rejse- og betalingsindstillinger.

For at vi har de korrekte oplysninger, skal du uploade dit HR-feed som en CSV-fil til Spotnana-serveren. Du kan selv bestemme, hvor ofte denne upload skal ske. Spotnana behandler filen, så snart vi modtager den. 

Bemærk: Spotnana tilbyder også direkte integration til flere gængse HR-systemer (Bamboo HR, ADP Workforce Now og Workday). 

Systemarkitektur og arbejdsgang

Diagrammet her viser et eksempel, hvor flere kunder uploader deres HR-data til Spotnana via SFTP. 

Vejledning

I dette afsnit finder du nyttige oplysninger, der kan hjælpe dig med at sikre, at dine filuploads lykkes.

Logik for behandling af HR-feed-filer

Det primære felt, der bruges til at identificere brugeren, er Medarbejder-ID. 

Bemærk: I særlige tilfælde kan Spotnana bruge Forretnings-e-mail som medarbejderens identifikation. Dette har dog visse begrænsninger. Hvis brugerens forretnings-e-mail ændres (fx ved navneændring eller skift af domæne), vil systemet deaktivere den oprindelige konto og oprette en ny til medarbejderen. 

Behandlingen af indholdet i din CSV-fil foregår efter følgende logik:

• Hvis ACTION kolonnen for brugerens række er sat til CREATE og hverken Medarbejder-ID eller Forretnings-e-mail findes i Spotnanas database, oprettes der en ny profil til brugeren i Spotnana.

• Hvis ACTION kolonnen for brugerens række er sat til UPDATE og enten Medarbejder-ID eller Forretnings-e-mail matcher en eksisterende værdi i Spotnanas database, bliver Spotnana-profilen for brugeren opdateret med de nye oplysninger fra filen. 

  • Bemærk: Hvis en bruger tidligere har haft udfyldt valgfrie felter i sin profil, og disse felter mangler i en senere opdatering, vil disse oplysninger blive fjernet fra profilen.

• Hvis ACTION kolonnen for brugerens række er sat til DELETE og enten Medarbejder-ID eller Forretnings-e-mail matcher en eksisterende værdi i Spotnanas database, vil brugerprofilen blive deaktiveret. Hvis der ikke findes et match på Medarbejder-ID eller Forretnings-e-mail, springes rækken over, og der foretages ingen handling. 

Bemærk: Hver brugerprofil skal være tilknyttet en juridisk enhed. Disse juridiske enheder skal allerede være oprettet i Spotnana, før du uploader brugerprofiler. Kontorer er valgfrie, men hvis din CSV-fil refererer til et kontor for en bruger, skal dette kontor allerede være oprettet i Spotnana. 

Filformat og navngivningsregler

Navnet på din .CSV HR-feed-fil skal følge dette format:

hr_feed.*.csv

hvor * (jokertegn) kan erstattes med valgfri tegn. Bemærk, at punktummet efter “feed” og punktummet før “csv” skal være med. Filnavnet skelner ikke mellem store og små bogstaver. Vi anbefaler at inkludere dato og klokkeslæt i filnavnet (det gør det nemmere at fejlsøge senere). For eksempel:

hr_feed.spotnana_integration_<DateTime>.csv

Din .CSV-feed-fil skal også have et bestemt format. Kolonnenavnene skal stemme helt overens med det definerede format (se HR-filformat afsnittet nedenfor). Du kan finde flere detaljer om filformatering i Bilag 1.

Vi kræver, at visse datavalideringer overholdes (se HR-filformat afsnittet nedenfor for detaljer). 

Frekvens og planlægning

For generel information om frekvens og planlægning, se afsnittet Frekvens og planlægning i SFTP – Opsætningsvejledning.

Vi anbefaler, at du uploader en fil mindst én gang dagligt for at sikre, at Spotnana får besked om tilføjelser, opdateringer eller sletninger, der måtte være sket. Hvis du følger denne praksis: 

• nye brugere får oprettet en Spotnana-profil på deres første arbejdsdag og kan straks booke rejser. Dette forudsætter, at du tilføjer medarbejderen i filen på deres startdato.

• fratrædende medarbejdere får deres adgang lukket på sidste arbejdsdag. Dette forudsætter, at du fjerner medarbejderen fra filen på deres fratrædelsesdato. 

HR-filformat

Brug denne information til at sikre, at dataene i dit HR-feed er korrekt formateret og klar til upload.

Bemærk: Du skal sikre dig, at du har sendt din offentlige SSH-nøgle til Spotnana, og at vi har oprettet en SFTP-mappe til dig, før vi kan behandle dine filer.