Cargar registros de perfiles de usuario

En este procedimiento le explicamos cómo subir los perfiles de sus viajeros a Spotnana utilizando un archivo CSV. 

• Usted debe asegurarse de haber cargado (o creado) previamente las definiciones de sus entidades legales antes de intentar subir los registros de sus viajeros, ya que cada usuario o viajero debe estar vinculado a una entidad legal.
• Si tiene previsto asociar a sus usuarios (viajeros) con ubicaciones de oficinas, también debe haber cargado (o creado) las definiciones de oficinas antes de subir los registros de usuario.

Sólo podrá realizar este procedimiento si cuenta con permisos de administrador.

1. Inicie sesión en la herramienta de reservas en línea de Spotnana.
2. Seleccione Usuarios en el menú Programa . Se mostrará la página de Viajeros .
3. Haga clic en Cargar archivo CSV. Aparecerá la ventana de diálogo Cargar datos de usuario .  
4. Descargue la plantilla desde el enlace plantilla . Luego, siga las instrucciones que se detallan a continuación.

Instrucciones para cargar archivos de registros de usuarios

Para conocer los detalles de los campos incluidos en el archivo CSV, consulte la sección sobre el formato de archivos de RRHH en SFTP - Instrucciones para cargas de RRHH.

• Cada perfil de usuario que se cree debe estar vinculado a una entidad legal. Estas entidades legales deben existir previamente en la herramienta de reservas en línea (OBT) antes de cargar usuarios. Las oficinas son opcionales; sin embargo, si su archivo CSV de usuarios hace referencia a alguna oficina para algún usuario, esas oficinas deben estar ya creadas en el OBT. Los nombres de las entidades legales y oficinas que incluya en el archivo deben coincidir exactamente con los que ya existen en el OBT.
• Si su organización no tiene usuarios registrados en el OBT, la plantilla estará vacía y podrá comenzar a agregar filas nuevas. 
• Si ya existen uno o más usuarios en el OBT de su organización, la plantilla incluirá esos registros. Puede agregar, editar o eliminar filas según lo necesite.
  • Para eliminar un usuario, ubique la fila correspondiente y establezca el valor de la columna ACTION en DELETE. El usuario se eliminará del OBT al completar la carga del archivo.
  • Para modificar un usuario, ubique la fila correspondiente, realice los cambios necesarios y establezca la columna ACTION en UPDATE. El usuario se actualizará en el OBT al completar la carga del archivo.
  • Para agregar un usuario nuevo, añada una fila y establezca la columna ACTION en CREATE. El usuario se agregará al OBT al finalizar la carga del archivo. El ID de empleado o el correo electrónico deben ser únicos (no pueden coincidir con los de usuarios existentes).
• No modifique ni elimine el contenido de la fila de encabezados de columna (la fila superior del archivo que indica el propósito de cada columna).
• No cambie el orden de las columnas.
• No agregue columnas adicionales.
• Asegúrese de completar todos los campos obligatorios en cada fila. Las columnas obligatorias están marcadas con un asterisco (*). 
• Utilice únicamente caracteres alfanuméricos en sus valores. Para las direcciones de correo electrónico, también puede usar el símbolo “@” (myname234@companyname.com).
• Le recomendamos cambiar el nombre predeterminado del archivo CSV (template.csv) por uno que incluya la fecha en que realiza la carga. Esto facilitará la resolución de posibles incidencias en el futuro.
• Elimine cualquier espacio en blanco al final de los valores. No debe haber espacios vacíos al final de los datos.
• Si utiliza algún campo de perfil de usuario específico de su organización, asegúrese de que su archivo CSV incluya las columnas y valores correspondientes para cada usuario. 

Historial de actividades

Puede consultar las cargas anteriores de registros en el Historial de actividades. Allí se muestran las cargas previas y puede filtrar por Éxito, Error, Pendiente, Error parcial. Para acceder al Historial de actividades:

1. Seleccione Usuarios en el menú Programa . 
2. Cuando se muestre la página de Viajeros haga clic en el botón Historial de actividades (a la izquierda del botón Descargar ). Se abrirá el panel del Historial de actividades. 
3. Para filtrar por estado de la carga, seleccione la opción deseada en el menú Estado . 
4. Para ver los detalles de una carga, expándala usando la flecha hacia abajo que aparece a la derecha.