Last opp brukerprofiler

Denne veiledningen forklarer hvordan du laster opp reisendeprofiler til Spotnana ved hjelp av en CSV-fil.

• Du må sørge for at du har lastet opp (eller opprettet) juridiske enheter før du prøver å laste opp reisende. Dette er fordi hver bruker/reisende må være tilknyttet en juridisk enhet.
• Dersom du ønsker å knytte brukerne (reisende) til kontorsteder, bør du også ha lastet opp (eller opprettet) kontordefinisjoner før du laster opp brukerdata.

Du kan kun utføre denne handlingen hvis du er medlem av gruppen Company Administrators eller TMC Administrators.

1. Gå til Program i toppmenyen. TMC-administratorer må deretter velge Company. 
2. Utvid menyen Personer på venstre side.
3. Velg Brukere. Siden Brukere vises nå på skjermen. 
4. Velg CSV-opplasting fra menyen Legg til bruker. Da åpnes dialogboksen Last opp CSV-fil. 
5. Du kan laste ned malen ved å bruke lenken til malen. Følg deretter instruksjonene på skjermen, og se informasjonen nedenfor ved behov.

Veiledning for opplasting av brukerfiler

Dersom du vil vite mer om feltene i CSV-filen, finner du detaljer i delen om HR-filformat under SFTP – Veiledning for HR-feeder.

• Hver brukerprofil du oppretter må knyttes til en juridisk enhet. Disse juridiske enhetene må allerede være registrert i Online Booking Tool (OBT) før du laster opp brukere. Kontorer er valgfritt. Dersom CSV-filen din viser til et kontor for noen av brukerne, må disse kontorene allerede være opprettet i OBT. Navnene på juridiske enheter og kontorer i filen må være helt like det som allerede finnes i OBT.
• Hvis det ikke finnes noen brukere i OBT for din organisasjon fra før, vil malen være tom og du kan begynne å legge til rader. 
• Hvis du allerede har én eller flere brukere i OBT for virksomheten din, vil malen inneholde disse oppføringene. Du kan da legge til, endre eller fjerne rader etter behov.
  • Hvis du ønsker å fjerne en bruker, finn riktig rad og sett ACTION-feltet til DELETE. Brukeren blir da fjernet fra OBT når du laster opp filen.
  • Hvis du vil endre informasjon om en bruker, finn riktig rad. Gjør de ønskede endringene, og sett ACTION-feltet til UPDATE. Brukeren blir da oppdatert i OBT når du laster opp filen.
  • Hvis du skal legge til en ny bruker, legger du til en ny rad og setter ACTION-feltet til CREATE. Brukeren legges da til i OBT når du laster opp filen. Ansatt-ID eller e-post må være unik (kan ikke være lik noen eksisterende bruker).
• Ikke endre eller fjern innholdet i kolonneoverskriften (raden øverst i filen som viser hva hver kolonne betyr).
• Ikke endre rekkefølgen på kolonnene.
• Ikke legg til flere kolonner.
• Sørg for at du fyller ut alle obligatoriske kolonner i hver rad. Obligatoriske kolonner er merket med stjerne (*). 
• Bruk kun bokstaver og tall i verdiene dine. For e-postadresser kan du også bruke “@”-symbolet (myname234@companyname.com).
• Endre standardnavnet (template.csv) på CSV-filen du laster opp, slik at filnavnet inneholder datoen for opplastingen. Dette gjør det enklere å finne tilbake til og feilsøke eventuelle problemer senere.
• Fjern eventuelle mellomrom på slutten av alle verdier. Det skal ikke være blanke tegn etter verdiene dine.
• Hvis du bruker noen brukerfelter som er spesifikke for virksomheten din, må du passe på at CSV-filen inneholder riktige kolonner og verdier for hver bruker. 

Aktivitetslogg

Du kan se tidligere opplastinger i Aktivitetsloggen. Her får du oversikt over tidligere opplastinger, og du kan sortere på Vellykket, Feil, Venter, Delvis feil. Slik får du tilgang til Aktivitetsloggen:

1. Velg Program fra hovedmenyen øverst. TMC-administratorer må deretter velge Firma-bryteren. 
2. Utvid Personer-menyen til venstre. 
3. Velg Brukere. Siden Brukere vises nå.
4. Når Bruker-siden åpnes, klikk på Aktivitetslogg-knappen øverst til høyre. Da åpnes Aktivitetslogg-panelet. 
   • Dersom du vil filtrere på status for opplastingen, velger du ønsket verdi i Statusmeny. 
   • For å se detaljer om en opplasting, klikker du på pilen ned til høyre for å åpne den.