Gæstebestilling – Overblik
Med Spotnana Online Bookingværktøjet kan du booke fly, hotel, lejebil og i nogle tilfælde tog til gæster, som ikke er ansat i din virksomhed. Det kan for eksempel være personer, der skal til samtale, eksterne konsulenter eller andre, du skal arrangere rejse for, men som ikke er medarbejdere. Du kan vælge enten at oprette en profil til gæsten i bookingværktøjet eller booke rejsen uden at oprette en profil. Tabellen nedenfor giver et overblik over forskellene på de to muligheder samt fordele og begrænsninger ved hver. Det kan hjælpe dig med at vurdere, hvornår det er relevant at oprette en profil til din gæst.
| EMNE | VED GÆSTEBESTILLINGER MED PROFIL | VED GÆSTEBESTILLINGER UDEN PROFIL |
|---|---|---|
| Hvornår muligt/Hvordan aktiveres | Altid muligt, så længe der er oprettet en profil til gæsten. | Virksomhedens administrator skal slå indstillingen Tillad medarbejder at booke for gæst til (findes under Generelt i Program -indstillinger). Når det er aktiveret, kan alle virksomhedens medarbejdere booke rejser for gæster. |
| Profil/Politik | Gæstens profil skal være oprettet, og der skal være tilknyttet en rejsepolitik, før der kan bookes rejse for gæsten. Alle bookinger for denne gæst følger den gældende rejsepolitik. Når profilen først er oprettet, kan den bruges til fremtidige bookinger. | Der kræves ingen gæsteprofil. Den ”standard” rejsepolitik for virksomheden, som den person der booker hører til, vil blive brugt. |
| Hvem kan booke | Kun en virksomhedsadministrator eller Spotnana-agent kan booke rejsen. Det er også kun administrator eller Spotnana-agent, der kan oprette profilen. | Alle brugere med adgang til Online Booking-værktøjet kan bestille rejser for gæster uden profil, hvis virksomhedens administrator har slået denne mulighed til. |
| Juridisk enhed | Gæstens profil skal være tilknyttet en juridisk enhed i din virksomhed. | Gæsten bliver automatisk tilknyttet den juridiske enhed, som den person der foretager bookingen er tilknyttet. |
| Kontaktmail og bookingbekræftelser | Gæstens profil skal have en e-mailadresse tilknyttet. Denne e-mail må ikke være fra din virksomheds domæne (for eksempel gmail.com, yahoo.com eller hotmail.com). Gæsten modtager bekræftelse på rejsen på denne e-mailadresse. | Oplysninger om gæstens kontakt, herunder e-mail, indtastes ved betaling af den person, der bestiller rejsen. Gæsten får tilsendt en bekræftelse på rejsen til denne e-mail. Personen, der foretager bookingen, modtager også en bekræftelse (medmindre bookingen er lavet via en anden brugers profil). |
| Betaling | Den, der foretager bookingen, skal vælge eller tilføje en gyldig betalingsmetode for gæsten. Dette skal kun gøres første gang profilen bruges. | Personen, der bestiller rejsen, bruger de betalingsmuligheder, de har adgang til, til at betale for bookingen. Alle betalingsmetoder, som denne person har adgang til, kan benyttes. |
| Duty of Care/Analyserapporter | Bookingen vil fremgå i Duty of Care- og analyserapporter som “Gæst (Profil)”. | Bookingen vil fremgå i Duty of Care- og analyserapporter som “Gæst (Ingen profil)”. |
| Login til Online Booking-værktøjet | Gæsten kan ikke logge ind i Online Booking-værktøjet og modtager heller ikke en e-mail med invitation til at logge ind. | Gæsten kan ikke logge ind i Online Booking-værktøjet og modtager heller ikke en e-mail med invitation til at logge ind. |
| Synlighed på siden Rejser | Gæsten får sin egen Rejser -side med resultater. Den person, der foretager bookingen, kan se alle rejser, der er knyttet til denne gæst. | Alle rejser for denne gæst vises på Rejser -siden hos den person, der har foretaget bookingen. |
| Ferie- og fritidsrejser | Må ikke bruges til ferie- eller fritidsrejser. | Må ikke bruges til ferie- eller fritidsrejser. |
| Togrejser | Tilladt | Ikke tilladt |
Rapportering
For at gøre det nemt at gennemgå bookinger for gæsterejsende uden profiler, er der tilføjet en ny Persona -filtermulighed, Guest – No Profile, i Spotnanas analytiske rapporter. Når du vælger dette filter, kan administratorer se præcis de bookinger, der er lavet for gæster uden profil. Derudover er der kommet to nye kolonner, Værtsnavn og Værts-e-mail, er nu tilføjet til analyserapporterne. Med disse felter kan du se, hvilken medarbejder der har foretaget reservationerne for hver gæst.
Relaterede emner
Var denne artikel nyttig?
Fantastisk!
Tak for din feedback
Beklager, at vi ikke var nyttige
Tak for din feedback
Feedback sendt
Vi sætter pris på din indsats og vil forsøge at rette artiklen