Gæstebestilling – Overblik

Oprettet af Ashish Chaudhary, Ændret den Sat, 4 Okt kl. 10:59 PM af Ashish Chaudhary

Gæstebestilling – Overblik

Med Spotnana Online Booking Tool kan du bestille fly, hotel, lejebil og i nogle tilfælde tog til gæster, som ikke er ansatte i din virksomhed. Det kan for eksempel være personer, der skal til jobsamtale, konsulenter eller andre eksterne, du har brug for at arrangere rejse for. Du kan vælge enten at oprette en profil til gæsten i bookingværktøjet eller booke rejsen uden at oprette en profil. Tabellen nedenfor gennemgår forskellene på de to muligheder samt fordele og begrænsninger ved hver, så du lettere kan vurdere, hvornår det giver mening at oprette en profil til din gæst.

TEMA	VED GÆSTEBESTILLING MED PROFIL	VED GÆSTEBESTILLING UDEN PROFIL
Hvornår tilladt / Hvordan aktiveres det	Altid muligt, så længe der er oprettet en profil til gæsten.	Virksomhedens administrator skal slå indstillingen Tillad medarbejder at booke for gæst til (findes under Generelt i Program indstillinger). Når denne mulighed er slået til, kan alle medarbejdere i virksomheden booke rejser for gæster.
Profil/politik	Gæsteprofilen skal være oprettet og tilknyttet virksomhedens rejsepolitik, før der kan bookes rejse for gæsten. Alle bookinger for denne gæst vil følge den gældende rejsepolitik. Profilen kan genbruges til fremtidige bookinger.	Der kræves ingen gæsteprofil. Den “standard” rejsepolitik for den virksomhed, som personen der foretager bookingen tilhører, vil blive anvendt.
Hvem kan booke	Kun en virksomhedsadministrator eller Spotnana-agent kan foretage bookingen. Det er også kun disse, der kan oprette gæsteprofilen.	Alle brugere med adgang til Online Booking Tool kan booke rejser for gæster uden profil (forudsat at virksomhedsadministratoren har aktiveret denne funktion).
Juridisk enhed	Gæstens profil skal være tilknyttet en juridisk enhed i virksomheden.	Gæsten tilknyttes automatisk den juridiske enhed, som personen der foretager bookingen er tilknyttet.
Kontaktmail og bookingbekræftelser	Gæsteprofilen skal have en tilknyttet e-mailadresse, som ikke må være fra virksomhedens eget domæne (fx gmail.com, yahoo.com, hotmail.com). Gæsten modtager bekræftelse på denne e-mail.	Kontaktoplysninger, herunder e-mail, angives ved bestilling af den person, der booker rejsen. Gæsten får tilsendt bekræftelsen på denne e-mail. Personen, der foretager bookingen, modtager også en bekræftelse (medmindre bookingen sker via en anden brugers profil).
Betaling	Den, der foretager bookingen, skal vælge eller tilføje en gyldig betalingsmetode til gæsten. Dette er kun nødvendigt første gang profilen bruges.	Den, der booker, anvender sine tilgængelige betalingsmetoder til at betale for bookingen. Alle betalingsmetoder, som den pågældende har adgang til, kan benyttes.
Duty of Care/Analyser	Bookingen vil fremgå i Duty of Care og analyserapporter som “Gæst (Profil)”.	Bookingen vil fremgå i Duty of Care og analyserapporter som “Gæst (Ingen Profil)”.
Login til Online Booking Tool	Gæsten kan ikke logge ind i Online Booking Tool og modtager ikke en invitation til at logge ind.	Gæsten kan ikke logge ind i Online Booking Tool og modtager ikke en invitation til at logge ind.
Synlighed på siden Rejser	Gæsten vil have sine egne Rejser resultater. Personen, der foretager bookingen, kan se alle rejser, der er tilknyttet denne gæst.	Alle rejser for denne gæst vil fremgå på Rejser siden hos den person, der har foretaget bookingen.
Fritidsrejser	Må ikke bruges til fritidsrejser.	Må ikke bruges til fritidsrejser.
Togrejser	Tilladt	Ikke tilladt

Rapportering

For at gøre det nemt at få overblik over bookinger foretaget for gæster uden profil, er der tilføjet en ny Persona filtermulighed, Gæst – Ingen Profil, i Spotnanas analyserapporter. Når du vælger dette filter, kan administratorer trække rapporter kun for bookinger til gæster uden profil. Derudover er der tilføjet to nye kolonner, Værtens navn og Værtens e-mail, så du kan se, hvilken medarbejder der har foretaget bookingen for den enkelte gæst.