إعداد التكامل المباشر مع Outlook لحجوزات السفر

يتيح لك Spotnana ضبط النظام ليضيف تلقائيًا عناصر مؤقتة إلى تقويم Outlook الخاص بك لكل حجز تقوم به عبر المنصة. بهذه الطريقة، سيتمكن المسافرون من رؤية جميع حجوزاتهم القادمة والحالية والسابقة مباشرة في تقويم Outlook الخاص بهم دون الحاجة لاستيراد ملف تقويم (ICS) يدويًا. 

في حال لم تقم بتفعيل هذه الميزة، سيستمر Spotnana بإرفاق ملفات ICS مع جميع رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بخطط الرحلات. ويمكن للمسافرين استيراد هذه الملفات لمزامنة الحجوزات مع تقويمهم. لكن إذا تم تعديل أي حجز، سيتم إصدار ملف ICS جديد ويجب إعادة استيراده مرة أخرى.

تفعيل المزامنة التلقائية مع تقويم Outlook

لتفعيل المزامنة التلقائية لحجوزات Spotnana مع Outlook لجميع المسافرين في مؤسستك، يرجى اتباع الخطوات التالية:

1. اطلب من مسؤول Microsoft Entra (غالبًا في قسم تقنية المعلومات) أن يمنح الصلاحية لـ تطبيق Spotnana Outlook Integration . للقيام بذلك، يجب عليك مشاركة رابط تكامل تقويم Outlook مع المسؤول. للقيام بذلك: 

   • سجّل الدخول إلى أداة الحجز الإلكتروني (OBT).  

   • اختر الشركة من قائمة البرنامج . 

   • ثم اختر التكاملات من قائمة الإعدادات على اليسار. ستظهر صفحة التكاملات . 

   • اختر تبويب التقويم . 

   • اضغط على إدارة في صف تكامل تقويم Outlook . ستظهر نافذة تكامل تقويم Outlook . 

   • انسخ الرابط الموجود في حقل استخدم الرابط أدناه للموافقة على الوصول (كما هو موضح أدناه) وشاركه مع مسؤول Microsoft Entra لديك. 
     
     ملاحظة: هذا الرابط يتيح لمسؤول Microsoft Entra لديك الموافقة على تطبيق Spotnana Outlook Integration . تأكد من تنبيه المسؤول إلى ضرورة اختيار خيار الموافقة نيابة عن مؤسستك . 

2. بعد ذلك، يستخدم مسؤول Microsoft Entra الرابط الذي زودته به للموافقة على تطبيق Spotnana Outlook Integration . كما يجب عليه التأكد من اختيار خيار الموافقة نيابة عن مؤسستك ثم الضغط على قبول. 

3. بعد تأكيد مسؤول Microsoft Entra إتمام هذه الخطوة، يجب عليك القيام بما يلي: 

   • انتقل إلى نفس الصفحة في OBT التي استخدمتها في الخطوة الأولى.

   • عند ظهور نافذة تكامل تقويم Outlook ، اختر ربط تقويم Outlook. 
     
     سيتم بذلك التأكد من أن تطبيق Spotnana Outlook Integration تمت الموافقة عليه من قبل مسؤول Microsoft Entra، وسيتم ربط نظام Spotnana مع تقويم Outlook الخاص بك شخصيًا. . 

4. بعد ذلك، ومن نفس نافذة تكامل تقويم Outlook ، فعّل خيار مزامنة التقويم .
   
   وبذلك ستصبح ميزة مزامنة التقويم مفعلة لجميع المسافرين في مؤسستك. 

5. بعد إتمام جميع هذه الخطوات، سيظهر خيار ربط تقويم Outlook على الصفحة الرئيسية لـ Spotnana لجميع المسافرين في شركتك. يرجى إبلاغ المسافرين بضرورة تفعيل هذا الخيار. 
   
   سيتم تسجيل دخول كل مستخدم تلقائيًا إلى حساب Microsoft Outlook الخاص به، وسيتم إنشاء رمز مميز خاص به يتيح تحديثات التقويم. بعد إتمام هذه الخطوة لجميع المستخدمين، تكون عملية الإعداد قد اكتملت.
   ملاحظة: إذا قام أحد المسافرين بإغلاق هذه الرسالة عن طريق الخطأ، يمكنه تفعيل الميزة لاحقًا من خلال الدخول إلى صفحة الملف الشخصي (ملفي الشخصي من القائمة أسفل الأيقونة التي تحمل اسمه) ثم اختيار تطبيقاتك المتصلة من القائمة على اليسار، ثم اختيار ربط تقويم Outlook من مربع Outlook . 

إذا لم يقم المسافر بتسجيل الدخول إلى OBT لمدة 90 يومًا، فستنتهي صلاحية رمز تقويم Microsoft Outlook تلقائيًا. هذا إجراء أمني من Microsoft ولا يمكن لـ Spotnana التحكم فيه. في هذه الحالة، يمكن للمسافر إعادة تفعيل الرمز بالنقر على ربط تقويم Outlook من الصفحة الرئيسية لـ OBT. وإذا لم يقم المسافر بتجديد رمز Microsoft Outlook بعد انتهاء صلاحيته، سيعود Spotnana لإرفاق ملفات ICS مع رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بالحجوزات.