สร้างทริปจากแม่แบบ
เฉพาะผู้ใช้ที่มีบทบาทที่กำหนดไว้เท่านั้นที่สามารถสร้าง เผยแพร่ และจัดการทริปโดยใช้แม่แบบได้ เช่น ผู้ดูแลระบบบริษัท ผู้ประสานงานการเดินทางของบริษัท ผู้ดูแลระบบ TMC และเจ้าหน้าที่ TMC จะสามารถดำเนินการตามขั้นตอนที่ระบุไว้ด้านล่างนี้ได้สารบัญ
สร้างทริปจากแม่แบบ
เข้าสู่ระบบ Online Booking Tool
คลิก Trips หน้าจอ Trips จะปรากฏขึ้น
คลิก Create (มุมขวาบน) แล้วเลือก Trips from template จากเมนู หน้าต่าง Create trips from template จะปรากฏขึ้น
ในช่อง Organization จะถูกตั้งค่าเป็นชื่อบริษัทของท่านโดยอัตโนมัติ หากท่านเป็นผู้ดูแลระบบ TMC กรุณาเลือกองค์กรที่เกี่ยวข้อง
เลือกแม่แบบที่ต้องการใช้สำหรับทริปของท่านในช่อง Trip template ซึ่งจะช่วยให้ท่านนำค่าที่ตั้งไว้ล่วงหน้าจากแม่แบบมาใช้ได้ หากไม่แน่ใจว่าจะเลือกแม่แบบใด กรุณาสอบถามผู้จัดการการเดินทางของท่าน ตัวอย่างเช่น หากเป็นวิทยากรรับเชิญ อาจเลือกใช้แม่แบบสำหรับการเชิญ
กรอกจุดหมายปลายทางของทริปในช่อง Location ได้เลย
ระบุชื่อทริปในช่อง Name ชื่อที่ตั้งนี้จะปรากฏให้ผู้เดินทางที่ท่านเชิญเห็น และจะเป็นชื่อทริปในหน้า Trips ของแต่ละคน
กำหนด วันที่เริ่มต้นทริป และ วันที่สิ้นสุดทริป ตามที่ต้องการ
ตั้งค่า วันที่เริ่มต้นช่วงเวลาเดินทาง และ วันที่สิ้นสุดช่วงเวลาเดินทาง สำหรับทริปนี้
วันที่เริ่มต้นควรกำหนดให้ก่อนวันเริ่มงานหรือกิจกรรมที่เกี่ยวข้องกับทริป อย่าลืมเผื่อเวลาเรื่องเจ็ตแล็ก ระยะทาง และการต่อเครื่อง
วันที่สิ้นสุดควรอยู่หลังจากกิจกรรมที่เกี่ยวข้องกับทริปสิ้นสุด
คลิกที่ Advanced settings เพื่อดูรายละเอียดเกี่ยวกับประเภทการจอง โปรดทราบว่าบางการตั้งค่าอาจถูกกำหนดไว้ล่วงหน้าตามแม่แบบที่ท่านเลือก
ในแท็บ Trip data จะมีช่องข้อมูลโปรไฟล์ผู้เดินทาง (เช่น Cost Center) ที่ผู้ดูแลแม่แบบอาจกำหนดค่าไว้ต่างจากเดิมหรืออนุญาตให้ท่านเปลี่ยนแปลงได้ การเปลี่ยนแปลงนี้จะไม่กระทบข้อมูลโปรไฟล์ของผู้เดินทางถาวร และจะมีผลเฉพาะทริปที่สร้างจากแม่แบบนี้เท่านั้น สำหรับแต่ละช่องจะมีค่าที่ผู้ดูแลกำหนดไว้ หรือหากไม่มีจะใช้ค่าจากโปรไฟล์ผู้เดินทาง (แต่จะไม่แสดงที่นี่) ท่านสามารถปรับเปลี่ยนค่าต่าง ๆ ได้ตามต้องการ หรือจะปล่อยไว้ก็ได้
กำหนดประเภทการจองที่อนุญาตสำหรับทริปนี้ในแท็บ Allowed booking types (สามารถตั้งค่าภายหลังหรือแยกตามผู้เดินทางแต่ละคนก็ได้) เฉพาะประเภทการจองที่เปิดใช้งานเท่านั้นที่จะปรากฏให้ผู้เดินทางเลือก หมายเหตุ: หากต้องการเพิ่มประเภทการจองหลังจากสร้างทริปแล้ว ผู้ดูแลหรือผู้ประสานงานสามารถเพิ่มตัวเลือกนั้น หรือจองให้ผู้เดินทางได้
สำหรับ Flight:]></i> <i idx='63'><![CDATA[หากต้องการกำหนดประเภทเที่ยวบินที่อนุญาต ให้เลือกหนึ่งหรือหลายตัวเลือกจากเมนู
To set the flight types that will be allowed, select one or more of the following from the Allowed flight types ดังนี้:
เที่ยวเดียว
ไป-กลับ
จุดหมายขากลับสามารถต่างจากขาไปได้ – เหมาะสำหรับกรณีที่ผู้เดินทางต้องเดินทางต่อไปยังสถานที่อื่นหรือร่วมกิจกรรมอื่น
ใช้ปุ่ม + และ - เพื่อกำหนดจำนวนผู้ติดตาม (เช่น สมาชิกในครอบครัว) ที่ผู้เดินทางสามารถจองตั๋วเครื่องบินให้ได้ในช่อง Allowed companions หากเปิดใช้งาน ผู้เดินทางจะสามารถคลิก Add travelers ขณะจองเที่ยวบิน
คลิกที่ช่อง Allowed destination airports แล้วค้นหาสนามบินที่ต้องการ ใช้ช่องนี้ระบุว่าสนามบินใดบ้างที่ผู้เดินทางสามารถจองเที่ยวบินไปเพื่อเข้าร่วมทริป (แต่ต้นทางสามารถเป็นสนามบินใดก็ได้) ท่านสามารถเลือกไม่กำหนดช่องนี้ หรือกำหนดภายหลังก็ได้ หากปล่อยว่างไว้ ผู้เดินทางจะสามารถจองไปยังสนามบินใดก็ได้
เริ่มพิมพ์ชื่อหรือรหัสสนามบินที่ต้องการ ระบบจะแสดงชื่อสนามบินที่ตรงกับที่ท่านกรอก
เลือกช่องทำเครื่องหมายหน้าสนามบินที่ต้องการ
หากต้องการเพิ่มสนามบินอื่น ๆ ให้ค้นหาและเลือกซ้ำตามต้องการ
ใช้ปฏิทินและช่องเวลาใต้หัวข้อ Suggested arrival before และ Suggested departure after เพื่อกำหนดช่วงเวลาที่จะแนะนำให้ผู้เดินทางจองเที่ยวบิน โดยปกติจะอิงกับวันที่ท่านตั้งไว้ในช่อง Trip dates ผู้เดินทางจะได้รับคำแนะนำให้จองเที่ยวบินภายในช่วงวันที่และเวลานี้
สำหรับ Hotel:]></i> <i idx='94'><![CDATA[หากต้องการให้สามารถจองโรงแรมได้ ให้เปิดใช้งานสวิตช์
To allow hotel bookings for the trips, set the toggle to enabled.
คลิก Add เพื่อกำหนดโรงแรมที่ต้องการ ช่อง Hotel จะปรากฏขึ้น ใช้ช่องนี้ระบุโรงแรมที่ผู้เดินทางสามารถจองเพื่อเข้าร่วมทริป ท่านสามารถเลือกไม่กำหนดช่องนี้ก็ได้
เริ่มพิมพ์ชื่อโรงแรมที่ต้องการ ระบบจะแสดงชื่อโรงแรมที่ตรงกับที่ท่านกรอก
เลือกโรงแรมที่ต้องการ
หากต้องการเพิ่มโรงแรมอื่น ให้คลิก Add อีกครั้งและทำซ้ำตามต้องการ
สำหรับ Train
หากต้องการให้สามารถจองรถไฟได้ ให้เปิดใช้งานสวิตช์
ไม่ต้องตั้งค่าเพิ่มเติม
สำหรับ Car
หากต้องการให้สามารถจองรถเช่าได้ ให้เปิดใช้งานสวิตช์
ไม่ต้องตั้งค่าเพิ่มเติม
ตรวจสอบเนื้อหาในแท็บ Custom fields ด้วย
แม่แบบที่ใช้สร้างทริปของท่านอาจมีช่องข้อมูลเพิ่มเติม ซึ่งค่าของช่องเหล่านี้อาจถูกตั้งไว้จากแม่แบบแล้ว ท่านสามารถยอมรับหรือเปลี่ยนแปลงค่าได้ หากช่องนั้นยังไม่มีค่า อาจจำเป็นต้องกรอกข้อมูล
ท่านสามารถเพิ่มช่องข้อมูลเพิ่มเติมได้เช่นกัน หากต้องการเพิ่ม ให้คลิก Addเพื่อเลือกช่องข้อมูลและกรอกคำตอบตามต้องการ
คลิก Nextหน้าทริปจะปรากฏขึ้น (ซึ่งจะแสดงทริปทั้งหมดของผู้เดินทางที่ท่านเพิ่ม)
หากต้องการเพิ่มคำอธิบายทริป ให้คลิกที่ Trip descriptionหน้าคำอธิบายทริปจะปรากฏ
แก้ไขคำอธิบายตามต้องการ ท่านสามารถจัดรูปแบบข้อความ เช่น ตัวหนา ตัวเอียง ใส่หัวข้อย่อย เลือกแบบอักษร สี และการเยื้อง รวมถึงเพิ่มลิงก์ได้ เมื่อเสร็จแล้วให้คลิก Save.
หากต้องการเพิ่มผู้เดินทางในทริป ให้คลิก + Traveler. หมายเหตุ: ผู้ใช้ที่เพิ่มผู้เดินทางจะถูกระบุเป็นผู้ติดต่อสำหรับทริปของผู้เดินทางนั้น ๆ ซึ่งจะเป็นบุคคลที่ผู้เดินทางสามารถสอบถามข้อมูลได้ นอกจากนี้ หากใช้แม่แบบแบบไม่ต้องเชิญ ทริปจะถูกสร้างให้อัตโนมัติเมื่อเพิ่มผู้เดินทางแต่ละคน สำหรับแม่แบบที่ต้องเชิญ ท่านจะมีตัวเลือกในการสร้างทริปและส่งคำเชิญ
วิธีเพิ่มผู้เดินทางที่เป็นพนักงานของบริษัทแต่ละคน: คลิก + Traveler และกรอกชื่อหรืออีเมลของผู้ใช้ที่ต้องการเชิญ รายชื่อผู้ใช้ที่ตรงกับที่กรอกจะแสดงขึ้น ให้เลือกผู้ใช้ที่ต้องการเชิญ ทำซ้ำขั้นตอนนี้สำหรับพนักงานแต่ละคน
วิธีเพิ่มแขกที่ไม่ใช่พนักงานบริษัท: คลิก + Traveler แล้วเริ่มพิมพ์ชื่อหรืออีเมลในช่องค้นหา รายชื่อผู้ใช้ที่ตรงกับที่กรอกจะแสดงขึ้น ให้เลือกแขกที่ต้องการเชิญ ทำซ้ำขั้นตอนนี้สำหรับแขกแต่ละท่าน หากแขกที่ต้องการเชิญยังไม่มีโปรไฟล์ในระบบ ให้คลิก Create company guest และสร้างโปรไฟล์สำหรับแขก (โปรไฟล์แขกต้องมีอีเมล ชื่อ-นามสกุล และนิติบุคคล) หมายเหตุ: ท่านอาจไม่มีสิทธิ์สร้างโปรไฟล์บริษัทสำหรับแขกเสมอไป
หากต้องการเปลี่ยนแปลงข้อมูลใด ๆ ของทริปหรือผู้เดินทางแต่ละคน ให้เลือกช่องทำเครื่องหมายหน้าชื่อผู้เดินทางนั้น จากนั้นเลือกตัวเลือกที่ต้องการเปลี่ยนจากเมนู Modify ที่ด้านล่างของหน้า แล้วแก้ไขข้อมูลตามต้องการ
จากนั้น:
สำหรับทริปที่ใช้แม่แบบแบบไม่ต้องเชิญ ทริปจะถูกสร้างให้อัตโนมัติเมื่อเพิ่มผู้เดินทางแต่ละคน (โดยไม่ต้องส่งคำเชิญ) ท่านไม่จำเป็นต้องสร้างทริปเอง หลังจากนั้นท่าน (หรือเจ้าหน้าที่) สามารถดำเนินการจองการเดินทางให้ผู้เดินทางแต่ละคนได้โดยคลิกที่ทริปของแต่ละคนในแท็บ All Trips ของหน้า Trips หรือผู้เดินทางจะจองเองก็ได้
สำหรับทริปที่ใช้ invite-based templateกรุณาสร้างทริปให้ผู้เดินทางโดยคลิกที่ Create & Send Invites.
ดูและจัดการทริปที่มีอยู่
หากต้องการดูทริปที่ท่านสร้างให้ผู้เดินทาง กรุณาดูที่หัวข้อ ดูทริปของผู้เดินทางในบริษัทของท่าน.
หัวข้อที่เกี่ยวข้อง
- ดูทริปของผู้เดินทางในบริษัทของท่าน
- สร้างแม่แบบ (สำหรับกิจกรรมและทริป)
- สร้าง เผยแพร่ และจัดการกิจกรรม (เวอร์ชันล่าสุด)
บทความนี้มีประโยชน์หรือไม่?
เยี่ยมเลย!
ขอบคุณสำหรับความคิดเห็นของคุณ
ขออภัยที่เราช่วยเหลือไม่ได้!
ขอบคุณสำหรับความคิดเห็นของคุณ
ส่งข้อเสนอแนะแล้ว
เราขอขอบคุณในความพยายามของคุณ และจะพยายามแก้ไขบทความดังกล่าว