Gästbokning – Översikt
I Spotnana Online Booking Tool kan du boka flyg, hotell, hyrbil och i vissa fall tåg för gäster som inte är anställda i ditt företag. Det kan till exempel vara personer som ska på anställningsintervju, konsulter eller andra externa personer som behöver resa på företagets uppdrag. Du kan välja att skapa en profil för gästen i bokningssystemet, eller boka resan utan att skapa en profil. Tabellen nedan visar skillnaderna mellan dessa alternativ samt vilka för- och nackdelar som finns. Informationen hjälper dig att avgöra när det är lämpligt att skapa en profil för din gäst.
| ÄMNE | FÖR GÄSTBOKNINGAR MED PROFIL | FÖR GÄSTBOKNINGAR UTAN PROFIL |
|---|---|---|
| När tillåtet/Hur aktiveras | Alltid tillåtet så länge en profil har skapats för gästen. | Företagsadministratören måste aktivera inställningen Tillåt anställd att boka för gäst (finns under Allmänt i Program inställningar). När detta är aktiverat kan alla anställda boka resor för gäster. |
| Profil/Resepolicy | Gästprofilen måste skapas och kopplas till företagets resepolicy innan resan kan bokas. Alla bokningar för denna gäst följer då gällande resepolicy. När profilen väl är skapad kan den återanvändas för framtida bokningar. | Någon gästprofil behövs inte. Den ”standardpolicy” som gäller för företaget kopplas automatiskt till bokningen, baserat på den person som bokar. |
| Vem kan boka | Endast en företagsadministratör eller Spotnana-agent kan boka resan och skapa profilen. | Alla med tillgång till Online Booking Tool kan boka resor för gäster utan profil (förutsatt att företagsadministratören har aktiverat funktionen). |
| Juridisk enhet | Gästprofilen måste kopplas till en juridisk enhet inom företaget. | Gästen kopplas automatiskt till samma juridiska enhet som den person som gör bokningen. |
| Kontaktuppgifter och bokningsbekräftelser | Gästprofilen måste ha en e-postadress kopplad till sig. Den ska inte vara från företagets domän (t.ex. gmail.com, yahoo.com, hotmail.com). Gästen får sin bokningsbekräftelse till denna e-postadress. | Kontaktuppgifter, inklusive e-post, anges vid utcheckning av den som bokar. Gästen får bokningsbekräftelsen till denna e-postadress. Även den som bokar får en bekräftelse (om inte bokningen gjorts via en annans profil). |
| Betalning | Den som bokar måste välja eller lägga till en giltig betalningsmetod för gästen. Detta behöver endast göras första gången profilen används. | Den som bokar använder de betalningsalternativ som finns tillgängliga för hen. Alla betalningsmetoder som är godkända för bokaren kan användas. |
| Resenärssäkerhet/Analysrapporter | Bokningen visas i rapporter för resenärssäkerhet och analys som ”Gäst (Profil)”. | Bokningen visas i rapporter för resenärssäkerhet och analys som ”Gäst (Ingen profil)”. |
| Inloggning till Online Booking Tool | Gästen kan inte logga in i Online Booking Tool och får inte heller någon inbjudan via e-post. | Gästen kan inte logga in i Online Booking Tool och får inte heller någon inbjudan via e-post. |
| Synlighet på sidan Resor | Gästen får egna Resor resultat. Den som bokar kan se alla resor kopplade till denna gäst. | Alla resor för gästen visas på Resor sidan för den som gjort bokningen. |
| Fritidsresor | Används inte för fritidsresor. | Används inte för fritidsresor. |
| Tågbokningar | Tillåtet | Inte tillåtet |
Rapportering
För att du ska kunna följa upp bokningar för gäster utan profil har ett nytt filteralternativ, Persona , Gäst – Ingen profil, lagts till i Spotnanas analysrapporter. Med detta filter kan administratörer enkelt ta fram bokningar som gjorts för gäster utan profil. Dessutom har två nya kolumner, Värdens namn och Värdens e-post, lagts till i rapporterna. På så sätt ser du vilken anställd som har bokat för respektive gäst.
Var artikeln till hjälp?
Toppen!
Tack för din feedback
Vi beklagar att det inte var till hjälp
Tack för din feedback
Feddback skickat
Vi uppskattar din feedback och uppdaterar artikeln vid behov